践行输电工程项目档案管理王瑞

践行输电工程项目档案管理王瑞

王瑞黄鹏陈晓岚宛丽娟陈宇

国网安徽省电力有限公司阜阳市城郊供电公司安徽阜阳236000

摘要：践行输电工程档案管理，提出应对输电档案管理机遇与挑战的方法；说明输电工程档案管理的组卷原则，分析档案管理理论在实践中的发展及演绎过程，论述输电工程档案管理的正确思路与具体措施，针对输电档案管理的“双重性”，指出输电档案管理者应坚持实时构成，事前控制、事中控制、事后把关验收的程序，同时构建测评体系，为输电档案管理和电力工程项目的质量保驾护航。

关键词：输电工程；项目；档案管理

前言

如何促进输电工程档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”、由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。

一、新形势下工程项目档案涵义

工程项目档案是指经过鉴定、整理并归档的建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。工程项目档案是建设工程项目的原始记录，无论是对于设计单位、建设单位还是施工单位等，都是重要的原始凭证和信息资源，对于整个社会来说，也是一种潜在的生产力。“工程项目档案”与“工程档案”、“项目档案”不完全相同，而是引入了现代项目管理思路和方法，从意识上、行动上，将工程项目的档案管理纳入项目建设的全过程，实现真正意义上的全过程控制。随着我国经济社会的不断发展，各种建设工程层出不穷、规模日益壮大，工程档案的普遍特点，例如成套性、同步性、现实性、可修改性等不再赘述；新时期，工程项目档案的管理出现了许多新特点[1]。

二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求。

输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题。

三、输电工程项目档案管理的措施

（一）建立档案管理网络

所谓工程档案管理网络，即在形成档案的各有关部门配备档案管理员，实行管理单位档案领导人责任制，项目内设兼职文书档案员，明确管理单位与兼职档案员职责范围，项目科技文件材料形成单位之间相互沟通、相互联系的档案管理网络，确保档案工作顺利有效开展，同时也能够起到上传下达的作用，实现工程项目档案的超前控制。

（二）加强信息化建设中保密安全应对措施

严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁涉密计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。

（三）严把竣工验收关，运用行政手段超前控制

输电工程的竣工验收是上级对投资效果的全面检查验收，它不仅是对工程实体的验收，同时也是对工程档案的验收。由于输电工程建设规模大、施工周期长，单位工程多，往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备[1]。因此，整体工程竣工验收和单位工程竣工验收只能分批和分期进行。只有严把单位工程竣工档案的验收关，才能确保整个工程验收的顺利通过。单位工程竣工档案的验收是档案部门工作重点，而单位工程的预验收，又是超前控制的重中之重。单位工程预验收，档案人员督查的输电工程之一是隐蔽工程。前面已提过，检查隐蔽工程验收记录签字盖章是否齐全是重点。另外是检查设计变更是否在图纸上标明，如有变更需在竣工图标志章变更一栏注明变更几处，不能笼统写“有变更”字样。再次检查各单位工程竣工图是否齐全，有没有总图，只要有一个单位的文件材料达不到要求，档案部门就有权否决单位工程竣工验收。只有在单位工程竣工档案验收时严格把关，超前控制，才能为整个工程竣工档案验收打下坚实基础。

（四）加强人力资源管理

首先，优化配置有限的人力资源。一个企业专职的档案管理人员数量非常有限，但是在同一时间不仅仅只有一个工程项目的档案需要专职人员进行管理，因此，要优化配置档案管理人员，综合考虑人员的素质特征与工程项目档案管理的实际需要，既充分发挥个人才能，又要确保管理的效率和效益。其次，完善工程项目档案管理人员培训制度[2]。工程项目档案管理是一项综合性的工作，既要对档案管理人员进行工程管理基础知识的培训，又要进行档案管理技能的提升。可以采用定期培训、阶段性培训的方式，培养符合本企业管理特点的专业复合型人才；也可以采取专题培训，迅速提升档案管理人员针对某一工程项目的档案管理专业技能。再次，建立合理的工程项目档案工作的绩效激励机制。针对工程项目档案工作人员工作的特殊性，绩效考核无法直接采用量化的指标，但可以使评价主体多元化，例如运用360度考评法，提高考核客观准确性；拓宽档案工作人员职业生涯的发展路径等。

（五）科学分类组卷、排列，为日后有效利用提供保障

输电工程档案从项目立项到工程竣工，会产生大量的文字材料，如何科学地对它们进行分类组卷及排列，关系到档案日后能否快速有效的利用。一般情况下，根据资料内容先制定一个初步分类方案，然后再进行分类组卷。防洪基本建设工程档案资料的形成是随着工程建设各个程序逐渐形成的，其工作程序一般分为:编制项目建议书、可行性研究报告、设计任务书、初步设计、技术设计、施工图设计、施工、竣工验收等阶段。卷内文件材料的排列顺序应文字在前、图纸在后;各种文字材料排列是印本在前、定稿在后;申请文件在前、审批文件在后。

（六）明确主体，落实责任

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中指出：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理”、“项目建设单位负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制竣工文件和整理项目文件”、“全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织”。建设单位作为工程项目的法人主体，对整个工程项目具有组织和协调的责任，当然，也处于工程项目档案管理的组织核心。

总结

总之，加快档案信息化建设的步伐，是提高电力工程水平的重大举措，在改善电力状况，发展经济方面发挥着重要的作用。

参考文献

[1]潘运方,黄坚.档案内在质量与工程质量安全事故的关系及启示[J].广东水利水电,2018(07):107-111.

[2]曾中原.新时期工程建设项目档案数据采集与存储对策研究[J].城建档案,2017(06):88-89.