关于党校档案管理创新性思考

关于党校档案管理创新性思考

涂敏燕

涂敏燕

(中共广州市黄埔区委党校，广州黄埔510700)

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）02-0267-01

摘要：随着近年来教育事业的蓬勃发展，也推动着档案事业的发展，另一方面又对档案的管理和利用提出了更高、更深层次的要求，然而,传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求,因此,党校档案管理必须走现代化道路，需要不断创新和改进。

关键词：教育；档案事业；管理模式

高校档案是高校在从事教育、教学、党政管理以及其他各项工作中逐步形成的,它通过各种文字、声像、图表全方位的反映出学校的办学实力和水平，是高校维护其历史真实面貌的重要工作，是高校工作中的重要组成部分，也是衡量出高校教学质量和管理水平的标准。笔者通过这几年的工作经验，阅览了大量的关于党校档案资料，再结合党校档案管理工作发展的背景、现状、存在的不足，提出了一些档案工作中创新性想法，以期为档案工作的发展提供绵薄之力。

一、党校档案发展的背景

21世纪是个知识、经济的时代,以知识为基础，高科技为支柱，创造性为依托，通过知识和信息的更新，实现经济的可持续发展，此阶段，档案事业也得到长足的发展，党校档案馆由此应运而生，它虽然不直接从事知识和技术的生产,却可以为党校发展提供服务,通过档案开发利用的渠道实现知识与技术的传播，近十年来,党校档案馆取得了较大的发展,从省级馆发展壮大为国家级馆,甚至国家一级馆，实现了飞跃性发展，然而环境是不断发生变化的,党校档案馆目前仍难与高校发展要求相适应,信息化网络化存在一定的滞后性，党校档案管理需要不断创新,走现代化道路。

二、党校档案发展现状及存在的不足

近几年，我国在档案现代化管理工作中取得了显著成效：由传统的手工管理方式向现代化管理方式转变;从长期封闭型、半封闭型向开放型转变，但这种转变只是很初步的、试探性的,档案部门的信息化程度虽得到大幅提高,仍然偏低,其蕴藏的丰富信息有待挖掘和利用。在档案信息的数字化、网络化过程中,还有许多难题亟待我们解决，如办公自动化的快速发展、电子文件的产生和归档、政府上网工程的实施、信息共享与信息安全等问题,从而使得我国档案管理现代化建设的形势更加紧迫。

现阶段，我国党校档案管理工作的水平普遍较低，主要表现在以下方面：

（一）对档案管理工作的认识不足，重视不够。

长期以来，有部分地区和部门对档案管理工作的认识程度不够，存在着一些偏见，把档案工作误以为只是保管事务性工作，不是部门的主要工作，认为档案只要不泄密，不丢失，能应付外调、查档就行了。

(二)档案管理制度有待完善。

很多地区和部门在档案资料收集、整理、分类、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度，虽然一些地区和部门按照有关要求制定了适用于本地区、本部门较为健全的工作人员职责和管理制度，而涉及档案管理的制度、职责较少，缺乏相关的制度和检查考核措施。

(三)档案管理不够规范。

党校档案管理不规范，主要表现有：案卷标题不规范、档号不规范、部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象等。这些问题的存在，会阻碍着高校档案工作的现代化的步伐。

(四)档案检索效率不高。

档案检索方式分为手工检索和计算机检索两种方式，目前，传统的手工检索仍然占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做很大改进，编制出了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了多而不精的现象，并非编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(五)档案专业人才的缺乏。

目前我国档案专业人员队伍在理论水平、专业素质、文化程度等方面水平不一，主要表现有档案专业人员较少、知识面较窄，专业知识老化、知识结构不合理、应用计算机能力低等。很多档案管理人员的管理水平徘徊在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的要求，缺乏创新和活力。尤其是进入21世纪，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分欠缺。

综上所述，党校档案工作面临着巨大的挑战和变革，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，我们必须正视现实，应对形势的要求，改进档案管理的方法，使档案工作更具现代化。

三、党校档案发展的创新性策略

当前党校档案馆的发展,面临许多新问题,需要人们以实事求是的精神和思路去不断研究并加以解决,党校档案事业的创新是一项长期的重要任务。如何做到创新呢？

（一）寻找健全人才引进与培养新机制：源头突破口。党校档案步入数字化后,人才是实现技术创新的根本力量和源头,档案信息资源的形成、整理、存储、检索、利用、鉴定、统计等将发生很大的变化,档案管理者不再是单纯意义上的档案保管者,而应当成为信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。档案馆工作人员不仅要懂数字信息的收集、数字系统的管理,还要懂数字程序的编制和维护。

（二）加速党校档案馆的数字化创新性建设：技术突破口。党校档案工作需要不断创新,必须围绕其工作重点,难点和热点,寻找突破口,找准主攻方向。当今世界,是以信息技术为主要特征的科学信息时代。信息化已成为当代国际竞争的战略制高点。面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成,且电子文件的大量产生和应用,作为主要信息资源之一的档案正快速地向数字化方向发展。党校档案馆资源数字化创新建设要制定长远规划,采取渐进步骤,处理好短期目标与长期目标的关系。

（三）出台档案信息化新标准：规范突破口。国家和各级档案管理部门对电子档案十分重视,制订了一系列的管理规范和标准。党校应根据自身的特点,尽快出台相关规范制度。各党校档案馆要遵循国家标准,吸收国内好的行业标准和管理经验,借助高校信息部门的技术力量,通过多种渠道学习交流,制定出符合该校电子文件管理的规范和信息化的标准,做到步步有章可循,件件标准规范,使党校档案信息化建设更规范科学、共享性更强、成功率更高。

（四）建立文档一体化管理创新系统：管理机制突破口。实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,要求重新设置合理的工作流程,将文件和档案工作的要求一同嵌入管理文件系统中,即实现前端控制,记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况,档案管理软件所设置的OA接口,与高校文书部门连接,实现文档一体化管理,确保电子公文及时高效、安全保密地运行,使文书部门文件整理与归档工作一次完成,避免重复劳动,以大大提高工作效率。实现党校档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。

党校档案馆须做到“五化”，即人员素质现代化、档案资源集约化、利用服务优质化、信息管理规范化、业务技术标准化。党校档案馆工作具有广阔的创新空间,党校档案馆面对新的形势、新的问题和新的挑战,档案工作人员在思想上要高度重视,行动上要大胆主动创新,实践上要积极进取,相信这样,党校档案管理的工作一定会做得更好更出色。

参考文献：

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[5]靳晓慧.对高校档案管理现代化的思考[J]安阳师范学院学报.2011.6.

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