人事信息管理系统在人事档案查询中的应用

人事信息管理系统在人事档案查询中的应用

高亮

哈尔滨住房建设发展集团有限责任公司

人事档案工作内容比较多，其中档案资料的收集、整理和存档需要消耗管理人员大量的时间和精力，而且档案资料的查询和应用也比较繁琐，影响工作效率。应用信息技术建立人事信息管理系统，将所有人事档案资料录入到该系统中，可以简化人事档案工作流程，提高了档案管理工作效率。在进行档案信息查询时可以直接进行内容搜索，为工作人员的应用提供了便利，具有较高的应用价值。

一、人事信息管理系统构建的必要性

1、提了人事管理工作服务质量

人事管理工作在开展过程中，需要对企业中不同的岗位工作人员的实际情况进行调查和掌握，如果使用传统的查询方式，需要花费大量的时间，整体的工作效率无法保证。而人事信息系统的构建和应用，可以将工作人员的全面情况在系统中查询出来，方便各项工作的开开展。而且，相关政策法规也可以在系统中进行宣传，有利于提升服务水平。

2、保证人事档案资料的安全性

网络信息技术的应用为信息资料的收集提供了技术支撑，由于企业人事部门的特殊性，档案信息需要对外开放，这会在一定程度上影响档案资料的安全性。人事信息管理系统的构建可以通过相关口令进行资料的查询和应用，对各部门工作人员的权限进行明确，避免出现人事档案资料丢失或者被篡改的情况，可以保证人事档案资料的安全。

3、为企业领导提供有效的数据参考

人事信息管理系统的构建可以对人事资料的变动和企业内部工作人员的具体情况进行实时更新，领导人员通过人事信息管理系统提供的数据资料可以对内部开展有一个清晰认知，可以随时掌握人事动态，提高各项决策的有效性。

二、传统的人事档案查询方法

在以往的人事档案管理工作中，收集材料是第一步，查询材料编号是第二步，然后再按分类、裁剪、裱糊、打孔、装订等工序整理。我单位从成立之日起就建立了职工人事档案，分为工人、干部、离退休人员三大类，利用时依据被查询人身份和姓氏笔画逐一查找，费时又费力，工作效率很低。对于那些不掌握归档材料当事人身份的，就更麻烦了，在工人档案中找不到，再找干部档案，不仅浪费时间，而且很容易将重名重姓者归档材料错装或漏装。为避免此类事情发生，我们曾建立过多种查询目录，如按部门查询，但部门人员少的，查询还较为便捷；部门人员多的，就如同大海捞针，事倍功半。

三、人事信息管理系统功能模块构成

目前采用的人事信息管理软件系统包含编目管理、查询统计、系统设置、数据管理4大功能模块，分别实现对档案信息的输入、查询、浏览、调整、打印以及对整个档案系统的管理工作。其中编目管理分为档案录入、人事档案、案卷调整、生成目录4个功能子模块，分别实现对各种类别的档案或各类人事档案案卷、卷内文件的录入、查询、调整、批量生成目录和打印报表的功能；查询统计分为档案查询和分类统计两大部分，档案查询系统中以档案分类法和人事分类法两种方式为使用者组织档案查询，使用者可根据需要选择其中一种方式查询浏览数据；系统设置主要实现对系统用户的管理、原文存储的ftp设置和原文数据、实体、著录的编排功能。在系统中，用户可以通过系统设置模块对单位的内部系统参数进行设置。设置内容分为用户管理、数据字典、实体分类、录入格式、原文存储等子模块；数据管理主要实现数据的导入、导出以及光盘发布、光盘导入的功能。

四、人事信息管理系统的应用效果

1、查询效率得到了显著提升

以往建立的人事信息管理系统在应用时不能满足多方面需求，功能性较差，无法将其应用到人事档案管理工作中。将人事管理软件应用到人事档案管理中，方便了信息资料的查询，不用浪费较多时间来进行资料的查找，工作效率得到了显著提升。

人事信息管理系统在构建时，沿用了以往系统中的优点，根据员工的具体工作情况进行编号，人事档案资料在保存时也会与员工的编号对应，这就给人事档案查询工作提供了便利，同时也避免了误差的产生。许多企业中工作人员还会出现重名的情况，传统的人事档案管理工作需要对每个人员档案资料进行仔细核对，否则容易出现信息资料错装的情况。而应用人事信息管理系统进行资料查询时，姓名重复人员的档案会共同调出，通过对人员的基础信息进行区分，可以避免信息出错的情况，为资料查询提供了有效途径。

2、查询速度显著提升

传统的人事档案主要采用人工作业的方式，在查询人事档案资料时，需要明确资料所属级别，不同岗位人事档案信息所属的范围不同，存放的位置也有所不同。在实际查询时不能确定材料主人的相关信息，这就在一定程度上增加了查询的难度。将人事信息管理系统应用到人事档案部门，可以直接将资料主人的姓名在系统中进行搜索，简化了以往的查询工作流程，查询速度得到了显著提升。另外，对于企业中层或高层管理人员的人事档案资料，可以设计特殊的查询命令，根据查询需要将所有管理人员的信息查找出来，方便后续工作的开展，整体查询速度与以往相比优势较为明显。

3、档案资料核对方便

人事档案资料的核对工作属于一项细心工作，工作人员需要相互配合，对企业人事档案资料进行核对。以往应用的纸质档案进行记录，加大了核对的难度。人事信息管理系统的应用可以将企业内所有员工的信息资料统计在一起，通过图表的形式展现出来，这样可以方便档案资料的核对，优化了传统的核对方式，减轻工作人员的工作压力。信息管理系统中的相关数据会根据企业的发展情况进行更新，与企业人事管理始终保持一致。在实际进行档案资料查询时，可以按照查询目标进行直接查找，对人事档案管理水平的提升有着积极影响。

参考文献：

[1]汪海英.人事档案信息化管理系统构建实践[J].浙江档案,2016(3):61-61.

[2]费立军.论信息技术在人事档案管理中应用经验谈[J].经贸实践,2017(17).

[3]陈希,张丽.人力资源信息系统在人事档案管理中的应用[J].农家参谋,2018(2):229.