关于企业档案信息化建设的实践与思考

关于企业档案信息化建设的实践与思考

黄嘉颖

广州市建筑集团有限公司广东广州510030

摘要：在现代社会中，计算机与互联网的普及，让社会进入信息时代，信息化成为各行各业发展的主流趋势。对于现代企业来说，在传统生产、销售基础上，信息资源也成为其竞争力的重要影响因素，推进企业信息化建设十分重要。本文就围绕企业档案信息化建设展开探讨，分析其存在的问题，并提出相应对策，为企业健康发展提供帮助。

关键词：企业；档案信息化建设；问题；对策

随着社会步入数字时代，在社会各项活动中，一体化程度更为强烈，对信息化程度要求不断提高，企业要想不被社会淘汰，就必须跟上社会信息化发展的趋势。随着计算机、网络的迅速发展，企业档案管理工作的方式、对象都有了极大改变，面对这种变化，如何做好企业档案的信息化管理，成为企业需要解决的重要课题。

一、企业档案信息化建设的实践

在企业档案信息化建设的推进过程中，取得的建设成效有：首先，符合企业的数字档案管理系统，系统功能设计合理，运行可靠，档案管理效率、效果得到大幅度提升，初步实现档案数字化；其次，档案管理网络统一，档案管理将企业的各个部门、下级单位都纳入到统一管理体系中，形成统一的管理网络，实现了档案无缝衔接，解决了各自为政的弊端；三是档案管理模式改进，利用数字化、信息化手段，提高了档案的统计、整理以及检阅等效率，减轻人力负担，强化档案利用程度，提升档案管理水平[1]。

二、企业档案信息化建设存在的问题

在过去一段时期内，我国企业档案信息化建设取得了长足发展，但就整体来看，还存在着一些问题，具体主要表现在以下几方面：

（一）意识淡薄，缺少足够支持。企业档案信息化建设是一项长久、开创性工作，需要领导者有足够的认识，给予其足够的支持，但在绝大多数企业中，都没有认识到此点，档案信息建设的思想意识较为淡薄，给予的支持较为有限，档案信息化建设需要的数据库、硬件、软件等方面处于较低的水平，建设工作无法有效推进，严重阻碍企业档案信息化建设的发展[2]。

（二）制度存在缺陷，缺少统一标准规范。在档案信息化建设中，要想确保档案管理的准确、高效，需要完善管理制度作为保障，且所有的信息都必须遵循一定的标准与规范，但就实际情况来看，企业档案信息混乱、无序是较为常见的。在档案信息化方面，虽然国家出台了一些规范与制度，但整体来说，这些规范还是不足的，存在一些漏洞，加上实际执行力度问题，许多企业并没有真正按照规范要求进行档案数字化建设，而是按照自身想法随意建设，导致档案信息化建设受到影响。以企业使用的档案管理软件为例，其大多只能解决限定范围内的情况，在外部环境发生变化时，软件就无法再继续运用，只能被迫重新开发或补足软件功能，严重降低企业档案信息化建设的效率与水平。

（三）专业人才较为匮乏。档案信息化建设具有一定专业性，需要有兼具计算机、档案管理等专业知识的复合型人才，许多企业档案管理人员难以满足此要求，缺少专业人才，许多档案信息化建设工作无法有效开展，影响着了建设效率与水平。

（四）信息安全方面问题。虽然档案信息化建设具有众多优点，档案的电子化、数据化给其共享性、便捷性提供了基础，但与此同时也带来了许多安全隐患，做好安全保护十分重要。但在大多数企业中，对档案信息的安全重视不足，缺少完整、高端的防护体系，对病毒或黑客入侵等抵抗能力较低，容易造成档案信息的泄露、丢失，严重威胁着企业正常经营活动。

三、企业档案信息化建设的对策

（一）树立正确观念，加强技术支持。企业要想实现档案信息化建设，首先需要有相应的管理系统作为支撑，这就需要加大在技术方面的投入，开发满足企业档案信息化建设需求的系统，具体来说，应当做好的工作有：

第一，做好硬件、软件设施方面的建设。良好的硬件、软件设施是管理系统顺利运行的基本保障，硬件方面要根据企业实际情况、需求选择合理的服务器、网络设备与文件数字化设施；软件选择要遵循实用、通用、成熟、低成本等原则，选用具有可扩展性的应用系统，根据企业档案信息化管理的需求对管理流程、操作模块等进行自定义，实现企业档案信息收集、整理、存储和使用以及管理等各个环节的数字化[3]。

第二，做好数据库、管理系统的的设计，数据库是企业档案信息存储、管理和应用的基本，在建立、开发数据库系统中，技术人员需要对企业档案实际情况有深入了解，并与档案管理人员进行沟通，促进数据库的系统化；同时，对于数据库的管理要借助相应的管理系统来实现，管理系统的功能设计要具有实用性，全面考虑到档案管理的各个方面，保证档案的收集、传递以及整合等过程能够准确完成，避免档案信息遗漏或者无法利用等问题。

（二）完善相关制度，制定相应标准规范。在管理制度方面，要明确企业各部门档案采集的内容，确定采集时间、对象等，健全采集制度，加强部门间的沟通，保证数据信息采集接口的一致性，提升档案信息的真实、准确性。档案信息化建设制度规范主要包括三个方面，一是技术方面，包括基础硬件、软件的技术标准，加密算法，存储压缩格式标准等；二是业务规范，包括资源描述、数字档案格式与术语标准、元数据等等；三是管理规范，包括数字档案的定义、整理方式、交接流程以及检索方法、运用和安全管理等等。

（三）加强人才队伍建设，提升档案信息化管理人员素质。在企业档案信息化建设过程中，档案管理工作的模式与传统有了很大不同，这就对工作人员能力提出新的要求，加强人才队伍的建设，强化档案管理人员信息化意识，提升其信息化知识和水平，也是档案信息化建设中必不可少的。

在人才队伍建设中，应当树立科学的人才观，认识到人才对档案信息化建设的重要性，为其创造良好工作环境，建立合理激励机制，增强对人才的吸引力，减少人才流失；同时，对于工作队伍，需要采取多种形式的培训，比如专家讲座、高校进修等方式，提升其专业素质能力，培养符合档案信息化建设的人才，为企业档案信息化建设提供足够人力保障。

（四）重视安全体系建设，加强对企业档案信息化的保护。企业档案的信息安全是一项十分重要的工作，直接关系到企业员工私人信息安全、运营决策的保密等等，这就需要良好安全体系来加以保护。首先，在硬件设施方面，需要安排专业人员进行不定期巡查，安装全面的监控，及时发现故障设备或老化线路并加以解决，确保设施运行状态良好；其次，网络安全方面，不定期扫描服务器、客户机文件，加大防火墙技术运用力度，做好内网、外网的物理隔离，营造良好网络安全环境，设计在线报警软件系统，加强对病毒、黑客等的防御能力，避免数据泄露或丢失[4]。

结语

综上所述，企业档案管理是企业管理的组成部分之一，在日益复杂多变的环境中，传统的档案管理方法低效、易错等弊端不断凸显，成为妨碍企业发展的因素。对此，深入了解企业档案管理情况，采取合适的措施推进档案信息化建设，改革档案管理的方式，提升档案管理信息化水平，充分发挥档案管理的积极作用，能够有效增强企业竞争力，为企业长远发展提供保障。

参考文献

[1]张秀华.企业档案信息化建设的实践与思考[J].科技资讯,2013,30:149+151.

[2]吕萌,于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用,2012,05:6-7.

[3]郑康维,幸小基,刘戈,赵畅.企业档案信息化建设的实践与思考[J].中国新通信,2015,09:18-19.

[4]吴妮.企业档案信息化建设的实践与思考[J].新西部(理论版),2016,16:65+29.