水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存

水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存

何松懋

库车县水利局库车县渔政管理站842000

摘要：随着社会经济的发展，我国的水利工程建设越来越多，在水利工程中纸质化档案与电子化档案彼此交融共存。我们应提升配套管理水平，加快档案资源的开发与利用，从根本上加快水利工程档案信息化进程，推动水利工程档案管理的健康发展。

关键词：水利工程档案；纸质化；电子化；交融共存

引言

水利工程面临更高的施工标准和要求，尤其是在信息技术的影响下，电子档案发展迅速，使纸质档案与电子档案处于共存的状态。因此，面对新时期档案管理的要求，要在继承传统档案优势的同时，大胆创新，强化纸质档案与电子档案的积极融合，形成高效与合理的档案管理模式，为水利工程建设提供完善、准确的信息支持。

1水利工程档案纸质化与电子化管理模式的优势分析

1.1纸质化档案发挥了对信息存储与传播的媒介功能

1.1.1纸质化档案原始价值突出，更具现实意义

对于纸质档案资料而言，其突出特征是直观性较强，能够进行信息的直接获取，信息与载体统一存在，不可分割。同时，物理与逻辑结构具有一致性，对维护档案资源的真实与原始性意义重大。水利工程档案的形成、发展与利用贯穿于整个工程建设的始终，同时，经过专业实践，在反复修改与完善的过程中形成的第一手原始资料，与电子档案相比较，更具行业存储价值，彰显针对性，现实价值突出，具有显著的考证意义。

1.1.2纸质化尽显档案的真实性、历史性与客观性

水利工程档案主要源于水利工程建设文件，很多是直接转化而成。正是由于这种行业的特殊性，使得水利工程档案拥有浓厚的历史痕迹与自然性，代表了历史的真实性与客观性，很难被更改或者伪造，这是电子档案难以与之相比的。

1.2电子化是推动档案事业发展的强大动力

1.2.1电子化档案管理模式彰显立体化的特征

随着水利工程建设项目规模的扩大，水利工程档案范围得到拓展，相关单位对档案资源提出了更高的要求，在收集、提取利用方面标准更高，借助电子文件模式能够节省成本，并有利于妥善保管。同时，档案资源安全性提升，可有效避免档案遗失与无故变更的现象。

1.2.2电子化档案更显水利档案的专业性

对于水利工程档案而言强化对工程建设全过程的反映，实现对水利建设规划、设计、施工、管理、运行以及工程竣工维护、评估的有效反馈，资料极具庞大性与复杂性。应用电子化档案能够从多方面与多角度进行信息的查询与使用，强化服务的一体化与立体化，信息传递、存储与利用更具精准性与完整性。

2水利工程档案纸质化与电子化档案管理模式的缺陷分析

2.1纸质化档案管理方式的不足

2.1.1对于纸质化的档案资源而言，需要较为繁琐的管理程序进行管理

鉴于水利工程的系统性，需要借助繁琐的程序进行工程档案的归档和管理，同时投入大量人力资源。

2.1.2纸质化的档案在保存方面难度较大

纸质档案如果需要进行长时间的保存，那么极易发生破损、字迹模糊等现象，一旦经过多次、频繁的借阅与使用，档案原始资料也容易丢失，直接影响档案资料的使用周期，不利于维护自身的完整性与准确性。

2.1.3纸质化档案信息收集与获取效率不高

对于水利工程档案而言，其应用领域主要体现在水利工程的建设与管理上。因此，档案规模较大，在纸质档案模式应用下，需要较大的空间支持，加之手工查阅方式速度较慢，人员使用受到限制，很容易受到时空条件的制约，对水利工程档案利用范围与效率产生阻碍，影响信息资源自身价值的发挥，对水利工程事业发展产生不良影响。

2.2电子化档案的弊病

2.2.1电子化档案推广过程中缺乏强有力的运行环境

目前，档案软件的通用性有待增强，但不同机构与部门的档案信息网络处于各自独立的状态，尚未构建系统性的网络平台，很难满足新时期档案资源共享性的要求。

2.2.2档案自动化缺乏普遍性的统一标准

档案业务在发展过程中由于受到历史等因素的影响，自身缺乏扎实的基础，尤其是案卷质量不高，软件很难实现较高水平的移植使用，档案自动化管理缺乏统一、科学与全面的标准。

2.2.3电子档案载体要求较高，一旦存储环境不佳，很难维护档案的完整

对电子文件而言，其功能的实现离不开相应的载体，如磁盘、光盘等。而这种载体具有一定的使用寿命。同时，外界环境中的温湿度、磁场、光线等因素对其也有一定的影响，需要较高要求的防范措施，尤其是对水利工程档案而言，图像与影像资料较多，一旦保存不利，很难维护信息的安全性与完善性。

3如何促进水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存

立足新的发展时期，纸质化与电子化档案模式处于共存的状态，各自具有不可替代的作用，从社会发展角度而言，电子化具有替代纸质化的趋势，但从全局出发，这一发展方向仍受到诸多因素的影响，具有相当长的路要走，也就是说，在未来相当长一段时间内，二者将处于共同存在的发展状态。为此，要借助先进的现代信息技术与设备，进行合理、有效地开发利用，强化二者的配套管理，最终实现交融共存。

3.1推动“纸质化”与“电子化”的一体化

水利档案管理部门要做好“纸质化”与“电子化”档案的超前收集管理，合理设计水利工程档案收集工作的各个环节的流程衔接、文件材料的控制，做好文件材料、图纸、计算书等“纸质”材料的电子扫描处理，对与管理软件数据不能兼容的“电子”文件进行数据转换，实现“纸质化”与“电子化”双套制和双轨制并行，步调一致地将其所载信息传播给所需单位，和谐地实现信息资源共享。

3.2有效发挥纸质与电子档案各自优势，强化互补作用的实现

对于新时期水利工程档案管理工作，要紧跟时代发展，坚持与时俱进，立足方法、模式、技术等多层面进行管理，制定科学有效的纸质与电子文件管理制度。要在发挥电子档案长久性与真实性特征的同时，有效发挥纸质档案的自身优势，实现二者有力的优势互补，推动水利工程档案的稳步发展。

结语

综上，基于新的发展阶段，水利工程档案管理要坚持与时俱进，积极创新，加快档案信息化建设，有效发挥电子档案中的优势。同时，要正视纸质档案的现实价值，强化纸质化与电子化的有力融合与统一，制定科学有效的档案管理模式与方法，全面提升水利工程档案管理工作的先进性与高效性，为水利工程档案管理工作奠定坚实基础，加快档案的开发与利用，为水利工程发展提供更加全面和完整的信息支持。

参考文献：

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