我国企业档案信息化建设的对策研究

我国企业档案信息化建设的对策研究

李晓芳

黑龙江省东宁市人民医院

摘要：档案信息化建设和管理是随社会发展、科学技术进步，逐渐发展的一种新的管理模式，档案管理要想实现其供需要求，必须与时俱进，跟随时代的变化而革新，这样才能更好的实现档案信息的收集、归档、管理和提供服务的效率，满足现代人们对档案信息的要求。本文就档案信息化建设的现状和存在的问题进行详细探讨，并给出企业档案信息化建设的对策。

关键词：档案信息化建设；档案；信息化；管理

一、引言

目前，随着计算机网络信息技术和电子信息技术的不断发展，人们已经将其应用到了各个领域当中，有效的提高了人们的工作效率；而档案信息作为社会发展过程中重要的信息资源，对其进行有效的管理是十分重要的[1]。但是，由于人们在档案管理的过程中大多数单位都是采用手工管理模式，来完成对档案信息的管理，这种信息管理方法不仅工作效率低，而且还忽略了档案信息的真正价值，这也导致人们在对档案信息进行管理的时候，存在着许多的问题。因此有效的提高档案信息管理的作用和价值，加快我国档案管理信息化建筑有着十分重要的意义。

我国档案信息化建设主要体现在几个内容：第一，档案信息的数字化管理，是实现档案信息化的前提，管理人员在档案信息管理过程中，只有通过数字化管理模式，才能有效的达到档案信息化管理的目标，从而增加档案信息管理的信息量，提高档案管理的工作效率。而且采用数字管理模式有着易保存、可备份的功能，这也大幅度的提高了档案管理的安全性；第二，实现档案信息管理网络化，有利于信息资源的共享和使用，而且档案管理人员在对档案信息进行网络化管理的时候，主要是通过局域网来完成的，也是使得大部分重要信息，不会出现流失的现象，有利于档案信息管理的利用，保护了档案信息的完整性[3]；第三，档案信息一体化是当前档案信息管理过程中最为主要的一个内容，它充分体现档案信息管理和利用。由此可见，档案信息化建设不仅为档案信息的管理提供了方便，还给档案信息的管理提供了良好的发展空间，这也加强了人们对档案管理的意识。

二、企业档案信息化建设的现状和问题分析

（一）企业档案信息化建设的现状

自数字化时代发展以来，档案管理的信息化建设就离不开一套相关的制度建设。只有规范化的制度被制定出来，才能使得行业的发展有规可循。我国相关部门出台了《电子文件归档及电子档案管理规范》，这个规范使得我国的档案管理行业相对来说有法可依。

在很多传统企业的档案管理部门中，手工操作还是占有相当大的比重的。作坊式的操作水平己经严重制约了企业的高效运转，远远落后于现代企业的经营管理方式，阻碍了企业的长期健康发展。

（二）企业档案信息化建设存在的问题

1、企业档案信息化建设发展不平衡

由于受到各种因素的影响，有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白，甚至一些企业把档案管理部门作为首当其冲的减员增效重点，予以裁员和撤销，企业档案部门的生存和发展都受到严重影响，档案信息化建设更无从说起。“年停止了企业档案达标活动。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁[7]。”

2、档案数据的异构性

在档案信息接收处理中，由于各部门或单位利用计算机网络转送的资料库存在数据异构性，导致很多档案资料在接收后，出现数据来源存在差异、文件属性存在差异或数据结构不同或出现特殊文件等发生，这样会导致档案信息结构的复杂性，增加了工作人员对档案信息接收、处理的困难，从而不能及时有效的进行档案信息化建设工作的顺利进行[8]。

3、档案数据的分散性

档案馆在档案信息搜集中，一定会出现同一信息多次出现的情况，而这种多次出现的现象是由于不同单位或部门，拥有共同主题的信息的缘故，比如说政府财务部[9]有财务报表这项内容，税务局有财务报表这一项，而某经济单位同样也有财务报表这一项，那么在利用电子网络接收的信息中，就会出现这种具有分散性而又有信息重复的现象，这种情况下，档案馆要想筛选出可共享，为人们提供有用价值的内容，需要面对大量的筛选工作，增加了工作任务和难度。

4、档案管理滞后

档案信息化建设的先进在于利用电子科技技术，将档案资料信息实现数字化，利用计算机可通过目录查找迅速找寻到相关资料信息的存储和管理内容，从而提供应用。但是，实现档案信息化管理的关键不是科技的更先进，而是管理体制是否健全，对于档案的重视相关人员是否具备良好的责任心。目前存在一种现象，有很多档案资料不能及时归档保存和提供使用，有的资料甚至超过十年仍未存档，严重影响了社会、人们对档案信息使用的效率[10]。

三、档案信息化建设的策略分析

档案信息化建设，特别是数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量存储、快速传输、信息共享等优点。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我们清醒地认识到档案信息化建设还存在许多的难点和问题亟待深入地研究解决。如果对存在的问题视而不见，必将给未来的档案信息化事业留下巨大而无法弥补的遗憾。

1、领导重视和支持是加快企业档案信息化建设步伐的关键因素。领导重视和支持是加快档案信息化建设步伐的最为关键的因素。对于档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂系统工程，是档案工作一次质的飞跃。面对信息化，档案部门既是发展机遇又是挑战。各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导；中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。

2、完善企业档案信息化标准规范体系。目前，随着国内外对档案信息化建设的重视，制定一系列的管理制度、规范和标准，企业档案部门应根据自身的行业特点，加快相关规范、制度和标准的制定和出台。首先考虑采用国际标准，其次才是行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在最初阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准。

3、不断丰富档案信息资源，建设高质量的档案信息数据库。档案信息数据库是一项长期而持久的工作，作为档案部门一方面要做好充分的调查研究，在进行用户需求和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，要分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无谓劳动。其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，把好质量关，建立健全数据控制质量体系，如数据的准确率检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误控制在最低点。

参考文献：

[1]范朝蓉，徐菁.档案信息化建设[J].环球市场信息导报：理论，2013（5）：43-43.

[2]李凯.档案信息化建设[J].人力资源管理，2012（10）：173-173.

[3]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）：29-32.

[4]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，26（3）：29-31.

[5]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）：92-94.