科学化档案管理探析郝月荣

科学化档案管理探析郝月荣

郝月荣

菏泽市东明县中医医院

摘要：档案管理工作在人力资源开发中有着十分重要的意义。本文首先分析了现阶段档案管理工作中所存在的问题，在此基础上提出了几点建议。希望本文的观点能为相关研究提供参考。中国论文网h

关键词：档案管理；管理体制；信息化

人事制度的改革在各项制度改革不断推进的背景下逐步深入。现阶段，人事档案管理者应当从新形势出发，不断推动人事档案的服务对象、人事档案的收集方法、方式及档案管理范围与内容的更新，并认真思考应怎样适应新时代的发展要求。在这里，笔者分析了当前人事档案管理的现状，总结了管理中存在的几点问题，并提出了解决方法。

一、人事档案的现状与所存在的问题

1.从事档案管理的工作人员没有准确的把握人事档案管理的重要意义。有些人片面的认为仅仅拥有一份好的工作就足够了，有无档案无关紧要。他们忽视了自己的档案，甚至有一部分人根本不知道自己的人事档案存放在何处；有些人认为档案包含了大量的私人信息，应由个人存放，以致于出现了应归档的材料没有交档案管理人员存档的情况。这些错误的观念与思想阻碍了人事档案管理工作的开展。

2.管理的手段落后，管理的力量较弱，管理的水平较低。通过对从事人事档案管理工作的人员的考察，发现很大一部分人员并未接受过专业的档案知识培训，他们缺乏必要的档案收集意识，不能准确的理解人事档案的重要意义，不能准确把握管档的要求，归档、整理、装订、收集档案材料的能力不足。并且有相当一部分的档案管理人员身兼数职，这使得其不能全身心的投入到档案管理工作中去，这些问题在一定程度上影响了人事档案的完整性与真实性。

3.管理人事档案的手段比较落后。在管理档案的手段方面，还未配备专门的计算机，档案管理软件的研发工作也相对滞后，依然使用手工查找人事档案信息的方法。在档案的存储方面，普遍采用铁皮柜进行存放，这些铁皮柜的占地面积比较大，不能科学的利用其使用空间。

4.对档案的重视程度有待提高。部分领导干部与档案管理的工作人员存在档案管理方面的误区，在他们看来，档案管理工作不会给单位带来经济方面的效益，因此根本就不是本单位的重要工作，其属于保管的事务型的工作，只是抄抄写写，只要能做到不泄密、不丢失，可以应对查档、外调就足够了。他们的这些观点充分反映了当前人们对档案管理的重视程度不足。

5.从事档案管理的工作人员没有重视宣传档案的重要性。首先，由于从事档案管理的工作人员没有广泛的宣传人事档案的重要意义，这就使得工作人员与本人不能及时的更新、补充、完善档案中所缺少的材料；其次，人事档案的管理属于非专业人员的管理，通常情况下采取兼管的形式。受工作时间与个人专业的制约，从事档案管理的工作人员很难及时地掌握与档案管理工作相关的新技术与新知识。

6.没有充分重视人事档案的交接，交接手续不严密。通常情况下，从事档案管理的工作人员都身兼数职，因此在调动工作或者是离岗时，存在不严格按程序办理档案移交工作的问题，“该签字的不签字、该检查的不检查、该清理的不清理”，这直接导致了档案的材料、数量界限不清、责任不明的问题。部分人甚至把交接档案等同于钥匙交接，认为只要工作人员交出了钥匙就完成了档案交接的工作。

二、人事档案管理的对策思考与分析

人事档案真实的反映并记载了个人的人生经历、工作实际、业务能力、品德作风及政治思想等内容，因此，要想更好的服务于人民，更好的为人事部门及党组织提供参考，就必须充分重视人事档案的管理工作，使其利用价值充分发挥出来。通过对人事档案管理工作中所存在的问题的分析，笔者认为在今后的工作中应重视下述几个方面：

1.推动档案管理制度的不断健全。在建立与完善人事档案管理的工作制度时应当注意下述的几点要求：首先，规章制度应充分体现科学性与合理性的要求；其次，应遵循实用简明实用的要求；第三，应准确把握制度约束的双向性，也就是制度不仅可以约束职工，而且还能约束领导；第四，应遵循严格执行制度的要求，务必做到有过必罚、有功必赏、奖罚分明。

2.大力推进档案的信息化，切实提高档案管理的工作效率。现阶段人事档案管理工作的主要课堂就在于怎样利用计算机技术完成检索、存储人事档案信息的工作，怎样实现人事档案管理的网络化。这一问题要求我们应加快人事档案数据库的建立与完善，不断推进人事档案管理的网络化、信息化进程。并且，还应重视建立透明、公开的人事档案管理的工作机制，在使用权限清楚、明确的前提下，向个人及部门开发一部分信息。

3.立制建章，规范操作，有章可循。我们应主动、积极的开展档案的收集工作，切实做到制度上墙，使操作人员的工作能够有章可循。我们应建立并完善职工档案转出、转入的登记册，职工借阅档案的登记册，职工档案的材料转出与转入的登记册及人事档案材料的移交表等等。对于受历史原因制约确实收集不到的档案材料，应予以登记说明、并详细记录原因，以方便日后的档案查阅工作。所以，在开展档案资料的收集工作时我们必须坚持脚勤、口勤、手勤，及时的补充、追补资料，充分发挥人事档案的依据作用。

4.在档案交接时应严格的遵守相关程序。交接人事档案的工作责任重大，我们应严格的遵守程序、细致认真，确保手续的严密。概括的讲，交接档案的手续是：首先为确保账务相符，应全面细致的清理所保管的档案；其次，应对借据进行整理，及时催还所借出的档案，同时在借据上应写清楚原因与催还的情况；第三，对那些还没有整理的零散材料与文件，应分类存放，在清理排序之后予以归档；第四，在档案移交时应严格遵循移交要求，并且在档案的交接手续上应清楚记录接收人、移交人、监交人的姓名、职务，交接的地点与时间，移交的页数及清册数等内容，并且在移交的文件上应当盖章签字，切实做到对交接工作的认真负责。

5.引导人民群众准确的理解档案材料的重要意义。可以从下述几方面着手：首先提高宣传的强度与力度，广泛宣传人事档案的重要意义，切实做好咨询服务的工作，通过各种渠道向人民宣传和人事档案管理相关的知识，纠正那些认为人事档案可有可无的错误观点；其次，规范人事档案的管理工作，确保整理、收集、保管、鉴定档案的各个环节规范、科学；第三，重视档案的收集工作，推动档案内容的不断完善，对档案所缺失材料及时补充，充分发挥档案的价值。

6.提高档案的管理意识，规范档案管理的程序。应切实提高领导干部关于档案管理重要性的认识，推动档案管理的硬件设备的不断完善，购买电脑、档案密集架、除湿机、空调等设备，并增加档案库房。为推动人事档案的检索与信息存储系统的建立与完善，还应引进科学的计算机管理软件。作为人事管理工作的主要内容的档案管理工作，和职称评聘、工资福利等个人利益密切相连，所以必须切实提高从事档案管理的工作人员的综合素质，激发其工作的主动性。除此之外，还需要推动档案管理制度的不断健全与完善，真正做到档案收集的完整齐全、档案内容的可靠真实。

7.重视开展宣传工作，提高档案管理工作人员的责任感与事业心。应重视开展宣传工作，认真核实所收集的材料，确保录入档案中的材料可靠真实，严把质量关。在鉴别档案的工作中，相关的工作人员应认真负责、保障档案的完整与真实，准确把握人才资源开发中职工人事档案管理的重要意义，逐步完善工作方法与工作方式，推动工作模式的不断创新，切实提高工作效率。

综上所述，为推动档案管理工作的不断发展，我们应充分把握现阶段的有利时机，重视学习、坚持改革创新的原则，打破固有的模式与思路，建立一套完整的档案观念与思想，只有这样才能满足档案事业发展的要求，才能真正实现档案管理的现代化、科学化与规范化，才能更好的发挥档案管理工作的价值。