电力企业培训档案管理与时俱进策略研究李燕

电力企业培训档案管理与时俱进策略研究李燕

李燕

(国网新疆电力有限公司培训中心新疆乌鲁木齐830013)

摘要：基于对电力企业档案管理与时俱进策略的研究，首先要明确电力企业档案管理过程中的问题，然后结合这几点问题，对电力企业档案管理的有效措施进行分析，进而提升企业对档案管理的重视程度，有效提升工作人员的档案管理意识以及建设档案的信息数据库这三种对策，总体实现电力企业档案管理的高效化。

关键词：电力企业；培训；档案管理；策略

1电力企业档案管理过程中的问题

（一）企业高层不够重视档案管理工作。就目前情况来说，大多数电力企业的领导层未能真正意识到档案管理的重要性，其将所有精力都放在了如何提升市场的占有率、产品质量以及售后服务上，觉得档案管理这种文字工作没必要投入太大的关注。正因如此，大部分电力企业在档案管理方面的投入都不高，将档案管理工作匆匆完成以后，并未重视其后期的保存环境。档案材料收集机制漏洞百出，导致经常出现档案材料数量不对内容也不完整的状况，如此档案管理根本无法提供给企业有效的信息，之前将各种信息归档的工作也成了无用功。（二）企业没有专门负责档案管理的部门与人员。电力企业中一些档案管理人员对档案管理的理解过于表面，认为档案管理只需要做容易的收集与分类工作，企业在挑选档案管理人员时，及格线太低，导致所选的员工责任心和专业素质都比较低，此外，一部分电力企业并未创建专门的档案室，而是随便找一个库房或者偏僻的房间存放档案。很多企业归档并保管档案资料的时候没有统一，造成部分应该保存的资料错放或遗失。（三）档案管理工作中的安全隐患。档案库房未达到安全要求；档案库房多是玻璃窗贴了一层纸；档案库房所处位置较为潮湿；将档案放在阳台上的未设置防护设施，档案长期处在暴晒下已严重损坏，这些都是电力企业档案管理工作中普遍存在的安全隐患。除此之外，还有一部分企业档案在不断搬迁的情况下，只是随便放在一个房间里，没有任何整理，直接堆在一起，窗外没有防护栏，室内也没有灭火设施，万一出现火灾或者是盗窃现象，后果将难以想象。

2电力企业培训档案管理与时俱进策略

2.1高度重视档案工作

企业管理者要充分认识新形势下档案在支撑企业可持续发展中的重要作用，要把档案工作规划纳入企业战略总体布局，像抓主营业务一样抓好档案工作，要同谋划、同部署、同管理、同考核。

2.2提高管理人员信息化设备的操作水准

多数档案管理人员不具备专业的技能，不能高效合理地管理运用，往往工作效率都很低下。因此，单位应加强对管理人员素质的培训，定期组织员工培训，使管理人员熟练运用高科技设备，掌握信息化技术，正确运用各种技术录入、整理、检索资料，改变他们的观念，鼓励其接受新知识；同时，也可引进高素质人才，资料数据能够被高效地整理、录入、分类、查阅，加快其他部门查阅速度与工作进度，使用者能够更为简便的查阅档案，这增强公司核心竞争力。如，引进人才时，要结合企业实际发展，要求人才具有专业技能；与此同时，也要给予人才相应的奖励，吸引更多优秀专业的人员前往公司。当企业给予更多时，企业员工的工作积极性被充分调动，除为公司干力所能及的事情外，专业人员还会将事情做得更好，为企业的可持续发展贡献出一份力量。最终，利用组织培训机会，加强员工对单位的归属感，使员工理解其原来不懂的方面，培养出一批综合性档案管理人才。

2.3档案管理制度的健全规范

制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的进步、科技的发展，档案管理不再只停留于纸面文件上，而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率，首先就需要制定规范合理的档案管理制度，积极引进信息化管理技术，从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进，探讨其中存在的不足，同时进行改革，用先进的管理方式进行管理，企业得到良好发展。如，将已有的档案目录数字化，将纸质文件录入数字档案资料库中，建成可供单位员工查阅的内部检索平台。

2.4建设档案的信息数据库

现如今，全球都已经被网络覆盖，电力企业也应该紧跟时代潮流，在档案管理以及其他方面应用信息技术。电力企业档案管理人员能够借助普及的互联网，学习更多更先进的管理知识与理念，在现有的档案管理方法上不断进行改良，将已不适应现代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正实现高效率的途径。除此之外，档案信息库的建立十分关键，档案管理人员可以通过在网络上建立信息库保存原本只以纸质形式存在的档案，在输入所有档案之后，再查阅或者是改动档案就会十分简单，如此不仅降低了管理人员的工作强度，也能更高效地为企业提供所需要的资料。此外，网上信息库也非常容易保存，只要记住账号密码并进行备份，就能够随时查到需要的信息，网上数据库作为新兴技术已经得到了普遍的应用，电力企业也需要及时认识到互联网的重要性，才能在市场竞争中立于不败之地。

2.5要配齐配强档案队伍

企业要彻底打破原有的用人观念，不断优化档案队伍年龄结构和知识结构，把那些工作能力强、综合素质高、富有创新精神的年轻人才，充实到档案队伍中来，提高档案队伍人才当量，形成档案队伍强大合力。在招聘人才时，要有针对性地招收一些档案专业人才，提升档案队伍专业化水平，带动企业档案水平整体提升。

结束语

总而言之，在市场经济环境的作用下，电力企业承受的竞争压力会越来越大，为使经济效益得到有效的提升，采用先进的管理方法已是刻不容缓。受到信息时代影响的企业更应该将其充分利用起来，做好基础工作之后，将档案管理工作信息化，使档案的利用率以及管理人员的工作质量得到行之有效的提升，因此，电力企业必须在对档案管理采取措施的同时注重信息化管理，才能够更好更稳地发展下去。

参考文献:

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