解读如何加强企业档案数字化建设

解读如何加强企业档案数字化建设

张艳华

中国铁路乌鲁木齐局集团有限公司库尔勒电务段新疆库尔勒841000

摘要：目前，我国社会经济水平不断提高，随着企业扩大发展，档案管理工作所面临的压力也越来越大。应用数字化、信息化技术转变传统企业档案管理的不足是当前的一个重要话题。下面文章对企业档案管理数字化建设的意义和途径展开探讨。

关键词：企业档案；数字化；档案建设；档案管理

引言

当前档案工作非常重视企业档案数字化建设,档案数字化建设指的就是将纸质档案的传统档案形式转变为数字信息,然后利用计算机妥善保存起来,当要对档案进行管理的时候就可以通过操作计算机来完成。这种数字化的档案还可以实现档案资源的共享,从而为提升企业的管理水平和各项改革发展打好基础。

1档案数字化管理相关概述

1.1档案数字化管理在企业管理中的意义

数字存档是现代企业信息管理的主要内容和操作方法,而且档案的完整性和使用价值实际上是企业治理效果的缩影。对于企业的管理效果,首先是它减少占用空间、节省存储成本、减少企业的运营成本、有效避免传统文件管理中的数据重复、浪费劳动力等问题。然后,在建成的数字信息化档案里可以快速地调集出企业所需的信息资源,帮助企业员工可以充分便捷地完成工作任务与提高工作效率,充分发回来网络信息化时代的优势。由于企业的地域分散和运营的复杂性,所以导致企业文件的数字化存在许多问题,如管理同一问题的处理方式的存在不同标准的问题。而且一般企业所实行的档案数字化建设只强调数量,处理信息的能力效率低、质量差,而且难以分享与很难考察确认信息的真实性,使得建设数字化企业档案没有发挥应有的效果。最后,数字文件设计最大化资源共享。企业文档信息可以由多个用户通过网络通讯渠道直接下载,这改善了文件信息的使用便捷性,并充分公开了文件信息的价值,这在一定程度上为提高企业的经济利润和管理效率上有重大意义和作用。

1.2电子档案的归档存在的问题

随着科学技术的飞速发展,档案馆存储信息的载体也发生了变化,纸质档案一统天下的格局已被电子文件、数据库、云盘等高科技的档案载体所打破,在纸质文件形成的同时,也产生了大量的电子文件形成的档案信息。由于档案实体与信息的并存,档案馆在加强档案物质形态管理的同时,对档案信息的管理将同步进行,形成文档一体化的管理模式。当今很多人对电子档案和纸质档案有两个极端问题,一部分人认为有了电子文件就没有必要保存纸质文件,通过电脑上的检索、查询、利用远比传统查询快捷与便利,不重视文件的存储备份,不保留纸质文档,提倡无纸化办公;还有一部分人认为对所产生的电子文件打印、备份并且占用了巨大的物理空间来存放,认为没有必要保存电子档案,致使电子档案的优势不能得到好的发挥。

2企业档案数字化的优势

2.1有利于提升经济效益

档案数字化就是将传统的纸质档案和实物档案转变成可用计算机存储的形式,首先为企业节省了很多实体空间,其次减少了很多企业在用纸、印刷设备、相关人员、耗材等方面的支出,这样在管理上的成本就降低了很多,相对来讲经济效益就可以得到提升。

2.2档案数字化建设可以有效提升档案信息的时效性

在企业各项活动中,没有不利用档案的工作,也没有不产生档案的业务。但长期以来,企业档案工作只能“看堆守摊”受不到重视,很大的原因就是由于档案工作带来的效益是滞后的、隐性的。实施档案数字化建设,生成档案数据库,使档案部门可以及时挖掘企业各种需求,利用专门的档案管理系统进行档案编研,主动作为,提高档案信息的时效性,使企业切实体会到加强档案管理带来的益处,体会到档案资料的重要性。

3企业档案数字化建设的关键措施

3.1完善档案数字化建设的标准和制度

企业进行档案数字化建设的是为了更好地利用档案共享资源,让企业管理档案的水平得到提升,满足企业各项发展的需求。而要想真正推进档案数字化建设,必须对数字化建设的标准和制度进行编制完善。企业在档案数字化建设过程中,应为其建立一套完整管理体制,并为企业各部门及档案管理部门划定明确职责。同时企业还要编制完善档案数字化建设有关的规章制度,以制度来推进档案的数字化管理。另外要符合相关的技术标准和管理规范,从而强化数字化档案管理的规范性,也使企业档案数字化建设可以更好的发展。

3.2开展质量检查工作

开展质量检查工作,有效监控,确保档案数字化工作的质量。企业文件的数字化应该重点关注对企业档案数据的全面质量检查和对完成情况的监督验收工作。在数字化之前要明确数字信息化文件的个数与所需文件的储存情况。因为要数字化的原始文件必须是一个完整,排序良好的文件,并且文件清晰明了,对于那些具有严重的损坏、无序和写作不清晰的原始文件应该预先固定和组织其处理的先后顺序,然后要做的是检查和控制数字化数据质量和图像质量。扫描图像的图像格式顺序应按原始纸质文件的顺序放置和排列,尽量保持文件的原始外观,保证图片清晰无失真、不丢失或增加信息量,确保无需二次扫描。

3.3制定统一的档案数字化处理标准和规范

由于不同企业档案数字化建设所采用的方式方法不尽相同,因此在企业档案数字化建设中,标准体系的确立就显得尤为重要,它是档案数字化建设高质量的坚实基础。在通用标准规范的基础上,还要根据企业档案管理的特点,制定相关细则。如:设备软件的选择调试、人员的培训、场地环境的要求等。数字化过程的具体步骤包括根据原文类型选择黑白、灰色或彩色的数字化扫描方式,选择适合的图像分辨率,设定色彩位数及其扫描亮度等;图像处理包括图像区域的选定、图面清理修补、锐化处理及色彩调整;每个时期档案档号的规定、各种档案目录录入数据库结构的确定、录入前档案整理(前处理)规则、各环节管理制度等,都要求尽量做到有条不紊。

3.4建立妥善的技术保障

信息化档案管理工作对于工作人员的软硬件技术水平都有一定要求，企业应当鼓励档案部门的技术人员积极开展难题攻关，提高自主知识产权的利用效率和新技术的研发效率。此外，企业还可以和其他单位通过合作开发的形式提高对档案信息化建设的技术研究。针对信息化档案管理工作所需的软硬件操作技术，企业应当制定相关的技术标准，确保企业内部对档案数据的使用切实的促进企业生产经营效益。现代企业档案管理工作者不仅需要做好档案管理软件的安全建设，在保护信息不被盗取的同时应当形成具体的技术标准，确保信息化档案管理工作有切实的技术保障提供给新人。

3.5加强对数字化工作的领导

应将纸质档案数字化纳入各单位整体信息化规划，列为档案工作的一项重要内容，保证对数字化工作必要的人力、物力、财力投入，及时研究解决工作推进过程中遇到的重大困难和问题，确保这项工作能够顺利进行。另外，在纸质档案数字化工作中，所有人员应按照相关的工作准则来工作，并做好核查验收，确保各环节都能达到质量要求，确保数字档案与原件的对应和档案数据的齐全完整。

结语

数字化建设企业文件的实施可以显著提高企业文件管理的效率,同时使企业在资源分配和业务运营方面更加合理和不间断。在信息一体化的大环境下,企业由于运营需要,不断提高档案的使用率,使企业档案进入有序,规范的管理模式,加快企业档案的数字化,是企业发展,构建良好经济增长体系的先决条件之一。

参考文献

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[2]张楠.企业档案信息化管理方法研究[J].中国民族博览,2018(06):253-254.

[3]关华.对企业档案数字化建设的分析和思考[J].办公室业务,2018,(8):179.