论地铁执法的文书票据管理模式及系统实现

论地铁执法的文书票据管理模式及系统实现

冯丽荣

南京市地铁交通设施保护办公室江苏南京210000

摘要：随着地铁执法的重要性日益凸显，执法文书作为行政执法的规范性文件，其管理秩序直接影响着执法行为的高效执行。在信息技术的大发展下，地铁执法的文书票据管理系统应运而生。本文结合南京地铁的文书票据管理实际，全面阐述了文书票据管理系统的总体设计、逻辑规则和主要功能模块，系统的上线实现了文书与票据的全生命周期的闭环管控，解决了每年数以十万的文书票据核对难题，大大提升了地铁执法效率。

关键词：地铁执法；文书及票据；文书生命周期管理

一、引言

当前，我国轨道交通正处于发展的黄金时期，地铁已成为21世纪中国城市基础设施、城市公共交通的主要形式，而随着运营里程的不断增大，乘客数量的不断增加，地铁设施安全与运营秩序存在的风险也日渐突出，地铁执法工作的重要性不言而喻。而执法文书作为具有法律效力或者法律意义的规范性文件，对于行政执法工作而言，是不可或缺的手段和载体，既能保证执法活动依法顺利展开，又能充分发挥对行政违法相对人的惩戒和威慑作用。

在传统的地铁执法工作中，执法文书与票据下发之后，由各执法中队自行安排使用，导致错用、混用、漏用等问题层出不穷，后期的人工归档以及统计也异常繁琐。随着互联网+等信息技术的应用与发展，手工管理方式在地铁执法的应用中已显得不相适应，采用IT技术提高文书票据管理水平势在必行。

目前，执法文书管理系统在城市管理、环保、消防监督、药品监督、公安刑事、卫生许可、安全生产、农业、工商、交通、餐饮服务等领域已得到了广泛使用，南京地铁紧跟“智慧执法”大趋势，结合自身在执法文书与票据管理中的工作实际与经验，设计了一套涵盖文书和票据的入库、申领、回收、缴款、核账和作废遗失的全生命周期管理系统，并与原有的案件管理模块同平台对接，实现了地铁执法文书和票据的信息化管理与使用，大大提高了行政执法效率。

二、关键技术研究与总体设计

南京地铁执法文书票据管理系统，基于J2EE架构和Oracle数据库技术开发而成，并实现双平台运行与使用，其中Web端采用B/S的开发模式，只需要一个浏览器就可以访问并使用系统的全部功能；而移动端基于APP软件，集成了各类流程的待办，并将文书票据的唯一性规则与原有的案件登录功能对接，实现使用一张、跟踪一张，同时，Web端与移动端的配合使用，可以实现在一个电脑端实时跟踪全部队员开具执法文书的的情况，实现了信息共享与数据互通。

图文书票据完整生命周期跟踪管理示意图

以文书为例，每一本文书被赋予一个唯一的本号，本号与该本的50本单据号形成一对多的关联。在入库环节首先进行重复性验证，即对待入库的每一张单号进行全库比对，确保文书库中的所有本号与单号的唯一性，在源头上避免系统中出现重复单号的问题。同时，结合组织结构与管理要求，设立“总库-大队库-中队库”的三级文书库，分层级进行派发，对系统中每一次的流转过程建立中间仓库进行存取操作，派发到某中队的文书，其他中队在案件登记时无法进行选择使用，实现责任的分层管理与实时跟踪。

同时，在文书入库后，会对唯一的本号与单据号进行状态位标识，如已入库、已派发、已使用、遗失或作废等等，及时定位该张单据的使用情况，及整本单据的已使用/总张数的比例，以便大队及文书管理员可以实时跟踪已派发单据的使用情况，及时组织单据的印刷及入库。

该系统的上线，从根本上杜绝了以往手工录入单号导致的单号重复、错误、甚至中队交叉使用等问题，为后续进行的核账与盘点提供了便利，大大提高了文书和票据的使用和管理效率。

三、流程设计与关键功能模块

1、文书及票据申领

该流程由各大队根据实际使用需求发起申领流程，由文书管理员从系统文书库中按本进行选择派发。流程结束后，该文书和票据由系统总库流转到大队库，再由大队管理员逐一派发至相应中队，实现文书和票据归属部门的流转。

2、文书及票据回收

当中队文书或票据整本使用完毕后，本号状态为自动变更为“已使用”，显示在中队的回收库中，再次经历“中队库-大队库-总库”的流转，实现文书与票据的一个闭环流转。

3、文书及票据的使用

以简易处罚单为例，执法队员在录入时，系统将自动显示该中队库中的本号以及该本未使用的第一张单据号，同时票据号在选中后也会自动计算票据金额，以此实现案件录入与文书票据管理系统的对接。

4、缴款及核账

缴款功能，即系统将银行缴款凭证与所对应的单据号和票据号进行关联，这样在季度盘点中，通过对案件金额、已使用票据金额、银行缴款凭证金额进行核对，实现三帐合一，从执法文书角度确保了执法的严谨性和规范性，同时也解决了每年数以十万的文书核对难题。

四、结语

南京地铁执法文书票据管理系统，实现了文书与票据的实时跟踪与闭环管控，形成了全生命周期的流程化管理，填补了国内地铁执法文书票据管理系统的空白，对地铁一体化执法进行了有益的探索。

参考文献：

[1]张洁.海洋行政执法文书管理系统开发与应用[D]，中国海洋大学，2012.1-58.

[2]杨华.潍坊滨海经济开发区城市管理执法文书管理系统的设计与实现[D]，山东大学，2010.1-56.

[3]侯秀安，李静.基于SHH框架的交通行政执法文书制作系统的设计与实现[J]，濮阳职业技术学院学报，2012，25（1）：152-155.

[4]侯丽萍.浅谈交通运输行政执法文书的规范[J]，价值工程，2015（4）：296-297.

[5]赵亮，王健.行政执法文书票据化管理制度初探[J]，中国质量报（质量和安全年活动专刊），2009（003）：1-2.

[6]凌秋千.公安行政执法文书制作的规范化研究[J]，时代教育，2015（07）：195-196.