关于政府信息公开环境下档案工作的探讨

关于政府信息公开环境下档案工作的探讨

张欣欣

张欣欣吉林省长春市双阳区档案局130600

档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，作为政府信息主要组成部分的档案，依据《档案法》及其相关规定，依然保管在档案馆，因其内容的不公开，无法对社会开放。

一、政府信息公开与档案工作之间存在的问题与矛盾

1.传统的档案开放鉴定工作面临挑战。

我国档案部门现有的归档立卷方式大部分为案卷级，特别是年代久远的档案，文件级立卷在近几年才开展。在文件的开放鉴定工作中是逐份文件逐条审查，传统做法是一本案卷中若有一份文件或一份文件中的某一部分不适宜开放，鉴于立卷未做到文件级，就只能对整卷档案做控制开放处理。然而《条例》实施后，一份文件或档案大部分内容可以开放，只有一小部分不适合开放，但将整份文件或全卷档案划为不开放范围，显然与条例精神相违背，上述传统的档案鉴定开放的方式、方法及鉴定原则显然不符合时代的要求。

2.政府信息与档案各自依照的立法之间的冲突。

记录政府信息的文件一般在法定归档期内转化为档案，因而档案包含经归档处理的政府信息，相互之间存在一定的前后演变关系。文件生命周期理论认为现行文件和档案是同一事物不同的生命阶段，从政府信息到政府档案经历了从开放到封闭再到开放的转换，其间既相互矛盾同时也大大降低了信息资源的功能。此外，所依照的法律规范也存在矛盾与冲突。《条例》明确规定：政府信息公开以公开为原则，以不公开为例外。政府运用行政权力办理的与人民群众利益相关的各类事项，只要不属党和国家机密都要依法向社会公开。可见，《条例》“公开是原则，保密是例外”。但各级各类档案部门所遵照的《中华人民共和国档案法》第十九条明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限可以少于三十年……”这就造成了政府信息公开与档案开放法律规范之间的冲突，从而导致在效力上相互抵触。

3.如何界定档案开放与保密的关系。

档案的保密与开放利用是档案双重性的一个重要体现，也是同一个事物的两个方面，既相互矛盾同时也相互联系。政府部门在不同的时间、不同的领域范围形成了许多不同的档案文件，其形成渠道、表现方式、内容、服务对象各不相同，档案的密级层次也各不相同。面对复杂的档案保密范围以及多层次的政府信息公开需求，如果不能做好档案的保密工作，国家信息安全有可能受到威胁。同时，部分具有较高价值的档案却可能被束之高阁，不能及时有效地得到公开利用。切实构建一个合理和有效的档案管理模式，协调好档案开放与保密工作的关系，对有效开展政府信息公开工作十分重要。

二、面对政府信息公开的大环境，档案部门的应对措施

1.适应政府信息公开环境，立法部门应顺应潮流，及时修订相关的档案法规。

《档案法》自颁布实施以来，对推动我国档案事业法制化进程、保障档案事业全面发展发挥了重要的作用。但随着时代的发展、社会的进步，特别是《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施，《档案法》明显落后于经济社会发展的变化，日益表现出一些缺陷。要理顺档案与政府信息、档案管理与政府信息公开的相互关系，做好档案管理与政府信息公开的法律规范制度衔接，实现档案工作与政府信息公开的和谐互动；同时，正确处理好档案开放与保密的关系，有效地维护国家秘密、商业秘密和个人隐私，保护知识产权，维护社会稳定；档案行政机关和各级专业主管机关应积极配合开展《档案法》等法律规范的修改制定，尽快构建档案工作与政府信息公开互进和谐的档案法律规范体系。

2.适应政府信息公开大环境，档案工作部门应从源头做到档案文件收集齐全，及时整理归档。

政府部门在行使政府职能的活动中形成了大量文件，这些文件在运行周期结束后，如果不及时加以收集，或者收集不齐全，就可能导致日后查询不到这部分信息；此外，如果大量文件长期积压在各业务部门，很容易造成丢失，导致日后这部分信息的缺失。因此，档案管理部门应当担负起责任，根据档案管理的有关规定和规范，对政府文件形成部门进行有效的业务指导，保证政府文件收集齐全，并及时整理归档。对已列为政府公开信息的文件，为避免整理归档后又被重新打入档案封闭管理期，可以在形成单位直接划归为开放档案，确保文件在转化为档案时的有效接轨。做好了上述工作，档案管理工作才能得到进一步提高。

3.适应政府信息公开环境，档案部门应更新观念，改革传统立卷归档方式，推动文件级归档，加快档案信息化、数字化步伐。

随着政府信息公开工作的不断深入，加快档案开放力度已变得势在必行。对于已移交进档案馆的档案，因历史等原因无法做到文件级归档的，应加快档案数字化步伐，逐步实现文件级检索。这样既方便鉴定审核，又方便利用。对一份档案或一份文件，把不能开放的部分做相应的处理，做到剩下的内容可以提供查阅，最大限度地开放已到期档案，实现档案安全、高效、合理的利用。

三、结语

伴随着政府信息公开工作的不断深入，社会加速转型中的档案工作环境正在发生重大转变。政府信息公开工作离不开档案管理工作，政府信息公开对档案部门而言机遇与挑战并存，档案工作必须适应政府信息公开的大环境。

参考文献

[1]匡定发罗培论政府信息公开环境工作改革创新[J].档案学研究，2009，（2)。

[2]唐思慧电子政务建设中的信息公平保障研究[J].档案学通讯，2008，（95)。