当前办公室5S管理的探讨

当前办公室5S管理的探讨

刘宏伟刘燕钱晓宁

湖州核地物业管理有限公司

摘要：本文从整理、整顿、清扫、清洁、素养五个方面分析了办公室5S管理的重要性、具体内容以及执行措施。指出通过在办公室执行5S管理活动，可以使办公室内部管理规范化、科学化、降低成本、提高效益，对企业的发展有着重要的意义。改善工作人员的精神面貌，塑造员工的团队精神，改善和提高企业形象、减少浪费。

关键词：办公室；5S管理；措施

办公室在企业中是沟通上下的桥梁、协调左右的纽带、传递信息的中枢，在公司工作中起着举足轻重的作用，有效的办公室行政管理，能促进企业的各项工作运行顺利。

推行5S管理是众多企业进行办公室管理的重要手段，也是众多企业保持一流办公室工作环境的一大法宝。5S指的是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）}因为5个单词前面发音都是“S”，所以称为5S。

5S最初发源于日本，在丰田公司的大力推行下，5S逐渐被人熟知并享誉世界，5S通过Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu、Shitsuke对于企业的形象、成本、把握交货时间、安全生产、标准化、工作环境和应对能力等方面有着极大的作用。当今，日本将近全部的企业都将5S作为企业运行的基础，推行质量管理的手段。日本第二产业能够取得当今的成绩，得益于日本大部分企业将5S作为企业文化，并得到贯彻实施，使得日本的产品质量得到提高，成为经济大国。

办公室人员在平时的管理工作中同样要学会运用这门管理技术，为管理工作提供更科学的指导。本文试就结合5S管理的具体内容进行说明。

一、整理

整理，是指对所管辖区域的全部物品和设备按照“需要”、“不需要”进行分类，留下需要的东西，扔掉不需要的东西。当然，在整理的过程中，对于需要的东西要极尽保护，对于不需要的东西要彻底清除，不要觉得可惜。

每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。

1、对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下：

（1）设备：电脑、打印机、文具、书籍等；

（2）空间：柜架、桌椅、储物箱等；

（3）物品：个人物品、装饰品等；

2、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。

3、“必要品”的使用频率和常用程度基准表

区分清楚“要”与“不要”的物品之后，即要着手对“不要’‘物品进行处理。一般来说，对于使用频率低、使用次数少的物品，可以进行入库处理；对于仍有使用价值，但平时办公活动中无需用到的物品，进行变卖处理；对于无使用价值的物品，可以进行丢弃处理。

二、整顿

整顿是指对现场的所有物品进行定量、定位摆放，并加以明确标识，使人与物达到最佳结合状态的管理活动。

在办公室中，物品有可能会摆放整齐，并且摆放在合适的位置，这样可以随时找到需要的东西；有可能摆放杂乱，想要找到需要的东西需要一定的时间；还有可能相关的工作人员将所有需要的物品和不需要的垃圾都堆放在办公室，无法找到所需要的东西。这三种状态对于工作的效率有着不一样的影响，这就要求整理的出现。

开展整顿管理，就是对办公室现场环境仔细分析，保持最佳状态，保证工作现场中的人与物处于良好的结合状态。整顿后，应做到办公室的文件、记录的存放按不同内容分开存放并详细注明，档案按标签存放在档案柜。办公区的椅子应摆放整齐，不用时放回桌洞内。文件柜内的物品分类摆放好，文件夹标有目录，查找方便，各项文具摆放整齐。

当完成整顿后，所有要使用的物品的摆放、维持均有明确的秩序，让人一目了然，可提高办公室的工作效率。

三、清扫

清扫是将办公室打扫干净，清除物品及设备的脏污，保持办公现场干净、整洁和良好的工作环境。

办公室的清扫工作，在整体上要做到地面没有灰尘、纸屑等杂物，办公桌上的文具和文件要摆放整齐；细节上，要注意墙角、电脑桌和茶几周围的灰尘等。

需要注意的是，清扫活动并不是一朝一夕的事情，而需要每天都坚持做。为了督促每天的清扫活动正常开展，办公室主任应当制订一张5S清扫确认表，每天的清扫工作完成之后由责任人在表上签字确认，以保证各区域都清扫到位。

四、清洁

清洁，是指在Seiri、Seiton、Seiso的基础上，将三者彻底完成，使其标准化、制度化、持续化，有需要时可以通过宣传提高员工的认识。要想完成清洁活动，首先要完成Seiri、Seiton、Seiso等3项工作；然后确定检查方法，明确奖惩制度；最后领导带头，加强执行力，维持效果。

5S活动一旦开始，不可在中途变得含糊不清。如果不能贯彻到底，又会形成混乱无序的状态，如办公桌经过前面的整理、整顿、清扫，干净、整洁，但没过几天又成了老样子，文件堆积如山，办公用具找不到。这样的话，就与没有进行过一样了。因此，前面三项的成果需要通过不断的清洁来维持。

五、素养

素养是办公室建设的核心内容，它与5S活动的其他四项相辅相成，通过提高办公室工作人员的素养可以推动5S活动的其他内容以及固化5S活动成果，同时通过5S活动又可以反过来提高办公室工作人员的素养。

良好的素养要求员工在工作时保持良好的工作状态，如：不能做任何与工作无关的事（谈笑、看杂志、睡觉等）；衣着得体，穿着大方，不穿奇装异服；爱护公物；待人接物诚恳有礼，团结同事，乐于助人；保持办公室的干净整洁，有自律精神；在任何情况下，不恶语相向，不采取过激行为；在会议室或公共客厅会客，对待客人彬彬有礼。

在明确了办公室5S管理的内容后，办公室主任和工作人员应制定相应的针对办公室5S管理的内容、目的、实施办法，并对办公室的人员开展培训和宣传，提高工作人员对5S的重视，激发员工的参与性和主动性。办公室主任可通过定期检查办公室5S的开展和改善状况，对缺点项目提出修正意见并及时监督和跟进。办公室主任还可以根据办公室5S管理评比及奖惩办法，定期开展5S管理的评比活动，最终评比结果可以在企业内部进行展示。

六、总结

5S管理是一项系统的管理工具，通过在办公室执行5S管理活动，可以使办公室内部管理规范化、科学化；改善工作人员的精神面貌，塑造员工的团队精神，改善和提高企业形象；减少浪费、降低成本、提高效益，对企业的发展有着重要的意义。