工程档案竣工资料的管理及现代化管理系统

工程档案竣工资料的管理及现代化管理系统

冯维琳

中国二十冶集团有限公司上海市200000

摘要：社会经济的发展，促进建筑业的迅速发展。建筑工程数量越来越多，规模越来越大，建筑行业取得了显著成就。但是，现阶段许多施工企业在管理方面存在许多问题，尤其是建筑工程竣工文件档案的整编与管理，普遍存在资料不完整、不齐全、内容不规范、不真实等现象，管理水平总体较低。对于建筑企业来说，竣工文件档案的整编与管理属于工程管理的重要内容之一，加强竣工资料管理，有利于真实反映出工程建设全过程，为后续施工提供经验教训，以此实现企业管理水平的提升。本文就工程档案竣工资料的管理及现代化管理系统展开探讨。

关键词：建筑工程；竣工资料管理；对策

引言

随着社会经济的快速发展，工程竣工资料档案的管理不断引起人们的关注。工程竣工资料档案出现不规范的状况比较严重，比如说，竣工资料与施工没有同步进行，竣工资料书写不规范，纸张不标准，内容不真实、准确，没有用碳素笔书写内容，移交不及时等不良现象日益剧增。因此，工程建设过程中必须加强对施工资料的编制和对竣工资料档案的管理。

1工程档案竣工资料的管理现状

1.1档案管理制度不完善

健全的档案管理制度是档案管理工作得以有序进行的关键，为了保证工程档案竣工资料的编制质量，各施工单位应完善本单位的档案管理制度。但目前我国大多数施工企业没有建立有效的档案管理制度，未对档案管理人员的任职资格和专业素质进行专业的考评以及有针对性的岗前培训。同时，许多施工单位虽已建立了档案管理制度，但未对其进行制度化管理，导致工程档案未能与工程的实际进度同步形成。此外，在工程档案竣工资料编写的过程中缺少部门间的配合协作，档案编写工作混乱无序，最终导致档案编写的质量无法达到交付质量要求。

1.2日常的资料管理不规范

在工程施工过程中，从建设单位到施工单位、设计单位、监理单位、勘察单位，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力、财力，且做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足施工进度、质量的需要，并未将其与最后的整理归档有机结合起来，造成在资料的管理上深度不够，规范程度较低。

1.3档案归档要求不清晰

建筑工程竣工档案的归档必须按照国家制定的相关管理规范为基础并结合项目的实际情况进行适当的调整。然而，很多企业在建筑工程竣工档案的归档过程中没有清晰的实施细则，没有对其进行清晰的划分。建筑工程竣工档案的归档要对其所有文件的基本内容、分类、时间以及规范性作出要求，以保证建筑工程竣工档案的编制水平。

2完善工程档案竣工资料的管理的对策

2.1制定健全的档案资料管理制度

健全的工程档案管理制度是完善工程档案竣工资料管理工作的重要措施，为了保证建筑工程档案竣工资料编制的质量，施工单位应制定完善的工程档案管理制度，合理制定竣工档案管理体系，建立以档案管理责任为核心的管理目标。首先，在满足国家及地方要求的基础上，结合本单位实际情况，制定符合工程档案编制流程、质量及时间要求的档案管理制度。其次，对档案管理人员进行业务讲解与岗前培训，保证工程档案资料的编制质量。再其次，应加强各部门之间的沟通与协调，使工程档案的编制工作得以顺利开展。最后，细化档案管理工作的工作流程，明确相关责任人的责任与权力，做好工程档案的管理工作。

2.2必须强化日常资料管理工作

施工单位日常的资料收集、管理工作好坏，对日后档案馆档案人员验收和整编有着非常大的影响。针对建设工程规模庞大、工期长、施工单位多的特点，档案馆要求实行竣工资料编制工作“三同步”，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与竣工资料验收同步。如果施工单位资料员能做好平时的工作，做到资料收集、整理及移交与工程建设同步，把基础资料做规范、系统、完整、准确，那么档案人员在验收、整编时就可以减少很多工作量。

2.3加强归档流程的规范化

工程档案归档流程的规范化可以最大化地保证工程档案管理人员的工作质量，提高工作效率。部分施工单位由于缺乏对工程档案管理工作的重视程度，最终导致竣工档案编制的质量不符合标准，造成档案资料交付的时间滞后。为了减少此类现象的发生，施工单位应建立明确的归档流程，确立各相关责任人的责任，严格要求档案管理人员按照《建设工程文件归档整理规范》中所规定的档案管理流程及标准做好工程施工前期及施工过程的档案信息收集工作，保证工程竣工档案资料按照标准进行归档。

2.4重视培养档案资料管理人才

档案资料管理人员的专业水平和综合素质在很大程度上决定着竣工文件档案的整编与管理水平。因此，建筑企业必须重视培养档案资料管理人才，加强对档案资料管理人才的专业培训和相关教育，确保其掌握归档整理规范、建筑知识以及档案方面的知识，提高档案资料管理者的工作质量与工作效率。除此之外，要想实现档案资料管理人员操作水平的提升，企业还要积极应用现代化管理理念与管理方式，对档案资料管理人员进行计算机技术方面的培训，提高档案资料管理的科学性。

2.5严格把好竣工验收档案质量关

在建筑工程竣工验收时，相关人员首先应按照《建设工程质量管理条例》和《建设工程竣工验收备案制度》的相关规定对工程施工过程中所形成的工程档案资料进行全面、细致的检查，将工程档案的验收与移交作为一个有机的整体进行看待，努力做到工程档案与工程实体同步进行验收。应严格按照工程档案管理流程的要求，做好工程档案的验收关，保证工程开工与竣工资料同步收集，过程资料与竣工资料同步形成，实体验收与资料验收同步，加强工程竣工的验收工作。

2.6合理运用现代信息技术

随着计算机的普及和网络技术的发展，动态化监控在建筑工程施工中得到了越来越广泛的应用。将一定数量的摄像头安装在施工现场，并连接网络平台，利用视频资料对实际施工情况进行了解和掌握，及早发现施工过程中出现的各种问题，防止损失扩大化。这些视频资料应当作为工程资料保存下来，与书面资料相比，视频资料在真实性、可追溯性以及直观性等方面具有更大优势。

结语

综上所述，社会经济的发展带动了建筑行业的发展。近年来，建筑工程数量和规模有了显著提升，人们对工程管理也逐渐重视起来。在工程管理过程中，竣工文件档案的整编与管理是其中的重要组成，贯穿于工程建设的各个阶段，因此建筑企业必须对此重视起来。建筑工程竣工资料档案的管理属于一项复杂的系统性工作，涉及多方面内容，各个参建部门需要加强沟通、交流与合作，共同努力，从而提高建筑工程档案资料管理水平。除此之外，在竣工文件档案资料管理工作中，还要对相关制度进行完善，规范档案管理行为，加大管理力度，以此确保建筑工程施工顺利进行，推动国内建筑行业现代化发展。

参考文献

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