医学学术会议中茶歇环节的细节管理

医学学术会议中茶歇环节的细节管理

王玲余琴

王玲余琴（通讯作者）

（华中科技大学同济医学院附属同济医院消化内科430030）

【摘要】医学学术会议中组织安排茶歇工作的必要性，已越来越受到参会人员的认可。如何使茶歇工作顺利进行，最大程度地追求细致服务，为每一位参会人员营造一个自由交流，促进沟通的环境，使会议安排环节更加完整，张驰有度，充分发挥茶歇的作用！

【关键词】医学学术会议茶歇服务细节管理

【中图分类号】R18【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）22-0093-02

医学学术会议是全国各级医疗机构为临床医师提供的一个探讨本学科发展方向、了解本学科新进展的综合性学术平台。在会议期间安排10-15分钟的“荼歇”短休，一方面可缓解参会人员体力上的疲劳，另一方面消除参会人员的精神疲劳，并为参会人员提供轻松地交流思想、传递信息[1]的平台。实践证明通过利用好茶歇时间段，使之充分发挥作用，在保障学术会议顺利召开的同时，可促进学术交流、加强沟通效果。

由此可见，如何利用好茶歇时间段在学术会议中的作用是必要的。在组织安排茶歇过程中细节性的管理值得一提，并应引起重视。细节管理使工作变得更具操作性，细节还使工作的落实性和完美性更得以有效的把握。在茶歇策划、实施过程中，笔者有如下几点体会，提出来与广大读者共同思考及探讨。

1、茶歇时段的合理安排

“茶歇”的选择其实对于整个会议来说，是个不容忽视的细节。这一时间段虽占用会议整体时间比例不大，但是必要的。在会议进行中，没有更多时间与空间让参会人员互动，恰好茶歇时间段满足了参会人员的交流、放松、互动的需要。

上午茶歇时间段的安排我们是这样考虑的。据相关数据统计，每隔90分钟，应适当放松，减轻参会者疲劳感，喝杯咖啡[2],饮品，转移注意力。因此我们一般情况下会先安排2-3个学术讲座，每个学术讲座30分钟[1]，然后开始茶歇，时间为10-15分钟。上午的后半场会安排讲座或操作演示。下午的茶歇时间段安排也遵照以上方式，安排病例讨论与操作演示交替，中间设置茶歇时间，放松之后投入其中，学习的效率会更好！

2、建立紧密团队协作

细节性管理，并不是筹划者一个人事必躬亲，细节管理强调的是一个系统，每个岗位的人员都需调动积极性，保证质量，提高效率，愉快合作。

每年的学术研讨会的茶歇工作在筹备过程中，筹备组的工作人员需对物资的购买情况详细沟通，相互提醒。比如要购买的物品种类、数量，大家共同商量，根据会议规模、参会人数、季节来购买物资。会议期间食品不足应及时添补，避免浪费！

3、保障茶歇质与量

在医学学术会议中一般都安排有茶歇这一环节，在会议的休息时间，提供给参会人员茶点、饮品及水果等食品，供参会人员短暂休息所用。

3.1食品的选择

俗话说把简单的事做好就是不简单，细节来自于用心。参会人员在温馨的环境中享用准备好的食品，舒心畅快交流。准备茶歇食品可分为三部分。

第一部份为饮品类的选择。由于参会人员年龄层次比较全面，口味也各不相同，所以饮品的选择要多样性。矿泉水、红茶、绿茶、奶茶、咖啡、果珍饮品这些是必备的。依笔者的经验，红茶与绿茶是一定要准备的，举一例，有一小型的沙龙会，由于只准备了绿茶，因为考虑喝绿茶的人员比例很大，而忽略了红茶的准备，而此时恰巧有人需要饮用红茶，当时的场景是比较尴尬的。所以对饮品的准备不能报侥幸的心理。如果举办的是全国性会议或省内研讨会建议租赁咖啡机。咖啡机的优势在于提供饮品的速度快、品种多，一台咖啡机有3个出水口，比起使用开水瓶来冲泡，租凭咖啡机更安全、高效。

第二部份是点心类的准备。一般情况下，我们会选择沙琪玛、蛋黄派、小面包、饼干等。根据笔者观察，如果会议有两天，第一天的小点心要准备充分，因为第一天开会，参会人员会比较赶早，所以第一天第一场点心类的用量会比较多。

第三部份是水果类。准备时令水果，拼成花式果盘。水果类要根据季节来选择，不能千篇一律，如夏天可以购买西瓜，切片放置于果盘中，用牙签取食。秋天可以购买冰糖桔，易剥且爽口。

以上的物品提前一天放置会场指定位置，需要冰箱保存的要放置冰箱存放，充分做好会前食品准备工作。

3.2保证食品卫生

一切以安全卫生为前提条件，不能抱有侥幸的心理，要严格、认真地按照计划执行，对于食品卫生安全是大家共同关注的，参会的医务人员，尤为注重！如何使物品既丰富，食用更放心？我们是这样安排的。首先在装盛食品的器具上是有所考虑的。装盛食品特别是水果用一次性纸盘或玻璃盘，选用玻璃盘更加有档次。如准备的水果中有番茄、冬枣等小粒水果，不太方便用手直接取食，我们可以准备纸杯，事先把清洗好的水果放置其中，茶歇开始后，参会人员直接拿纸杯，用牙签取食，这样既卫生又方便。如果有的水果需要用上水果刀，水果刀用完后切记不能随便放置，建议放置于干净的纸盘内，方便取用及寻找。水果准备不必过于繁杂，3至4种水果即可。

4、茶歇处精心设计

茶歇处用心设计，创造沟通的空间，能在短暂休息之余，使各种思想在轻松氛围中摩擦出火花，茶歇已逐渐成为了医学学术交流的必要方式之一[2]。

4.1工作人员的安排

安排茶歇处的场地要提前考察，邻近会场处并且宽敞尤为重要。无论是安排一处还是二处茶歇场地，首先工作人员的安排是重要的，依笔者经验，一处茶歇处应安置5人。1人专门负责饮品工作，2人负责水果及小点心的衔接。还有2人处于机动状态。人员数量安排充足，给繁忙、有序的茶歇处环境代来有利的保障。

4.2VIP房间的设计

医学会议中邀请全国知名专家进行专题讲座或操作演示，会携带相关资料或电脑，有的专家是刚下飞机场就赶往开会地点，很匆忙，设置一间VIP室，环境舒适安静，利于专家休息、整理资料以及与科室负责人沟通。VIP室在食物的选择上，可挑选精致的食品，如巧克力、小糕点等，桌面上摆放鲜花，让专家们感受我们的热情与细致。

5、结论

利用茶歇环节，营造一个自由交流，促进沟通的环境，减轻参会人员的疲劳感，茶歇环节的设置有一定的必要性。参会医务人员在休闲放松的茶歇时刻不仅享用了主办单位提供的精美茶点，更提供了相互探讨感兴趣的话题，形成良好人际沟通的平台。

只有注重细节管理，把茶歇工作中的每一件小事做细，才能最大限度地追求完美服务，让每一位参会人员得到收获及留有美好的印象，使茶歇环节在医学会议安排中是不可缺少的环节。正所谓从细节中来，到细节中去，我们要重视茶歇时段，小事不可小看，细节彰显必要性。

参考文献

[1]徐国珍,刘丹丹.“茶歇”的背后和前景—兼论新词生成的原则.语文建设,2009,3.

[2]周如俊.“咖啡工间”之于教师管理.江西教育：管理版2011,1.