简析干部人事档案管理

简析干部人事档案管理

高玲俐

（江苏省连云港中医药高等职业技术学校，222000）

摘要：干部人事档案管理，就是方便选拔培养和干部任用等的一系列制度的体系建设，并成为人才挖掘资源的宝库。加强档案管理，实现现代化管理举措，精准信息资源，同时，实现人才建设，提供人才资源开发，在遵循“以人为本”的基础上，保障档案当事人合法权利得到保障，也拓宽就业渠道，从而创建和谐、平等、安全的社会环境，使现有档案管理制度实现单位和个人在公共平台上的多赢局面。

关键词：人事档案；档案管理；人员配备；以人为本

干部的人事档案，就是一个以干部身份在单位任职，需要将其资料保存并集中经过集体保管，以便供有关部门应用和便于提取了解的一种形式。对于人事部门，方便选拔培养和干部任用等工作中，及时查看，尤其经过组织审核，按照党的政策，形成的一系列材料管理。内容包括个人的逐年经历、思想道德、政治品行、工作作风、业务表现、工作能力、业绩状况、薪酬晋升、福利待遇等多项内容的记载。同时，干部的人事档案资料是对人才全面性、历史性的了解考察和正确选拔任用的重要依据，还是确信“三龄一历”审核工作的关键凭证；而且这一系列资料与干部退休、养老等待遇关乎其切身利益的必须依据。

1目前人事档案管理存在的不足

1.1档案管理工作无序

目前大部分的单位，没有专职的人事档案管理人员,也没有专门从事档案管理的专业技术人员负责档案工作,归档和管档人员只是一个类似仓储管理的负责人,在需要资料查处时，才会进入档案资料室随机查询工作所需的档案资料。实质上，人事档案资料需要一系列正规的严格鉴定，也需要档案材料的真实性，并得到监督和认真的管理，但很多单位不具备这个条件，也没有这类有资格的专职人员经手办理。所以，档案的真假无法确认，档案长期处于随意丢放的状态，需要紧急处理时，就会零乱无序的装入，甚至部分档案内容被丢失的问题也很严重。

1.2档案交接工作不严密

前边提到，档案工作不被重视，紧接着就会发生，档案的交接问题被拖延,而且领导的把关不严。这是个很容易被忽略的工作，人员早已调离岗位,档案迟迟不到任现职单位,交接手续得不到位会被遗忘,所以，在档案和工作人员的数量不统一时，推诿现象出现，界限不清、责任不明，档案交接手续不严密。按档案管理规定,移交需要按程序办事,交接是需要领导监交在场,并在交接内容处署名。同时，调动工作时，档案是随行调动人员的，但领导的层次参差不齐，所以，档案交接监交工作不严格,工作程序不完整，造成许多工作上的重大失误，给很多后备工作造成不必要的麻烦。

1.3档案管理人员配备不合格

档案管理者业务水平底、服务质量跟不上，与目前档案管理发展不匹配。就目前档案管理实际工作而言，档案配备的人员不合理，工作安排也不得当，所以，直接导致了档案管理工作的混乱。究其原因，正是管理者管理水平欠缺，其工作受到了严重制约。表现于档案管理人员严重缺编，学历低没有职称的偏多，即使学历高但相应职称者少，而档案管理人员基本都是兼职的多，就当前，分类材料混乱,提供的数据材料也不准确，如何科学合理地人员配备，是档案管理工作最为关键的问题。

1.4档案管理措施不得当。

档案管理对于人事是一项非常重要的工作，全面系统的档案管理工作，有利于单位未来的发展和人才的使用，但目前许多单位流于形式，只限于纸面管理,个别单位采用了电子数据库的管理,而相对于声像、图片等的管理还没有设计。随着经济的腾飞和社会的发展，现代办公要求更加真实、全面的职工所有经历和资料的记录,而且建立声像档案必将是未来的重要举措，所以，档案管理需要上一个新台阶。

2加强人事档案管理的几点措施

人事档案管理的加强,首先是人才的重视、素质的提升；其次应该激励机制上有所创新,在档案管理方式的改进,服务效率和服务质量相应的提高。而且现代办公要求主动参与、主动服务,同时，人才信息的开发和利用，要提到办事日程上来,由主动、创造，到规范管理相结合，前面提升人事档案管理人员素质、严肃纪律，加强业务培训，更新档案管理、服务设备，为人事服务和人才储备，给单位建设事业发展，增加浓墨重彩的一笔。

2.1配置专门的档案管理人员。

人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。档案工作人员,不仅要敏锐的政治素质和专业素养，而且需要有付出的精神和强烈的责任感。因为人事档案工作不仅是政治需要,更是人才储备的关口，既要在日常管理中体现其严肃性,而且对待此项工作要严格制度、严守秘密。在单调、重复、枯燥和繁琐中，耐心、认真，减少失误和差池，积极参与各种业务的培训和学习，熟悉工作流程，按章办事，要在材料的鉴别、分类上下功夫，总结工作经验、创新管理模式,使人事资源可以被高效利用，人事档案工作科学实用,为社会创造更大的价值。

2.2加强档案管理的业务培训。

《干部档案工作条例》规定,在加强干部档案工作队伍建设上，政治觉悟、个人素质对档案工作十分重要，所以，人才的选拔、专业的培训,不同于普通工作，首先要激发他们工作的积极性和创造性；而且注重人才的新老更换和互相配合。

2.3加强档案基础工作的调适。

对于档案工作，作为单位人事工作中的一项重点，单位领导首先必须重视起来，而且要在经费上，加大投资力度，在预算安排上一定要先入为主,特别是对档案的维护、修复以及重建等信息化建设，必须专项预算，重点保障。对于档案室的建设，不是一把钥匙就可以解决的问题，要进行综合治理，配备必要的设施，在管理上严格要求，对于采光、通风，防火、防盗，防虫、防潮等配套保护措施,一应俱全的采取必要的保护措施，对于设备的建设，要和现代化档案管理工作成配套体系，确保档案的安全管理、安全利用,避免档案资料的丢失、损坏现象,并且保障档案信息的绝对安全，决不能有失密、泄密的隐患出现。

2.4加强制度建设,提高管理水平。

人才是根本，制度是保障。完善档案流程，建设档案管理制度体系，更好的将人事档案的归档、鉴别，借阅、利用，保管、保密等的制度建立健全,并及时的对人事档案材料进行更新和完善和收集与补充,完备手续,精准表述,明确观点，鉴别细致,从而使档案管理的收集和归档工作真正的妥善安排，不出现丢失、积压现象，并能客观实在的反映事实。这样，一套完整科学的人事档案管理制度建立起来，使工作进入有据可依，有序可查,真正让人事档案发挥“见证历史”的作用，并保证人事档案工作进入规范化和法制化进程，能够顺应时代变迁，严格执行现代化管理标准,让档案信息具备准确性、唯一性,做到排列有序、条目清楚、划分准确、查找便捷的目标。

3总结

档案管理同样遵循的是“以人为本”的策略。在现阶段，人事档案管理制度的改革,事档案成为一个人才资源库，适度开放，让真实透明成为个人社会公信平台,在充分保障当事人合法权利得到保障的同时,也让就业者的后顾之忧得到巨大缓解,从而创建和谐、平等、安全的社会环境，使现有档案管理制度实现单位和个人在公共平台上多赢局面。

参考文献

[1]孟清.浅析干部人事档案管理[J].机电兵船档案，2004(3):44-46.

[2]张怡.浅析干部人事档案管理[J].经营管理者，2013(26):279-279.

作者简介：高玲俐（1978.07-）女，江苏东海人，本科学历，主治医师，研究方向：干部人事档案管理