办公室行政管理精细化思路探讨

办公室行政管理精细化思路探讨

陈小勤

中建海峡建设发展有限公司广西南宁530000

摘要：随着时代的发展与经济社会的构建，中国现代化企业行政管理“精细化”系统已经成为高层管理者所需面临的新问题。“精细化”管理不仅是现代管理的最新风向标，同时它也是未来办公室行政管理工作的终极发展目标，其特点主要是通过科学、有效的管理作为执行依据，通过准确、严格、精细的管理来最大程度上节约成本，这种管理还能够全面提升企业管理的水平与效率。

关键词：办公室；行政管理；精细化

1企业行政管理存在的问题

1.1管理者的管理意识低

通常管理者的管理意识强弱决定了一项管理工作是否科学合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意识是一项良好素质。当管理者的管理意识足够精细，管理工作才能够深入贯彻的执行，能够充分考虑到各方面的因素以及需要，并及时提出解决方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精细化的客观条件。然而通过实际工作中调查发现，大多企业中的管理层人员通常缺乏精细化的管理意识，对一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意识操作，导致管理工作进行的缓慢拖沓，甚至无法进行。

1.2管理制度不够健全

通过分析大多的企業的组织结构图，会发现了解到很多组织结构都偏粗劣，很多部门的管理工作有特别大的相似性，而且管理工作的叙述概念较笼统，一般都没有针对不同的办公室制定不同的管理办法。因此导致管理人员的工作同样概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无及谈精细、创新。同样的在某一部门中，管理人员对于低层管理人员分工不够明确，责任落实不具体，因此对于激发工作人员的积极性也不利，对于管理工作的开展也带来了一定程度的消极性。管理工作一部分内容是对工作人员的奖惩，存在的问题便是绩效考核制度明确却缺乏考核执行，尽管制定了绩效考核制度，然而在具体的实践工作中却无序混乱，落实不到具体。

1.3管理目标模糊

在人的需求层次理论中，刺激引发需求，需求决定动机，而动机则决定了一个人的行动。动机即目的、目标，如果没有明确的目标，则无法实施有效的行动，因此有一个明确的目标，对于企业的办公室行政管理工作来说也是非常重要的。然而普遍存在的问题就是办公室行政管理工作中，管理工作没有明确的目标，仅凭经验来进行管理工作，脱离实际，既而也增加了管理工作的负担，又无法有效的完成管理工作。

2办公室行政管理精细化内容

2.1保证精准的定岗、定责，确保权责制衡

在具体的管理过程中，要严格按照相应的标准来切实遵循定岗、定责原则的要求，促进办公室责任体系得到完善和健全。我们所讲的定岗，主要指的是根据办公室职能、相关的具体工作流程，以及相应要求，针对具体的工作岗位开展科学合理的安排，而所谓的定责主要指的是针对办公室的岗位职责，展开具體而明确的界定，并且进一步明确好各项工作的衔接程序和界定事项，以此来更加明确各自的分工，保证每一个人都能够各司其职。定标准则所指的内容主要是，根据局部或者整体上的功能实现最大化的要求，把相应的管理标准具体的分解到各自的工作岗位上，这样才能构建起一个相对科学完善的工作规范。

2.2优化各项流程，保证运作持续有序

要想实现办公室管理的精细化和科学化，就要确保有一个科学而高效的工作流程，根据现代企业的管理理念，对于办公室工作流程进行进一步的优化和完善，就要从办公室的职能出发，进行有针对性的信息调研，这样才能确保办公室工作能够简洁高效，并按照规定的流程办事，而各项流程一定要确保足够优化，保证简便易行、切实高效，在设计的时候就要保证流程的目标足够明确，并充分保证各环节之间能够实现充分的无缝对接和有机配合。

2.3保证细化考核评议，从根本上提升绩效

进一步明确相应的考核标准，满足预定的考核要求，针对办公室管理工作的程序化和易量化特征，应该在这个基础上，尽可能确保所涉及的量化指标的设计足够科学合理，对于那些主观性比较强且没有可控程序性的工作，要进行有针对性的设计定性评价指标，采取切实有效的办法，进一步结合现代的行政管理理念和系统，确立各项指标。

2.4打牢基础，确保各项制度健全完善

建立健全各项相关的制度，就需要统筹规划，从内部协调到外部延伸，创建良好的办公室工作管理机制，要打牢制度基础，尽最大努力规避事实上的管理空白，与此同时，也要注意集思广益，有效收集重大事项的集体决策，定期举行有效的专家咨询、听证和与之相适应的决策评估会，并建立相应的体制和机制，以此为基础，有效提高辅助决策的水平和质量。

2.5更新观念和技术，改进管理手段

在办公室管理的具体实践中，要与时俱进，更新观念，借助先进的科学技术，实现更加科学化的管理，在流程运转和工作评价中保证做到自动化和信息化。

3实现办公室行政管理精细化的对策

3.1大力推广企业文化

企业文化是一个企业的无形资产，好的企业文化可以让员工增强归属感和工作热情。在行政化管理中可以加强企业文化推广，增强企业员工的凝聚力。可以定期举行一些企业活动来宣传企业的精神文化，让员工在轻松的氛围里工作，随时关注员工关于工作的一些想法。推广企业文化的方式主要可以从以下几个方面着手：第一，可以通过开晨会，年会的方式来宣讲公司价值观念；第二，可以让员工进行自我总结，自我评判工作是否达到了公司标准；第三，建设公司网站，宣传公司的思想，方针以及最近公司内部发生地重大事件；第四，进行定期的团建活动，比如团队聚餐，郊游等活动，在活动中贯穿企业文化价值观。

3.2完善制度化管理

奖惩制度可以对犯错的员工进行约束，也可以激励优秀员工更好的工作。企业内部非常有必要形成一套规范完整的企业规章。只有这样才能够保障正常的工作进度，促进公司良性发展。对于掌握企业的商业机密的相关部门员工，企业一定要加强对其的管理约束。在制定企业制度的时候要根据企业实际情况考虑，具备可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越严越好，一定要保证企业员工大多数认同，可以通过网络无实名投票的方式，考察员工对于某项制度的认可度。

3.3建立科学的人事组织结构

有竞争力的公司必须是分工明确，人事组织结构科学的。这就要求企业一定要对内部的人事组织进行相应的调整。调整企业人事组织的过程主要包括以下几个方面：第一，是形成营销部门、技术人员和研发部门之间联系整合的管理形式；第二，是需要监立符合市场动态变化的效益核心运行机制；第三，是根据企业的经营要求，设置编制岗位，对认识管理制度进行完善，使之更加符合现代社会的发展要求。第四，在社会中选聘更多优秀和有经验的专业性人才。

3.4激励员工创造更多价值

建立科学的激励制度。适当的对优秀员工进行激励，可以提高他们的工作热情，也能够对其他员工进行激励。这就是所谓的“人性化管理”，这样可以让员工获得存在感和归属感，激励他们创造更多的价值。比如，对每个月和每个年度的业绩最高的员工进行一定奖励。

3.5全面提高员工的素质

进一步提高员工的理论知识和专业技术能力。管理人员要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。企业可以在员工入职前对其进行培训，具体可以通过多媒体教学方式，或者邀请优秀员工进行演讲的方式对员工进行培训和指导。

结束语：办公室的工作内容繁多，且责任重大，如果把握不好或者处理不当，可能会出现一些工作上的交接失误和其他的负面影响，直接影响企业的经济发展和进步。基于办公室管理工作的重要性，迫使其必须走规范化、科学化以及精细化的道路，建立科学的企业内部相关管理规定，使办公室管理的精细化意识能够有效深入到办公室人员的思想里，从而提高企业的管理效率，降低企业的管理成本，达到一定的管理成效。所以，办公室行政管理精细化思路，可以有效地推动企业内部的运作和发展。

参考文献：

[1]陈亚娥.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2017（04）：46.

[2]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（09）：31-32.