当前企业档案管理的现状及改善措施

当前企业档案管理的现状及改善措施

胡玉梅

贵州省黔东南州烟草专卖局[公司]

摘要：随着社会经济的不断发展，对企业档案管理工作提出了更高的要求。企业档案管理体制不够完善、管理人员专业水平不高以及档案管理现代化程度不高等问题日益突出，为了能够有效解决这一系列问题，不断提高企业档案管理水平，企业首先要明确档案管理的工作方向，优化档案管理手段，强化档案管理的保密工作，同时还要不断提高管理人员的综合素质，建立起完善的档案管理制度。

关键词：企业档案、管理现状、改善措施

1引言

档案管理工作作为企业日常管理工作中的重要组成部分，是一项具备管理性、政治性和服务性的工作。随着时代的发展，传统的事业档案管理工作模式难以适应时代发展的要求，为此需要不断更新观念，运用先进的管理理念来不断完善企业档案管理工作。

2新时期下企业档案管理的现状

2.1缺乏完善的管理制度

目前，在我国的企业档案管理中，档案管理存在的主要问题就是管理制度过于混乱，而造成这种现象的主要原因就是由于缺乏对档案管理的足够重视，更别谈相关的制度建立。根据相关的调查发现，目前我国一些企业档案管理虽然也建立了相应的管理制度，但是在制度执行效果极差，这就使得管理制度建设只是流于表面形式。比如：一个企业的管理人员将所有的档案资源堆积在那里，毫无责任意识，这样，极易造成档案管理文件的丢失，而且不利于进行信息收集，进而影响到企业档案管理工作的有效进行，特别是对于一些外借的档案，管理人员并且按照相关的手续进行，所以有借无还的现象不足为奇：因此，在这样的工作背景下，企业档案管理信息的真实性也就无法保证。

2.2管理工具和手段缺乏创新

在现有的社会形势下，科学技术的发展，对于我国企业档案管理提出了更高的要求，从而也适应信息时代的发展趋势：但是，目前我国大多数企业在档案管理方面，其管理方法和手段过于落后，在管理过程中，并没有有效地引入现代信息技术：当前一些企业存档案管理时，仍然采用传统的人工管理，整个管理水平和效率都极为低下，尤其是信息量的不断加大，工作量也要不断加大，这种人工处理方式，不仅出错率较高，而且有限的时间内是不可以完成工作的，因此，新形势下的企业档案管理手段极需要创新。

2.3档案管理现代化程度不高

新时代背景，网络技术获得迅速普及和发展，这也为档案管理工作带来了新的发展机遇。然而，目前我国档案管理工作依旧采用于传统的档案管理方法，对档案资料信息的整理与分析依旧采用人力，没有引进数据库管理系统，管理效率较低，从而严重阻碍了企业档案管理工作获得良好发展。

2.4数字化档案管理利用率不高

当前很多单位依旧倾向于采用传统的档案管理模式，特别是注重人工查阅档案信息，而不是运用方便快捷的计算机，因此计算机的实际应用基本局限于信息录入、编辑和文件打印，造成了不必要的人力和物力浪费，几乎使数字化档案形同虚设，导致资源的双重浪费。

2.5缺乏统一的档案数字化标准

单位数字化档案管理的基础建设水平普遍不高，而且相应的软件系统不能互用，档案目录、细则、介质之间缺乏良好的相容性，在确定档案数字化的工作程序和技术标准时忽视了计算机对信息的处理特点，简单的将资料归档在优盘、光盘等介质中而不是建立对应的数据库等，而这些问题都是由数字化档案标准缺失造成的。

3改善企业档案管理的途径及创新思路

3.1提高数字化档案基础建设水平

档案数字化涉及信息采集、存储和利用三个环节，那么该过程所需的常见设备则包括扫描仪、采集卡、光盘库、磁盘阵列、互联网、计算机、复印机、打印机等。因此单位应加大资金投入，根据数字化对象确定硬件设施的种类和数量。同时注重软件推广，建立公共信息平台，购置或开发先进软件，实现检索信息和管理信息功能共存，提高信息的共享性，并规范数据格式和软件操作，保证数据库有效、准确的运行。

3.2数字化档案的安全建设

为提高数字化档案的安全性，应制定完善的管理制度，并结合相应的技术共同保证信息的安全和保密，可以实行档案管理责任制，将责任落实到人；尽量避免将不开放、机密性的文件置于计算机服务器上；利用互联网技术，为用户提供档案信息授权服务；根据用户身份的不同设置不同的访问权限；适当的实行双轨制档案管理，并设置只读光盘；建立防火墙，对档案信息进行加密等。

3.3创新观念，强化档案管理意识

在新的社会形势下，企业档案管理工作要想有效进行，就要创新观念，提高认识，保证各项工作的正常进行，具体可以从以下方面入手：首先，单位领导要重视档案管理，充分认识档案管理的重要性，从而带动管理人员的工作积极性的提高；其次，要加大宣传力度，使得所有人员对档案管理有一个全面的认识，强化管理观念，增强认识，既完善制度建设，也要完善机构建设，使得每个人员明确自己的责任和职责，进而确保企业档案管理工作的有效进行。

3.4创新管理机制，完善档案管理制度建设

在企业档案管理中，创新管理手段是管理工作中一项重要内容。首先，要建市现代化的管理制度，保证各项管理工作能够有条不紊地进行；其次，要落实责任制度，使得相关人员明确自己的责任范围和义务，加强制度管理，切实加强档案信息管理。建立完善的考核机制和激励机制，充分调动管理工作人员的工作热情，使其积极主动地参与到管理工作当中。

3.5优化档案管理手段

近年来，随着我国信息化程度的不断提升，应该将信息技术积极引进档案管理工作之中来，从而实现优化档案管理手段，提高档案管理效率的目的。现如今，已有部分企业开始重视档案的信息化管理，并积极建立现代化的管理模式。通过计算机技术的引进，能够使档案管理工作从信息的整理与分析到保存都实施信息化管理，通过计算机操作节省了大量的时间和人力，在很大程度上提高了数据的检索效率。由此看来，优化档案管理的手段，首先管理者要建立起安全高效的数据库系统，并把纸质的数据完好无缺的录入计算机内，通过计算机操作将这些数据进行分析和整理，从而方便后期查阅工作的进行。其次，要安排专业的技术人员对数据库系统进行维护和监控，全力确保档案信息的完整，避免其遭受泄漏。通过运用计算机进行档案管理，不仅能够极大地提高档案管理的效率，而且增强了信息利用的价值。

3.6建立完善的档案管理制度

良好的制度能够为实际工作提供有效的指导，为此制定科学且完善的档案管理制度是进行档案管理工作的前提和基础。针对档案管理过程中存在的杂乱无章的现象，管理人员要严格规范工作程序，建立起与实际工作相对应得到档案管理制度，从而有效促进档案管理各项工作的顺利实施。在制定管理制度的过程中，要注意遵循以下几项原则：其一，要结合本单位的特点和实际工作需要，制度的制定要体现出一定的科学性和合理性；其二，档案管理制度的制定要符合实际，要具备一定的适用行和可操作性，具有一定的指导意义；其三，档案管理制度要保持一定的公平性，对待员工及领导要一视同仁，具备同等的约束力；其四，档案管理制定必须具备一定的权威性，能够对员工日常的行为起到一定的约束和震慑作用。

3.7加强对信息资源的开发

工作人员要有现代的管理观念，坚持科学的态度，创新工作方法，加大对信息资源的开发，使得信息资源的利用价值充分发挥出来，首先，企业的所有人员要提高工作的主观能动性，针对本单位的实际情况，有效地展开各项工作。其次，抓住工作中心，把握核心内容，正确定位工作方向，围绕工作中心积极展开，并在工作中不断总结经验；结合现代网络技术，充分发挥其优势作用，提高档案信息的准确性和真实性。

结语

总而言之，在企业，档案管理作为一项极为重要的工作，要加强重视，充分认识其重要性，采取有效措施，保证企业档案管理工作的有效进行，使得档案信息的使用价值得到充分发挥，进而推动我国社会的发展稳定。