办公自动化中计算机技术的应用

办公自动化中计算机技术的应用

梁志铭

(佛山市银亨电气有限公司528200)

摘要：办公自动化中的计算机技术应用，改善了企业的办公环境，降低了企业的成本，提高了企业的办公效率以及信息的精准度和准确性，提高了企业的经济效益和社会效益，促进了企业的健康可持续发展。本文以此为出发点，对办公自动化的概念、发展历程及特点进行了介绍，然后探讨了办公自动化中计算机技术应用的意义，最后又探讨了文字数据处理技术、多媒体技术和网络技术等计算机技术在现代企业办公中的实际应用，并提出了办公自动化中的计算机技术应用水平的提升策略。

关键词：办公自动化；计算机技术；网络技术

办公自动化指的是把计算机技术和现代化办公紧密结合的一种新型的办公方式。在计算机技术、通信技术以及自动化技术等的支持下，办公自动化可以使得当前的组织管理结构得到优化，管理体制得到调整，进而使得在效率不断提高的基础上，使得各工作人员见的协同办公能力得到加强，强化决策的一致性，最终达到提高决策效能的目的。

1.计算机技术在办公自动化中的应用现状

1.1办公自动化的简介

办公自动化是指利用计算机技术完成办公室内部的各种业务，如数据处理、资源整合以及档案存储等。它以计算机技术为必要支撑，结合互联网技术和信息管理技术，是信息时代的产物。办公人员利用计算机设备、专业处理软件，能够对各种信息进行加工和管理，然后利用网络将加工处理完成后的信息或存储或上传。由于整个过程都是基于计算机完成，工作人员只需进行必要的机器操作，因此该工作模式称作办公自动化。

1.2办公自动化中计算机技术的应用

狭义上的办公自动化主要是指文字以及数据处理上的自动化。例如，我们经常用Word、WPS等工具处理和编辑文字，改变文本板式和格式，使文字更加规范和直观等。但是，我们也应当注意到，计算机技术是一把双刃剑，在给办公工作带来极大便利的同时，也带来了较多的安全隐患。其中，网络信息安全问题一直是办公人员关注的焦点。互联网是一个完全开放的网络，在利用网络计算机进行办公时，办公信息存在被泄露和窃取的风险。办公信息一旦丢失或遗漏，会给单位造成难以估量的影响。因此，必须在现有办公自动化的基础上，研发更加实用、安全的计算机技术，以确保各项工作得以顺利进行。

2.办公自动化的现状

2.1办公自动化的概念与特点

办公自动化指通过计算机技术的使用实现办公室内部事务性工作的自动化以及信息处理的自动化，它是计算机科技发展的衍生物。办公人员利用计算机硬件、软件以及其他相关设备，从而实现对信息的收集、传输、处理、储存以及维护，从而实现按办公文件、档案的系统化管理，并通过网络把公务管理系统、部门办公系统、个人办公系统以及信息发布系统进行统一。当前，我国的电子商务以及办公自动化的进程已经取得了较大的成效，已经形成了人机互动的开放式系统，日常事务的处理也采用智能化的模式，所采用的手段呈现出多媒体化的趋势。随着计算机技术的不断发展，其对现代社会生活以及经济发展的影响必然越来越大。

2.2办公自动化中的计算机技术应用

在办公自动化的发展过程中，计算机技术的应用主要体现在办公自动化中的文字以及数据资料的处理技术上，诸如Word、WPS等计算机文字、数据处理软件的应用，使得文字的编辑处理、版式设计、以及映像处理等办公活动的效率大大提高；在对数据处理的时候，诸如Excel等数据处理软件的使用可以使得办公人员更为方便快捷的在计算机上完成表格设计以及相关的数据处理工作，从而实现了在表格处理过程中的自动化；办公自动化在诸如影像处理、语音传真以及多媒体工作站等多媒体技术的应用，可以使得办公业务更加现代化；此外，办公自动化中网络技术也有着广泛的应用，例如现在很流行的视频会议都是通过多媒体网络来进行面对面的交谈，并可通过计算机对相关资料进行汇总、打印和判断决议的可行性，视频会议还允许一人同时参与多个不同会议，从而使得因开会而产生的差旅费得以降低，并节省大量的时间，最大限度的提高工作效率。

2.2.1自动进行数据备份，误删数据重新恢复

在利用计算机进行自动办公时，往往会因为误操作（忘记存储等）或计算机故障（突然断电、线路损耗等）导致数据删除的情况，影响后序办公工作的正常开展。利用计算机数据备份功能，可以有效保证数据的安全性和完整性。计算机数据库对办公自动化用户的数据备份后，因计算机故障或办公用户操作失误丢失的数据，可利用已备份数据进行数据恢复。当计算机数据库出现存储设备故障，无法存储数据或数据丢失时，计算机数据库管理人员可以通过数据恢复功能，恢复当天丢失资料的日志备份，从而保证数据库的数据存储的有效性。

2.2.2办公自动化中的多媒体技术的应用

多媒体技术是文字、图像、声音、视频等多种信息的结合，也是人与机器之间互动的桥梁。比如在企业中广泛应用的PPT，它代替了传统的黑板和白板，通过将文字、图片、视频、声音等信息在PPT中进行有机的整合，使展示内容更加直观生动，更能深入人心。在PPT的制作过程中，不但录入速度快，修改方便，而且人的思路会因多种形式的信息而变得开阔，创造力会得到显著的提升。另外，多媒体技术的应用还使企业办公形式和内容变得丰富多彩，活跃了企业工作氛围，提高了企业办公效率。

2.2.3计算机数据密码保护技术

计算机数据库被破坏主要来自内部破坏及外部破坏，其中绝大多数破坏行为来自于某些用户非法盗取其他计算机数据库ID和密码而使用其他用户的数据库。这种行为使计算机用户的数据库安全无法得到保障，因此为避免用户数据丢失或泄露，保证用户办公自动化安全、方便调用计算机运行程序，计算机数据库管理系统通过计算机密码保护系统来保护计算机办公自动化数据的安全性。计算机密码保护系统，可以有效避免其他不法分子非法篡改、盗取用户数据库数据，使办公自动化用户计算机数据库的合法权益得到有效保障。随着办公自动化技术的不断成熟，计算机数据密码保护的应用范围也越来越广，并且出现了一批安全等级较高的保护系统和保护软件，提高了办公信息的安全等级。

3.办公自动化进程中计算机技术应用的应对

随着计算机应用的领域越来越多，专业化程度也越来越高，这就对各行业从业人员的计算机应用能力提出了更高的要求，这就要求我们在日常的工作中，从工作的实际出发，围绕社会需求，在进行相关技术学习的时候注重理论与实践并重，进而使得办公人员的工作质量和工作效率得到不断的提高。

3.1加强对办公自动化及计算机技术应用的宏观调控意识

受到资金的限制或者是相关领导及决策者对计算机应用软件人数不足的影响，再加上当前使用的计算机应用软件所产生效益有一定的滞后性和间接性，就使得当前我国在办公自动化的计算机软件应用上的投入较低，计算机软、硬件的投资，人员培训费用等都不能得到保障，这就要求相关的领导和决策者要加强对办公自动化及计算机应用的重视，从宏观层面加强上推动办公自动化及计算机应用的使用，自上而下地完善办公自动化的进程构架。

3.2建立健全办公自动化管理体制

在选择计算机技术应用软件的时候，要求我们从工作的实际需求出发，选择适合的应用。虽然国外的一些软件在管理理论支持以及开发团队的构成方面有着较大的优点，但是其价格往往较为昂贵，而且受到应用环境的差异，许多优秀软件并不能有效的发挥其应有的功能，所以，在计算机软件及系统的应用上要综合考虑国内计算机技术的应用环境以及工作中的具体需求情况，掌握各方面的优劣情况，不断完善办公自动化管理体制，从而能够最大限度的发挥相关软件的作用。

结论

综上所述，办公自动化中的计算机技术应用，对于降低企业成本，提高企业办公效率，促进企业健康可持续发展有着重要的意义。随着计算机技术的不断革新，市场经济竞争的不断加剧，现代企业一定要充分认识到办公自动化的重要性，根据企业自身情况，将计算机技术合理地应用，并不断推陈出新，不断提高员工的计算机水平，为企业未来的发展提供一份坚实的力量。

参考文献:

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