事业单位档案管理工作对策分析

事业单位档案管理工作对策分析

朱振华

山东省枣庄市峄城区中医院277300

摘要：随着我国科学技术的快速发展，信息化时代已经悄然来临。事业单位的档案管理工作有了新的工作载体与技术，实现事业单位档案管理工作的无纸化与现代化，是让事业单位跟上时代发展步伐的重要手段。档案管理工作，对于事业单位的各项活动开展有着重要的影响。本文拟对事业单位档案管理工作存在的问题及相关对策进行探讨分析。

关键词：事业单位档案管理问题对策分析

在时代发展的现在，事业单位需要将现代化技术引入到档案管理工作中去，通过信息技术去解决档案管理工作效率不足的问题。传统的档案管理模式中，工作效率低，且准确率不高，不利于档案信息的使用。信息化的档案管理工作，不仅可以降低档案信息的储存条件要求，更能够扩大档案信息的使用范围，促进档案调动便捷化。重视档案管理工作创新，是每一位事业单位管理者应当重视的问题。

一、事业单位档案管理工作问题分析

（一）档案管理制度完善度不足

目前，许多事业单位的档案管理工作都存在问题。在档案管理工作中，经常会出现案卷标题与序号不完备的现象，组卷的统一性不强，档案袋内没有目录等。这些现象的出现，都证明了事业单位档案管理制度的不健全。许多档案在信息的收集与保密方面存在问题，影响了档案信息的使用。部分事业单位虽然加大了档案工作制度的建立，但受到许多因素的影响，其执行力度不足，制度流于形式的问题严重。不完善的档案管理制度，让档案管理工作的价值受到限制。

（二）档案信息检索利用效率较低

档案的检索效率，对于档案信息使用意义的发挥有着重要的影响。一般来讲，档案的检索主要是通过手工检索与计算机检索完成的。如果事业单位具有完备的档案信息检索设备，那么信息检索的效率就会很快。在信息技术快速发展的今天，计算机是档案信息检索工具的首选。然而，许多事业单位仍然利用手工检索的方式。更有一些事业单位为了提高档案信息的检索速度，花费大量的人力与物力引进多种检索工具，认为检索工具越多，信息检索的效率就越高。检索工具的优势在于细致，而不是繁多。检索模式的落后以及检索工具的繁琐，反而不利于档案信息检索利用率的提高。

（三）档案管理者管理意识不足

虽然档案管理工作对于事业单位的日常运行有着重要的影响，不仅能够让事业单位反思自己的过去，促进开展未来的工作，更在经济效益与无形荣誉的积累上起到积极作用。但在实际工作中，还是有不少单位的管理者没有认识到档案信息利用的重要性。单位领导的不重视，影响了档案管理者的工作情绪，缺乏应有的档案管理意识，造成许多历史资料无从查询的结果，单位的发展史缺乏应有的记载和记录。

二、事业单位档案管理工作对策探讨

事业单位档案管理工作的优化，需要档案管理技术的更新，先进管理思想的引导，也需要全体工作者的努力。

（一）推动事业单位档案管理的无纸化发展

在网络技术快速发展的今天，信息化已经在为时代的代名词。在计算机与网络技术快速普及的今天，文字的保存形式日益多样化。无纸化的文字保存模式为更多的领域所应用。在传统的档案管理工作中，档案信息的存储是纸质的，对于储存地的湿度与温度有着较高的要求。要促进档案管理工作的现代化，需要对文字信息储存模式进行改革，推动无纸化管理模式的落实。要加大计算机采购力度，给档案管理部门配置充足的计算机设备，支持档案管理工作的无纸化改革。

（二）加强事业单位档案管理工作的数字化

计算机技术日益出新，压缩与打包技术快速发展。将压缩技术应用于档案管理工作中，不仅提高了档案管理工作的技术水平，更节约了大量的虚拟空间。利用数字化技术，将传统意义上的档案信息转换成为可以存储于计算机上的电子文档，再将其压缩成内存更小的文件，会让档案管理的成本得以缩小，更能提高档案信息管理的准确度。数字化的档案管理工作解决了传统档案管理工作中占用空间大的问题，也能够促进档案信息的数字化检索，提高档案信息的使用效率。

（三）加强事业单位档案管理工作的市场化

虽然事业单位是公益性、服务性的单位，但顺应市场特点，有利于事业单位各项工作活动的有效开展。事业单位的档案管理工作，是保存社会发展记录的重要工作，也是推动社会进步的有效措施。每一份事业单位的档案，都是一份不能多得的人类发展财富。在当代的事业单位发展过程中，管理者应当促进档案管理工作的市场化运行。加强社会大众对于档案管理工作的重视力度，发挥档案信息的价值，让档案信息得到最大化利用。对于一些可以公开的档案信息，通过与媒体合作的方式进行传播，让更多的人了解社会的发展与进步，促进事业单位服务职能的实现。

（四）加强事业单位档案管理工作的现代化

将计算机应用于档案管理中既能节约档案管理储存空间，又可以提升档案管理的速度，便于档案数据的查阅，提高工作效率。档案管理人员可以利用相关记录软件将档案数据快速、完整、分门别类地录入电脑档案库中，并且可以使用相关的数据图表软件对档案数据做出系统性的分析。可以构建档案查阅平台，将档案资料提供给事业单位核心人员，方便领导者查阅档案并提出档案管理意见。档案管理人员要注重保障档案管理平台的安全，加强防范木马或计算机病毒的入侵，避免泄露数据，要及时修补系统漏洞，以免不法之徒有机可乘。新的档案管理方式需要使用大量先进的高科技设备。这需要事业单位投入大量资金。有些事业单位可能没有多余的资金经费投入，这时，档案管理部门可以向当地政府申请补助资金，利用这些资金来购买先进的档案管理设备，来完善档案管理模式。

（五）加强事业单位档案管理人才队伍的专业化

事业单位档案管理工作的现代化改革，需要得到人力资源的支持。人才，是事业单位发展的重要动力与支撑，只有档案管理工作人员具有现代化技术操作水平与应用意识，才能让科学技术与档案管理工作密切地结合起来。事业单位的管理者应当重视人才的培养工作，在招聘档案管理人才时，要加强工作实践面试力度，让他们在工作环境中实施自己的技能，促进人才符合现代化档案管理工作的需求。对于在职人员，则要定期进行培训，让他们了解档案管理工作的意义，调动档案管理工作积极性。更要传递正确的档案管理方法，让他们能够正确地应用计算机与网络开展数字化的档案管理工作。建立明确的奖惩制度，让档案管理工作在规范的指导下有效开展。

综上所述，在现代化管理思想的影响下，利用先进的管理手段更新档案管理工作者的工作方法，能够促进事业单位档案管理工作的改革，更能让档案管理工作的意义突显出来。社会的快速发展，需要事业单位进行内部调整与改革，让每一个部门的工作都跟上时代的步伐，满足时代发展的需求。只有这样，才能促进事业单位在新的形势中快速成长。

参考文献

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010，05：105

[2]罗秀梅.浅谈档案管理现代化[J].黑龙江科技信息，2009，19：182.