新形势下如何提高档案管理人员的素质

新形势下如何提高档案管理人员的素质

王建翠

王建翠山东省招远市职业中等专业学校265408

档案管理人员的素质是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

一、影响档案管理人员综合素质提高的几种因素

目前，我国档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约着档案管理工作的创新与发展。主要表现在：一是部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。二是有些档案管理人员事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，缺乏知识更新的主动性与自觉性。三是有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视。四是有的单位领导忽视了档案管理人员的学习与培训，对档案管理人员的培训教育没能纳入计划。五是档案管理工作资金的投入严重不足，档案管理的设备和技术工作十分落后。

二、档案管理人员应具备的素质

1.档案管理人员的政治素质。档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。因此，档案管理人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。

2.档案管理人员的业务素质。业务素质是档案人员必须具备的综合文化知识和熟练的业务技能，要求档案人员应具有较深的专业知识、坚实的基础知识、较高的人文素质、较强的情报意识和熟练的信息技术；熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

3.档案管理人员的知识素质。档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。

一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。

（1）协调能力。在实际工作中，档案管理人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持？除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

（2）写作能力。档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定的文字水平，才能胜任档案工作，才能将各种材料写得更好，才能更好地为单位各项工作服务。

（3）管理能力。近年来，随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息、完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

（4）终身学习能力。档案管理人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行继续教育与终身教育。

三、如何提高档案管理人员的素质

1.增强服务意识。档案管理的价值就在于为工作决策提供服务，为领导决策提供依据。档案管理工作是一项服务性很强的工作，服务是目的，服务是前提，没有良好的服务，就失去了档案管理的价值和作用。它要求档案管理人员有熟练的工作能力和较强的服务意识，应积极发挥档案管理人员的主观能动性，完善服务方法，提高服务质量，主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者服务。

2.发扬敬业奉献精神。档案管理工作是一项复杂的系统工作，它要求档案管理人员必须有自我牺牲的品质、乐于奉献的精神、进取创新的意识和严肃认真的工作态度、较高的文化素养和道德情操，要胸怀祖国、放眼世界。要培养档案人员的敬业奉献精神，主动热情服务，甘为人梯，把自身与档案事业融入经济社会中，使档案事业不断发展壮大。

3.加强学习与开拓创新。创新是促进档案事业进步的必然要求，创新是档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，活学活用地应用到档案管理工作中。档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

4.提升综合协调水平。首先要协调好与单位领导之间的关系，争取一个良好的工作环境，通过各种形式协调好自身与领导之间的关系，争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。其次要协调好与各基层单位之间的联系，发挥基层兼职档案员的作用。要及时对下面提出的疑难问题给予指导帮助，要不厌其烦、耐心细致地做好指导工作，从文件资料的产生到归档的各个环节，都要确保其齐全性、完整性和准确性。