新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施冯杰

新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施冯杰

冯杰

(天津市勘察院天津300191)

摘要：档案是人类社会实践活动的原始记录，是历史的见证，还是第一手的参考资料。随着我国社会经济的不断发展，档案工作也越来越凸显其在构建和谐社会中的重要作用，但同时档案管理工作也面临着新的挑战，在这种形势下，就迫切要求我们必须规范档案管理制度，全面提升档案管理工作水平，这样才能适应社会经济发展的新需求。

关键词：新形势；企业档案；问题；解决措施

1新形势下企业档案管理存在的问题

1.1对档案工作缺乏足够的认识

首先，有些企业领导没有清醒认识到档案工作是企业中必不可少的基础性工作，而是将其当作是可有可无的工作，只注重当前的利益，不明白做好档案管理工作在一定程度上可以增加企业的经济收益。这些错误的认识，都直接影响到了企业档案工作进一步的发展。其次，档案部门的负责人没有做好桥梁作用，没有积极主动地将实际情况汇报给上级领导，在工作中出现的问题也没有及时给予解决，没有给档案工作的开展创造良好的环境。思想认识不到位，加之企业在档案管理工作中人员配置不足、经费投入不够、设施设备不齐全、档案管理人员的待遇较低等因素，都严重影响了管理人员的工作积极性，档案管理工作也难以落实到位。

1.2档案工作缺乏相应的保障

首先，缺乏领导保障。档案管理工作是一项系统的服务性工作，很多领导在档案管理中存在着误区，错误地认为档案工作只是简单的收存，只要保存好，没有出现丢失的情况，能够查档就可以了，不需要领导耗费过多的精力去主抓。因此，档案工作就存在有没人管或者是有分工但没有真管的情况。其次，缺少足够的经费。很多企业因为经费不足，所以会缩减档案收集、保管和开发上的资金投入，在一定程度上影响了档案工作的顺利进展，更不用提加快档案的信息化和数字化的建设了。再其次，缺乏行政保障。企业在改革过程中，精简机构、减员是必不可少的，其主要标准是加强职能部门，减少服务部门。正是因为企业对档案工作的地位和作用缺少认识，再加上传统的档案工作作用也不够突出，所以企业在改革时，档案部门是主要的减员对象，要么撤销，要么合并，严重限制了档案工作的发展和职能的发挥。最后，缺少相应的制度作保障。很多企业缺少健全的档案管理体制，也没有明确地建立档案的规章制度，部门企业虽然有规章制度，但不够健全完善，而且执行的力度也不够，档案文件的丢失情况经常出现。

1.3档案管理水平有待提高，信息化建设水平低

首先，档案的收集方式较为单一，并且在收集过程中缺少主动性，长期处于被动地位，而且档案工作也没有归到企业的绩效考核体系中，企业各部门也没有形成约束性的规定，档案的监督、指导和检查未及时落实，而且信息的收集也不够全面，很多真正有价值的信息和资源都掌握在技术人员手中，甚至有些资料因为时间太久而遗失。其次，档案的管理方式较为陈旧，很多企业还是保留着手工的管理方式，现代化的管理技术，如信息化和网络化利用率较低。最后，档案利用率低，不管是服务还是手段都比较落后，档案部门都是坐等的形式，企业对档案的保管仍旧停留在实体层面，没有进行深层次的开发，使大量的档案信息资源受到限制，不能对企业的发展提供重要的保障。

2档案管理工作的解决对策

2.1形成完善的规章制度

在档案管理工作上，应当形成成熟的管理制度。首先，建立合理的管理制度。以《档案法》以及一些地方性法律法规为依据，结合单位的实际情况，针对档案的收集、整理等各个环节进行专项研究。其次，引进新兴管理设备，增强电子版档案的地位。最后，要建立奖惩机制，细化考核指标。加强对档案管理工作人员的教育，使他们充分认识到档案工作既是责任亦是义务，同时也要加大对档案管理工作人员责任制考核，做到奖罚分明。

2.2提高信息化管理水平

随着现代化管理技术的广泛应用，档案的承载形式已经发生了较大的转变，随之出现的则是磁盘、光盘等新型记载形式。利用新型方式所记录的档案具有很强的便捷性与可操作性。不容否定的是，档案载体已经逐步朝着多元化、高效化的方向迈去。档案管理工作被赋予信息化后，相关人员的工作量将大大减少，管理水平与效率将上升至全新的层面。

2.3注重学习培训，全面提高档案管理工作者的素质

档案管理工作的效率高低、质量好坏深受管理人员素质的影响，基于实现档案工作者与工作要求相适应的目的，应当做到如下几点：首先，注重档案管理人员的技能培训，提高其工作水平。其次要普及相关学科知识，要对档案管理人员加强相关学科知识补充和更新的教育。

2.4争取领导重视，加大资金投入

档案工作要顺利开展就离不开人、财、物的支撑，这就要求我们必须取得领导的支持。因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，还要提高领导对档案工作重要性的认识，使领导更加重视档案工作，加大对档案工作人才、资金等的投入。

2.5加强档案过程管理，建立健全档案管理体系

档案管理工作的实行，最重要的就是档案管理的过程，管理过程的质量直接影响着档案管理的质量。因此，加强企业档案管理过程的控制具有非常重要的作用。为了使得档案管理过程能够有严格的标准可参考，需要建立健全档案相关的制度管理体系，这样才能加强档案管理过程中各环节的支持。档案制度管理体系的建立能够明确管理工作责任，从而加强档案管理人员责任心的提升。

3档案管理工作的创新

3.1观念创新

创新是档案工作发展的动力，档案管理人员要转变观念，不能因循守旧、故步自封，要去除“就档案管档案”的思想管理模式，对原有的工作内容和工作模式进行大胆的假设和改进，不断注入新的思维与理念。

3.2管理创新

在传统管理方式的基础上加以改进，形成与时代相适应的管理体系，同时应当开发档案信息查询功能。再者，要注重档案管理人员队伍综合素质的培养，加强专业技术培训，提高工作技能。

3.3服务创新

档案工作具有较强的服务性质，它是档案管理赖以生存与发展的基础。当今，档案利用的范围越来越广，我们的服务方式也应随着形势的变化而变化，要改变服务态度，提高服务质量，要主动地、全方位地、深层次地实现档案工作服务的转变，采取积极有效的措施，加大宣传，扩大档案工作的广度，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用档案。

结论

随着社会的不断发展，档案在企业中的地位越来越重要，这是任何企业经营者都不能够忽视的问题。因此，对企业档案管理工作中存在问题的解决势在必行。相关的档案管理人员更应该加强对相关知识的了解，实现上述措施在实践中的运用，切实提升企业档案管理质量。

参考文献：

[1]唐希成,盖敏慧.新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J].兰台世界,2016(S1):98-99.

[2]梁惠媚.分析国有企业档案管理工作存在的问题措施[J].经营管理者,2016(3):276.