如何做好企业人事档案管理的思考

如何做好企业人事档案管理的思考

钟汶妍

广州北江原水供应有限公司510800

摘要：当前企业的人事档案是人事管理中一项具有挑战性的工作，档案是一个人身份、学历、奖惩等方面的综合资料，在人力资源管理中与相应的薪酬福利、社会劳动保障、组织关系等密不可分，既是人生轨迹的体现也具有法律效力。过去各单位在管理人事档案时，需要在档案的统计、归纳、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及时间，而且由于档案数量庞杂，经常会在管理中出现档案遗失和损坏现象。当前大数据时代的背景下，利用信息科技对企业的人事档案进行管理已迫在眉睫，内部人力资源管理中科技含量越高，其管理的规范性和效用性也就越强，从而可以更好地推进整个行业的发展。鉴于此，本文对如何做好企业人事档案管理进行了分析，以供参考。

关键词：企业人事档案；管理；思考

引言

人事档案是在人事管理活动中产生的，以单位集中保存的历史记录，是人事组织等部门对人员考核管理中形成的档案，具有真实性，动态性等特点，是联系人才与市场的桥梁纽带。是单位管理人才的重要资料。随着市场经济的建立发展，传统的人事档案管理模式出现了许多新的问题，已不能适应企业改革发展的要求。根据人事制度改革与市场经济要求，研究单位人事档案管理中的问题，探讨改善人事档案管理的策略，有助于为企业加强人力资源管理提供参考。

1人事档案管理工作的重要性

提供真实可靠的信息与数据。对人事档案进行分析整理，是了解员工过往工作经验与工作经验的有效途径，同时能对员工的能力做出一个大致的评估，并简要分析员工的潜力。人事档案是人力资源管理工作获取有效信息与数据的重要方法，提高了人力资源管理工作的效率，优化其基本结构。以人事档案为基本参考，对员工进行工作上的安排，保证员工能够各尽其职，发挥员工所长，避免因信息与数据的缺失，致使员工的才能得不到有效的发挥，造成企业人才流失的严重问题。从这个角度来说，提高人事档案管理工作的水平，是发挥人力管理资源优势的基本方法。

精确预测人力资源需求。对人事档案进行合理而有效的分析管理，能够切实地对企业在经营发展过程之中的人才需求进行精确的把握，分析企业需要哪些人才，企业又缺少哪些人才，并以此作为基本的参考，制定一个可行的人力资源计划。从这个层面来说，企业对人事档案的有效分析，是获取有效信息与数据的基本方法，也是企业在发展之中招揽所需人才的必然需求。

2企业人事档案管理工作存在的问题

2.1信息化平台建设与推广不足

企业管理信息平台的建设需要一个逐步渗透的过程，需要逐步改变管理者的意识。传统的人力资源管理部门通过对行业现状的观察，对信息平台的建设缺乏直观的概念。这是由于老管理层对网络技术的应用认识不足，导致管理信息平台建设和推广不足，缺乏先进的信息管理技术的引进。此外，也有许多管理者缺乏对档案信息的正确理解。管理者过时的概念直接反映在他们的行为中。在人事档案管理中，按照传统的工作方法，编制目录，汇总归档。他们抵制使用计算机或网络技术，这在老年工人中很常见。

2.2管理人员缺乏专业技能

企业人事档案管理是一种内容丰富、工作量大、专业性强的工作。需要由专业人才完成。在数字信息技术快速发展的背景下，企业人事档案管理也进入了信息技术时代。对员工的要求也更高。要求文件管理人员不仅需要具备丰富的专业知识，丰富的管理经验，还需要使用相关的信息技术来管理人事档案。但实际上专业的高级人事档案管理人才非常稀缺。现有员工工作理念相对落后，管理技能不足。同时，从高级角度看现有人事档案管理制度无法从根本上提升企业人事档案管理水平。

2.3人事档案管理模式落后

市场经济的建立与人事体制的改革使传统的人事档案管理体制出现新的问题。目前我国企业人事档案管理模式存在严重的分散性，具体表现在人事档案多头管理，人事档管部与业务指导机构联系不紧密。档管人员较少参与行政管理部门组织的业务活动。对企业内部人员的流动情况掌握不够及时全面。市场经济体制的改革推进使政治体制做出相应改革，许多企业人难以保证必要的档管库房设施条件，导致人事档案材料发生损毁丢失等现象。分散的管理体制破坏了人事档案内容的有机联系，难以及时的为人事管理部门提供全面的档案信息。随着企业人事制度改革推行，企业普遍实行全员劳动合同制，使得企业员工身份界限逐渐淡化。员工档案应根据企业改革发展需要进行统一管理。传统的人事档案管理体系单一，人事档案未形成自身管理系统，目前企业人事档案管理普遍存在重政绩轻业绩的情况，使得很多人事档案中不能客观全面反映员工的全貌。

3做好企业人事档案管理的策略

3.1加快人事档案管理信息化建设进程

在新的发展阶段，信息化建设已成为人事档案管理的必然。因此，要把人事档案管理信息化建设落到实处，运用计算机等信息化设备，开展计算机操作培训，最大限度地发挥信息技术在档案管理支持中的作用，从根本上提高人事档案管理的效率和水平。人事档案管理。在基础设施建设方面，人事档案部门应得到足够的支持，配备本部门所需的基础硬件设施，引入综合办公系统，开发人事档案信息管理系统，并及时更新。随着信息化建设进程的加快，对人员素质提出了更高的要求。人事档案管理人员要立足本领，具有较强的计算机应用能力、网络操作能力和信息处理能力等。

3.2提高档案管理人员的专业素质

文件管理的效率直接受到文件管理器的专业质量的影响。为此，公司必须提高相关人员的专业资格。首先，企业可以通过定期培训和模拟练习提高档案管理人员的意识，并不断提高他们的业务水平，包括法律知识、计算机技能和管理技能。培训评级可确保文件管理员的有效性，培训可提升整个文件管理器的整体质量。对于档案管理部门公司应制定激励和惩罚机制，如工作不力的员工给予惩罚;工作积极的员工激励升职，鼓励相关人员提高人事档案管理效率。

3.3创新企业人事档案管理的方法和手段

为了实现企业人事档案信息资源共享，最大限度地发挥人事档案管理的实用价值，不断促进企业人才合理流动、合理配置及使用，以防用人失察、用人失当、用人失误等情况发生，改善企业人事管理部门工作繁琐、效率低下、不能为领导及时提供所需要的人力资源管理信息的现状，为科学选拔人才、建立良好的用人机制提供可行性的参考依据，创新企业人事档案管理方法和手段。应用计算机和互联网技术，安装先进的软硬件设备，通过数字化手段存储信息，建立企业人事档案数据库及微机检索系统，方便利用查询，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而广泛地在企业间实现人力资源共享，大大提高企业人事档案的利用效率和服务水平。

结束语

综上所述，人事档案管理工作在人力资源板块之中发挥着不可替代的作用，在知识经济占据主导的今天，必须以现代化的手段与措施，对人事档案管理工作予以改革创新，以此推动企业的进步与发展。

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