档案信息化管理

档案信息化管理

于林涛

伊春市科学技术情报研究所黑龙江伊春153000

摘要：本文通过对档案信息化技术的相关内容进行简要的介绍，讨论了档案管理信息的发展趋势，以供参考。

关键词：档案管理；信息化；研究

1档案信息化概述

当前，人类社会已经步入到了一个信息化时代，电子技术、计算机技术、信息技术等应用的十分的广泛，这也为社会经济的发展打下了扎实的基础。目前信息化技术已经被人们应用到各个行业当中，尤其是在档案管理工作中应用的更加广泛。近年来，信息技术已经被人们广泛的应用在各个行业当中，这不仅有效的促进了社会经济的发展，还提高了人们的工作效率。其中档案作为人类社会发展过程中重要的组成部分，对其进行相应的控制管理，可以让人们对相关的生产、工作的信息资料进行掌握，从而有利于人类社会的发展。目前，人们也已经将信息技术应用到档案管理工作当中，进而使其档案管理工作的质量和效率得到了进一步的提高。

1.1档案

所谓的档案是指我国机关、社会组织以及企业法人在政治、经济、军事以及宗教活动中，所直接形成有保存价值的信息资料。可见档案的本质就是在社会发展过程中，人们对有保存价值的信息资料的控制管理。在社会发展的过程中，人们也可以通过对档案的记录、研究、分析，来对其档案信息资源进行相应的管理。而且由于档案和社会发展有着密切的关系，因此这也为社会的可持续发展提供了前提条件。

1.2档案信息化分析

如今随着科学技术的不断发展，档案管理工作也已经成为社会发展中重要的组成部分。然而由于传统的档案管理方法大多数都是采用人工管理的手段，来对档案信息资料进行管理，因此导致其档案管理效率过大，工作质量较差。并且因为在我国档案管理发展的过程中，人们对档案管理相关的内容不够了解，没有健全的档案管理制度，所以使得档案管理不科学的现象逐渐增多，使其档案管理工作在实际应用的过程中存在着较多的质量缺陷，进而影响了整个社会经济的发展。为此，我们就将信息技术应用到档案管理工作当中，使其档案管理工程的安全性、效率以及质量都得到明显的提高。

1.3档案信息化概念

所谓的档案信息化是指在档案管理的过程中，相关技术人员将计算机技术、网络信息技术等先进的科学手段应用到档案资源管理当中，以确保档案管理工作的效率和质量符合当前社会档案管理的需求。此外，档案信息化技术在实际应用的过程中，也可以采用相应的科学技术和管理理论，对相关的档案信息进行收集、整理、保存以及利用。

1.4档案信息化管理的作用

将传统的档案人工管理发展转变为档案信息化，是当前档案管理发展过程中的必然结构，这不仅有效的提高了档案工作的效率和质量，还对档案信息资料有着一定的安全保护作用，从而实现了档案信息资料的信息化、数字化以及网络化的管理，其中它的作用主要表现在以下几个方面：

1.4.1文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

1.4.2归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

1.4.3档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。

2档案信息化应遵循以下三个原则

目前在我国社会经济发展的过程中，档案管理工作在其中有着十分重要的作用，它对企业重要的档案信息进行了相关的控制管理。但是随着档案信息量的不断增大，传统的档案管理工作也无法满足企业单位档案管理的需求。因此为了提高档案管理的工作效率和质量，增强档案信息的安全管理工作，我们就对其档案管理的方法进行适当的改进和完善，并且将信息化技术应用到其中，从而使其档案管理信息化技术得到了有效的发展。

2.1规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。

2.2安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

2.3效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

3档案信息化发展趋势

3.1趋势分析

信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下，档案工作的载体对象发生了变化，使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。

信息化催生了新的档案业务工作模式。在信息化环境中，电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战，以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求，档案管理工作必须随之变化和调整，由此形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动，都体现出强烈的信息化特点。

3.2档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善

信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

档案信息化建设措施在当前信息管理过程中是主要的管理方式和控制手段。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化技术建设的过程中结合当前社会技术发展措施进行综合处理与应用是当前档案信息化建设的关键，更是提高其管理中的主要方式。

4结束语

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。

参考文献：

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[2]崔穗旭.档案信息化建设进程中应注意的几个问题[J].广东档案，2013，（01）.

[3]许媚.学校档案管理信息化建设的思考[J].广东档案，2012，（06）.

[4]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理[J].经济与社会发展，2013，（08）.