加强医院科研档案规范化管理的探讨

加强医院科研档案规范化管理的探讨

黄燕邹静通讯作者

广西医科大学附属肿瘤医院530021

【摘要】医院科研档案是开展医学研究的重要载体。档案中蕴藏着大量科研成果、科技专利、高新技术以及创新性科研思想。这些资料对于学科建设和临床科研具有着重要的参考价值和使用价值。加强医院科研档案资料的收集整理和规范化管理，是保障医院各项科研活动的开展，提高医院科研水平，促进医疗事业发展的一项十分重要的基础性工作。本文分析了医院科研档案管理存在的问题，探讨了规范化管理的对策，旨在引起各方面对加强医院档案工作的广泛重视，使之成为医院全面管理中不可或缺的一项重要内容。

【关键词】医院；档案；科研；管理；探讨

医院在医学科研活动中形成的、具有保存价值的文件即是医院科研档案，是反映医院医学研究科学和医疗实践经验的真实记录。医学科研成果的鉴定需要以科研档案为依据；科研服务、专利申请、成果推广需要科研档案作为佐证材料。只有合理地管理科研档案，才能使其价值得到充分的体现，进而为医院科研水平的提升发挥自身的作用。

1医院科研档案管理存在的问题

1.1医院科研人员档案意识淡薄

从事医学科研工作的管理人员，对数据、文件资料的收集与积累意识淡薄，导致了原始数据丢失和不完整的现象普遍存在。有很多管理人员只是对研究成果的申报工作关心，而对申报过程中所用到的文件材料的及时整理、归档工作不管不问，造成了档案资料严重缺失或不完整的后果[1]。由于对档案部门管理人员的不信任，部分医学科研人员不愿将其资料档案向档案部门移交。档案建立周期长、科研人员档案意识淡漠，己经成为医学科研档案管理中的普遍问题。文件材料整理不到位，归档不及时，散乱、遗漏、差错等现象层出不穷，导致了医院科研档案使用率低下的弊端。

1.2管理制度不完善

由于监督和检查制度不够完善，致使科研文件残缺或不完整，部分档案不能进行利用和开发。科研档案工作与实际工作的相互脱节又造成了科研档案的管理制度处于被动状态；档案人员在工作中往往缺乏积极主动性，未尽到做好科研文件形成、整理和归档工作的职责，不能及时、有效地为科研活动提供有效的信息服务。

1.3管理技术落后

计算机管理在科研档案管理中的实现，己为现代化科研档案管理提供了重要的途径和手段。但是放眼看来，目前形势还不容乐观。手工操作还是目前医院科研档案管理的基本手段，计算机管理并未真正实现；在开发利用信息资源上，档案管理部门和科研部门，在物力、财力、人力等方面的投入还是缺少，对于档案安全等方面还有待探索。

2医院科研档案规范化管理的对策

2.1加强档案法律法规宣传，提高全员档案意识

保证科研档案的完整性、系统性、规范性，仅靠档案管理人员单方面的努力是难以完成的，它需要各方面的理解、支持和配合。因此，档案管理人员要利用各种形式、渠道，向各级管理人员和科研人员大力宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和科研档案工作的重要性、必要性和严肃性，争取各级领导的支持和有关管理部门的配合，增强科研人员自觉归档的意识，使整个单位从上到下都认识到，做好档案工作是保护国家和本单位真实历史记录的一项重要任务，认真将科研材料归档是科研人员的职责和义务[2]。

2.2加强制度建设，实现集中统一管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。为了做到集中统一管理，医院首先应制定档案管理人员行为规范的规章制度。档案管理人员根据规章制度的要求，通过多形式、多途径的培训，努力提高自身业务素质，掌握科研档案资料分类、管理等理论知识，树立正确的职业意识和增强工作责任心，对应归档的材料做到心中有数，及时、准确地跟踪收集档案资料。其次，制定和完善行之有效的医院科研档案形成和归档的各种规章制度，对医院科研档案的收集、整理、保管、利用、统计、保密、销毁、移交等做出具体规定，制定详细、易操作的归档范围，出台科研档案收集的奖惩制度等，明确科研管理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任[3]。同时，采取多种形式的宣传，让科研人员充分了解科研档案归档范围，在科研活动中予以高度重视，密切配合，把材料归档作为科研日常工作的一部分，切实做好科研档案管理工作。

2.3建立科研档案网络平台，拓宽服务领域。

随着现代信息技术的广泛应用，如果我们现在低水平的参考咨询服务方式不改变，就会被这个时代所淘汰。这就要求档案管理人员要转变观念，调整工作角色，既要熟悉馆藏档案，又要掌握网络电子技术、信息采集、信息分析、信息评价、发布。由提供一般检索服务变为能够进行深层次的信息研究和提炼，不断开发有价值的档案信息[4]。档案人员要根据科研工作的实际情况，增强参与意识和敏锐的职业洞察力，改变以往查档接待、答复咨询的被动服务向提供指导、咨询、中介的主动服务转变。多途径、多渠道地搜集档案信息资源，努力做到科研工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。开发科研档案管理软件，把科研档案中重要科技成果资料全部数字化，形成一个动态的科研数据中心和科研管理沟通平台。同时制定出科研人员应用计算机管理的标准和实施办法，充分利用网络技术拓展科研工作空问，使档案得到最大合理化的开发利用，实现信息共建，资源共享。

3总结

实现医院科研档案的规范管理，是开展现代科研管理工作的前提和保障，是推动整个医疗事业发展的不竭动力和生命源泉。切实做好科研档案管理及其相关工作，是医院档案管理部门的职责所在。只有医院科研档案的规范化管理与医院科研活动的同步跟进，才有真正意义上的医学科学研究的发展。

参考文献：

[1]纪明霞.诌议医院文书档案管理的问题及对策[J].办公室业务，2014，（5）：242-243.

[2]马岚.谈医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].中外医疗，2013，（9）：135.

[3]凌仁海.新医改背景下医院档案管理存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2015，（4）：92-93.

[4]杨毅.医院科研档案管理的关键点及完善对策探讨.中国管理信息化，2013，（12）：10-11.