编写工程资料目录及页码应注意的几个问题

编写工程资料目录及页码应注意的几个问题

于五星

中国新兴建设开发有限责任公司一公司北京丰台100071

摘要：编写工程资料目录，是做好工程资料或档案的一项重要内容，由总目录到卷内目录一般分为三级，总之，要便于检索，能够很容易的找到某一份资料，目录的作用也就达到了。好的资料目录，即便是资料人员或档案管理人员不在，其他查阅的人员也能按照目录很容易的找到，否则就不能算作是一个合格的目录，起码不是一个上好的目录。做成一个上好的无可挑剔的资料目录，确实也不是一件容易的事，文中列举了若干方法，以供工程资料人员参考。

关键词：编写，工程资料，目录，页码，检索

目录的意义就是为了容易检索想要看的资料，一般分为三级，即一级目录、二级目录、三级目录。就以企业档案室为例，要找到每个工程的某册资料，首先要从一级目录中找到该工程的方位，找到该工程资料后，再从二级目录中找到某盒资料，再从某盒资料中找到某一册，再从三级或四级目录中找到谋一份资料。对于资料目录的分级，不一定是绝对三级，有时可能是四级，在没有归入档案馆之前，在工程项目部，一些小工程甚至用二或三级资料目录就够了。要根据实际情况，决定目录的分级。总之，要便于检索，能够很容易的找到某一份资料，目录的作用也就达到了。

1目录的种类和内容

目录的分类方法有多种，有从用途、期限分的，也有从范围、种类来分的，名称也多重多样，如专用目录、通用目录、临时目录、永久目录、总目录、分目录、卷内目录、移交目录（见下图）等。目录的内容一般都会有目录标题、序号、文件名、文件编号、编制单位、日期、页码、备注等项。

2目录与册内资料要一一对应

每一份资料都有自己的名称，在编写资料目录时，尽量不要简化资料名称，目录中每一项内容最好是册内对应资料的全称。

2.1目录要有页码

目录如果没有编写页码，查起来会很不方便。对于目录本身而言，页数少的可不编页码，或者单独编写，尽量不要和内容连在一起编页码。

2.2对资料附加页的处理

对没有内容的尾页，衬托页、封底可不必编写页码。对起到隔离的插页，也不必编写页码。

3目录中的每一行要有唯一性

一份完整的资料目录，内容是不容易抽撤的，因为每一份资料都在目录中反映出来，随意抽撤就会和目录不对应，出现缺项，如果页码断缺，又有撕去的痕迹，可认为有人把该份资料撕走了。

3.1从共性中找个性

如隐蔽工程验收记录，资料的表头都是一样的，但资料的内容一定有区别，该资料中一般会标出所施工的层、段、轴线的信息，那么在目录中也要把这些层、段、轴线反映迟来。不能每行用隐蔽工程验收记录来代替，缺乏唯一性的目录，想查找某层某段的情况，就很难找到。又如施工日志，应把日期写在目录中，不能只写一行字“施工日志”来代替。那目录也就失去检索的意义。

3.2资料编号应填入目录中

一般外来资料如检验报告、基建文件等，都有一个特定的编号，如某报刊综合业务楼的一份人防方案批复的编号是：中直人防发（2010）20号，那么这个编号就是唯一的，是区别其他资料的明显标志。反映在目录中就给检索提供了方便。

3.3对没有编号的资料的处理方法

很多资料是没有编号的，如施工过程中生成的过程资料，没有特定的编号，但一般也会按照资料规程自行编号。如平面放线标高抄测记录，都是表C3-4，如果是基础一层，编号就是前两位就是01，第3、4位子分部如果没法分就用00，第5、6位是资料的类别，测量资料是C3，第7、8、9就是资料的序号了。按照资料规程编号9位数的方法，形成的编号反映在目录中，也就同样具有了唯一性。

还有部分资料是没法归入某个分部的，那就用资料的全名来区分其唯一性，如工程名称变更证明、资料移交书。

4目录及页码要及时补充填写

一般情况下，随着资料内容的增多，目录也要随时补充。在补充中也会发现一些问题，以便随时解决，不提倡那种将整册资料收集完了后突击编写资料目录的方法。突击编写资料目录很难做出完美的目录。

4.1不能出现没有目录和页码的资料

在实际工作中，没有目录和页码的资料是有的，但大多是一些外来的资料，如企业资质、方案、证明资料等。对于这些资料，可以把它们看做是一份资料内容，在汇入其他册时按一份资料编目。

4.2页码应在一册中从1编到最后一页

在实际工作中，经常会出现把几册资料重新装订在一起，在合装前各单册的页码应重新按合装的一册重新编排。这样正文的页码就不会重复出现。

4.3页码编写部位应统一

在常规编写页码中，都是正面的右下角、反面的左下角。在页下中部、正面右上角和反面左上角的编写方法，再工程资料中已经不在使用，况且正面右上角一般是资料编号的部位，不亦做为页码的部位。

4.4目录页码和资料页码的处理

如果是一册全是目录，页码可放在页下的中间（见下图），也可以正面右下角反面左下角。如果目录和内容是一册的，页码一般都会统一在正面右下角反面左下角。

5目录的一些注意事项

5.1目录要清晰可辨

目录必须清晰可辨，否则影响查阅。如果整册目录都难以辨认，就会影响查阅整册的资料。目录应看做是一册资料的重要内容，宁可重新打印制作清晰，也不要蒙混过关。

5.2资料反面有内容也要编写页码

施工单位形成的资料一般都是单面的，在编写目录中也是单面编写。但在外来资料中很多是双面的，如合格证明材料、检验报告等，这些都有内容的资料，应该正反面都也编写页码。页码位置为正面的右下角、反面的左下角。

5.3对需要装订的资料的页码填写

对需要待印刷厂精装的资料，页码填写要留出裁切的部分，不能写的太靠边，否则页码就会被裁掉。

5.4目录的用纸

目录用纸一般用A4的打印纸，白色为宜，有的统一用浅粉色，为了美观也无可厚非，但不必和封底或封面一样厚，翻起来反而不便利。也不宜选用深色的纸张。

5.5页码的手写与打印

有条件的话还是打印为好，或者用打号机打号，如果用手写，应该书写工整清晰。

总之，好的资料目录，即便是资料人员或档案管理人员不在，其他查阅的人员也能按照目录很容易的找到，否则就不能算作是一个合格的目录，起码不是一个上好的目录。