对文书档案的整理与保管方法的创新研究陈霞

对文书档案的整理与保管方法的创新研究陈霞

陈霞

江苏省扬州市宝应县档案馆江苏宝应225800

摘要：时代的创新，传统的文书档案整理方法和保管方法难以满足现代化文书档案整理和保管的需求，这就要求相关负责人必须对文书档案管理方法和保管方法进行创新。对于此，文章主要从新形势下文书档案管理工作面临的机遇出发，对文书档案的整理方法与文书档案的保管方法进行分析，以供参考完善。

关键词：文书档案；整理；保管方法；创新研究

在新时期下，文书档案管理作为单位稳定发展的重要项目，通过有效保管文书档案，能够为企业事业和机关单位决策者提供参考依据。因此，单位必须加强文书档案管理的力度，做到与时俱进，对文书档案的保管方法进行创新。

1文书档案进行整理与保管的意义

对文书档案进行整理和保管，对规范档案管理工作具有重要意义。对文书档案进行整理和保管时，要充分认识到整理并不等于保管，二者之间相辅相成但又相互独立。积极对文书档案进行整理和保管创新，对深入推进文书档案规范化管理而言意义重大。

1.1整理和保管文书档案是单位不可缺少的辅助性工作

在各级各类团体单位开展生产经营活动和其它相关工作的过程中，产生纸质文字资料是必然的结果，因此对这些资料进行整理和保管对单位档案管理工作而言重要意义就不言而喻了。文书档案是决定单位团体能否正常运转的关键因素，对推进领导科学决策、确保单位与外界交流畅通的基础辅助工作，其具有较强的辅助保障职能。反之，对文书档案整理和保管不落实则有可能导致单位在决策、生产等工作环节中出现纰漏，甚至为单位带来不可弥补的损失。因此，加强整理和保管各类文书档案，是推进单位工作扎实开展的关键性辅助因素。

1.2整理和保管文书档案是单位日常工作的组成部分

文书档案管理工作是机关单位能否实现科学化决策管理的重要日常工作组成内容，也是单位科学决策的主要手段。随着信息技术的迅猛发展，文书档案管理工作不在仅仅局限于后勤工作，一跃成为单位各部门之间的串联管理的保障工具，连系着企业的管理智慧和创造智慧，直接决定着单位日常工作的开展效率。

1.3整理和保管文书档案是我国档案管理体系中的重要组成

文书档案作为我国传统档案的主要载体形式，是我国档案管理体系中的重要组成部分，更是我国数字化档案管理工作的发展基础。文书档案作为长久以来人们在各个领域积累并创造出来的智慧记录，不仅仅是一堆文字的堆砌，更是文化发展过程中一笔宝贵的财富。经济飞速发展的今天，文书档案整理和保管对传承经典智慧文化、夯实我国档案管理工作体系意义重大。

2新形势下文书档案管理工作面临的机遇

1）现阶段，计算机技术的普及，让各项整理工作的开展越来越规范，极大提高了整理工作的质量。因此，对文书档案进行整理和保管的过程中，应充分运用计算机技术的优势，采用合适整理方法与保管方法对文书档案进行分类处理。

2）传统的文书档案都是纸质的，导致在整理文书档案的过程中浪费了许多人力与财力，加上整理工作量太多，工作人员出现懈怠心理，使得工作效率不理想。针对这一问题，整理人员可充分结合计算机，让文书档案变得更加数字化与电子化，从而方便工作人员日后管理。

3文书档案的整理方法分析

3.1分类方法

相关部门在整理文书档案的过程中，较为常见的分类方式主要包括以下几方面：

1）年度分类法。即是工作人员在整理文书档案时，必须按照文件形成与处理的年度，根据文件档案的时间对全部文书进行区分。但在实际整理过程中，相关工作人员还应按照文书档案具体日期对全部文书档案进行整理归纳，然后标注文书档案形成的实践，以此提升文书档案分类的质量与效率。

2）组织机构分类法。即按照文书档案处理阶段的形成和文件的成本档案对全部文书档案进行分类，然后按照不同机构，以承办单位内部组织机构为依据来设置相应的类目。

3）问题分类法。即按照文件档案内容所反映的实际问题、事由对全部文书档案进行划分。

3.2文书档案装订

文书档案在整理和保管的过程中，文书档案装订具有重要作用，这也是文书档案的保管和整理不可缺少的一部分。但是，由于文书档案的内容不同，他们装订的方法也不同。有的文书档案需要独立装订，有的文书档案要混合装订。因此，在装订文书档案的过程中，工作人员必须按照文书档案的实情进行。此外，为了方便日后有关工作人员的查阅，在完成装订工作后，还应把相关的文书档案放在同一个类目中进行保管。

3.3档案的档号章和页码编写

工作人员在整理文书档案的过程中，对文书档案的页码、编号进行有序编写有利于提升工作人员整理文书档案的工作效率。具体编写操作步骤如下：在全部文件档案的右上角添加印档号章，然后将文书档案的档案号码、馆编件号、所属年份、保管时限、机构代号和问题代号等填写内容填写在档号章中。最后以文书保管时限和分类为依据，按照文书档案的分类标准，从文书档案的低级顺序向高级顺序出发进行编写。例如对于室编件号的填写，整理人员可在文件右上角盖上档号专用章，然后按照从“001”到“010”的编制方式对文件档案进行编号，为其余文件档案案号的编写提供方便，以便于日后管理人员的管理。

4文书档案的保管方法分析

4.1编制归档

保管人员在编制文书档案归档的过程中，必须按照归档文书的文种、责任者词表与内容进行，然后按照相应的归档依据来划分文书的词条，并通过计算机应用自学方式将剩下的文件进行给分。同时，还应明确列出文书归档的主题词，将文书档案划分成重要档与普通档等两种档案，并明确标出相应的分数，再进行整理归档。

4.2详细划分档案归档的模板

保管人员在划分档案归档的模板时，必须按照已有的文件档案格式进行划分，将文书档案的模板设置成文书内容、责任人、文书年代和文书种类。等到文书档案的模板完成分类后，方可进入到下一道工序。

4.3建立计算机归档程序

计算机归档程序的建立作为保管文书档案的关键，主要目的是分析比较文书档案中的题名与提名表，然后找出和题名表相同的责任人、文件内容与文件种类，并给予相应的分数，以便日后的使用。

4.4做好电子文件的备份

电子文件备份作为保管文书档案中关键的一项工作，只有将全部文书档案转变成电子文书档案，才能详细划分文书档案的保管期限和分类标准，从而达到初步保管的目的。例如在电子文件备份的过程中，管理人员应创建一个移交批次号，在《电子文件与数字档案备份情况表》中填写好需要备份的文件档案，同时创建一个单独的备份载体包，将相应的数据输入到相应的栏目中，然后将全部文件档案内容按照备份载体包的讯号刻录到光盘中，并对全部光盘进行编号，最后按照自身实际情况在文件档案备份服务器中进行数据加密，由备份单位掌管加密密钥与口令，备份中心则负责保管备份数据。

5结束语

综上所述，文书档案的整理和保管对各行各业具有重要作用，也是各行各业工作有序进行的决策依据。因此，在新时期背景下，整理工作人员必须按照文书档案分类方法对档案的档号章和页码进行编写，然后装订成册。而保管人员应编制归档期限，详细划分档案归档的模板，建立计算机归档程序，提高文书档案的整理与管理水平。

参考文献：

[1]张华.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].赤子：上中旬，2014（7）：203-203.

[2]陶英雪.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].科学与财富，2013（12）：291-291.