谈科研档案工作信息化建设

谈科研档案工作信息化建设

林萍

广西建筑科学研究设计院

摘要：随着科学技术的不断进步和发展，人们已经逐渐进入到信息化时代，各种计算机技术也如雨后春笋般的涌入我们的生活和工作中去。科研档案是我们科学研究中的一个重要的环节，在以往的过程中，使用传统的存储方式不仅容易出现档案丢失或者受损的情况，还在很大程度上加大了人力物力的投入。本文就通过实例对科研档案的发展主要是针对信息化工作的建设进行探讨和研究，来对当今的工作提出一点意见，希望能对广大读者有所帮助。

关键词：科研档案；信息化；建设

前言

在党的多次会议上，我国各级领导人不断指出“以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现国民经济的跨越式发展”。档案工作的好坏可以在一定程度上可以评判一项技术的或项目的优劣。为了应征我国国家信息化发展总局的要求，大力发展信息化档案技术，我国很多省份或市都已经着手或者已经发展一段时间的信息化档案技术，很多高校更是将信息化档案技术作为授课以及研究课题等，并专门开设了专门的专业，由此可见档案技术的发展已经成为我们不容忽视的一个方面。

1科研档案工作单位的工作特点

1.1工作的严谨和内部性

因为档案的编程是为了研究所自身内部的使用，所以编程所针对的对象往往都是研究所本身的人员和资料。因此，这种档案的信息化管理只是针对了企业内部自身的情况，使用于研究院的人员和项目的档案信息管理，所以这种程序都是研究院内部处理的，与其他机关和学院等所出版和汇编的有很大差别。

1.2档案开发的多样性

目前，各个研究院的发展突飞猛进，会不定期的进行创新和改革，这就需要了编程同时进行改进和创新，并且由于工作性质的原因，研究院接触的内容较多，品种较为复杂，分为文书档案、科技档案、专门档案的编研。这些档案的处理方式需要不用的放大，一次，两次甚至多次文献的都有所存在，这些都是需要掌握，所以档案的开发有着很大的多样性，需要我们研究院在实际中掌握好。

1.3研究院档案信息化水平不够高

研究院主要是进行科技研究的，因此很多的研究院对于这方面的技术尚处于不成熟的阶段，有很多的问题在实践中都暴漏了出来，这些研究院只能通过内部的人员自己解决，然而毕竟这些人员的技术水平有限，很多时候都是照葫芦画瓢，缺乏适用性，以及科学严谨性。例如河南某研究院，就是因为没有自己的创新系统，一味的照抄照搬，结果导致系统无法正常的运行，给研究院的档案记录工作带来了很大程度上的麻烦，

2当今档案信息化建设的问题所在

很多的科研院在很早就意识到了档案信息化发展的问题，并且及时的进行了档案工作信息化的研究，所以当今的大部分科研院所已经使用计算机进行档案的录入保存和查看等，使得研究院的档案成为“案卷级管理”为“文件级管理”，并且这其中还包括一部分的OA系统，在档案信息化不断发展的过程中，这些系统虽然也在不断的进行更新和换代，但是仍然滞后于全国建设的整体水平，并且由于没有明确的规范和制度，所以这些水平游有着很明显的差异，可能同样的一份档案数据，每个研究院的处理方式和规章都不同，经常出现的情况是省级，部级的科研单位的水平比民办的或者其他级别较低的研究院差别显著，虽然后者配备了数据库等基本档案工作的软解编程，然而在实际应用中就出现显著的差异，很多情况下，只能使用单机搜索，或者仅限于局域网的检索，一旦需要进行联网传输不能及时准确的将档案资料传送出去，甚至有些单位的程序存在漏洞，容易被不法分子盗取资料，不能够保证档案资料的安全可靠性。从总体上来看，科研单位主要存在以下需要改进和创新的方面：第一：科研机构的档案管理系统尚处于不成熟的阶段，其技术水平和安全性能还有待提高，他的档案管理技术和机关，银行，等一些地方还存在着很大的差距，需要进行不断的完善和改进。第二：管理档案的技术人员创新意识差。很多地方的档案管理的技术还有这很大的差异，但是研究院的管理档案人员的创新意识比较薄弱，思想不能紧跟着时代的潮流，不能满足当今发展的需要，对于很多技术上可以改进的地方没有较强的进去意识，得过且过。第三：档案信息化建设的人力物力短缺。档案建设是一个技术活，需要的不仅仅是先进技术的支持，还有高科技器材和高水平人才。第四：行业规范性比较薄弱。在信息化档案工作的建设中，各个科研院所的标准参差不齐，没有一个明确的规定和范畴，这也是我们需要改进和注意的地方，统一行业规范，做到有据可依。

3加强科研档案工作建设的方法方针

在进行科研档案的工作建设中，需要考虑到很多方面的问题，也有很多原则需要我们去好好把握。首先，是我们的全局意识。档案信息化的建设需要考虑到问题有很多，由于是为了整个研究院所服务的，因此需要将各方面的信息都顾及到。其次，标准化的规范条件。各个研究院之间或者国家相关部门等制定的规范制度，是各个研究院之间建立档案信息化建设的施行的标准，各个研究院之间应该做到资源共享。在者说来，经济型的可行性也是我们需要考虑的一个方面，我们在进行建设的工程中，要遵循低投入，高质量，高科技的原则，在技术可行性的前提下，做到经济最节约化。最后，要强调的是安全可行性，在档案系统完成之后，一定要确保不出现安全问题，要防止信息被不法分子所盗用，危害研究院的利益。

3.1加强档案信息化的基础建设

在进行档案信息化建设的工程中，一定要做好基础的硬件措施，档案信息化只有依托在强大硬件基础上，才能发挥最大的作用。另外一定要做到资源的共享，保证信息的及时沟通，这就需要建立在特殊的环境下，也就是保证数字网络的通信。这主要通过以下几个方面来建设：第一：研究院自身的局域网自动化处理，在局域网接收到信息后，可以自动完成信息的录入，处理，信息备份，分类等工作，在工作人员进行检查时可以提供智能化的信息检索和查询工作。第二：通过各个网站和网络连接来进行工作。通过各个网站所提供的服务，研究院可以在办公室内进行档案的各项工作，实现资源共享，通过其他网站的整理后，在返回带研究院的系统库中。研究院应该对这一研究项目设立专门的基金，保证档案信息的安全。最后，通过局域网和互联网的结合应用，使得办公者在办公室甚至其他私人地方也可以记性档案信息的管理和安全监督。这个是档案建设中比较严峻的问题，例如某北京的研究院，因为系统漏洞的，导致信息泄露，致使不法分子将信息倒卖，使得研究院的受到了巨大的损失。

3.2完善档案信息的监督工作，确保档案信息体制的健全。

当今的档案信息化建设还没有一个标准的同意规范，原先的档案制度已经不能满足我们对于当今社会发展的需求。因此，各个研究院应该根据自己的实际情况，注意吸取同类行业中比较先进的技术，制定完善的符合规范的档案储存制度，保证档案信息化工作的有效开展。另外，对于档案的信息的收集和处理，备份等工作也是我们需要注意的部分，在信息收集方面，主要的方式还是靠网络收集，少部分通过人工收集并输入程序。为了能够准确的收集信息，系统还应存在信息核对程序，保证信息的真实有效性。

4结语

为了保证档案信息化建设的安全可靠，各个研究院可以通过主要方面进行改进：第一：基础程序的建设。第二：完善信息的收集和处理。第三：建设功能齐全的信息库。第四：加强对于系统安全措施的监管和完善。

参考文献：

[1]刘迎春高校财务档案信息化管理研究[期刊论文]-沿海企业与科技2010（07）

[2]朱玉清外语高校科研档案管理的问题与对策[期刊论文]-兰台世界2009（14）

[3]朱征宇高校科研管理信息系统的设计与实现[期刊论文]-盐城工学院学报（自然科学版）2008（04）