大型仪器设备档案管理模式分析

大型仪器设备档案管理模式分析

李力佳

保定市第一中心医院河北保定07100

摘要：科学研究与实验存有密切的联系，而实验又与大型仪器设备存有密切的联系。实践证明，大型仪器设备档案管理对实验精准性、效率等具有很大的影响。由此可见，加强大型仪器设备档案管理尤为必要。本文结合实际，首先论述了当前大型仪器设备档案管理现状，而后在此基础上分析了大型仪器设备档案管理模式，以期对提高大型仪器设备档案管理质量及其使用效益有所帮助。

关键词：大型仪器设备；档案管理；效益；模式

随着科研的不断发展，对大型仪器设备的需求量不断攀升。近年来，大型仪器设备暴露出利用效率低、设备闲置等问题，严重影响着使用效益。一般来说，大型设在投资方面耗费较大，但产出不尽人意。充分挖掘、利用大型仪器设备的价值，对提高使用效益、科研教学质量等具有积极的作用，同时也是设备及实验技术工作未来的主攻方向之一。实践证明，购置及使用状况、技术性能等信可通过查询大型仪器设备档案获取。大型仪器设备档案在设备价值中占据着一定的份额，其的存在，对设备具有非凡的意义。然而，现实中，人们并未重视大型仪器设备档案管理工作。文章结合实际，在论述当前大型仪器设备档案管理现状的基础上，从完全集中管理模式、不完全集中管理模式、实体基层管理模式三个方面进行了论述，旨在提供参考。

一、当前大型仪器设备档案管理现状

当前，大型仪器设备档案管理存有很多问题（设备利用率较低、设备闲置、仪器档案不够完善），严重影响着其的使用效益。在实际调查中，笔者发现大型仪器的配置耗费了大量人力物力，但其的价值并未得到充分利用。因此，加强大型仪器设备档案管理尤为必要。大型仪器设备档案管理由技术性能指标、设备的购置状况、设备的使用状况、设备保养信息等构成。严格意义上来讲，设备价值包含仪器档案[1]。大型仪器设备档案管理，有利于提高实验效率、质量及提高其服役期限与使用效益。通常，建立大型仪器设备档案的工期较长。设备管理呈现出阶段性的特点，设备使用与设备维护皆会涉及大量信息。此外，档案建立过程中会接触到很多部门、人员，使得难度有所增加。一直以来，我国并未重视大型仪器设备档案管理工作，且在有关管理制度方面较为匮乏，对设备使用效益造成了负面影响。

深入分析，当前我国大型仪器设备档案管理存有的问题主要表现为以下内容：档案卷宗中所涉及的设备信息、管理参数较为繁杂，设备管理部门、设备使用部门等在信息交互、衔接等方面存有缺陷；大型仪器设备日趋专业、精密，而档案管理人员的技术能力、专业水平较为落后，在管理专业数据信息时会出现不科学现象；大型仪器设备在利用率方面较为匮乏，在实际应用中，大型仪器设备的精密化、集约化并未得到充分体现；在建立设备档案时并未做到权责统一，致使分工不明确、档案混乱、推诿责任等。各单位普遍缺乏共享仪器资源的一是，且未将核心技术资料归档及对档案进行备份。此种情况下，极易遗失某些档案资料。上述问题的存在，严重影响了大型仪器设备使用效益的发挥，并使得产出及投入比例严重失衡。此外，上述这些问题使得某些大型仪器设备被闲置。鉴于此，各单位须根据自身实际发展情况，健全相关使用、档案管理制度，并加强各部门之间的联系与强化大型仪器设备档案管理意识。如此，便能使得大型仪器设备档案管理更趋高效化、规范化、科学化[2]。

二、大型仪器设备档案管理模式

就大型仪器设备档案而言，其具备阶段性强、产生时间跨度长的特点。大型仪器设备的配置、使用等环节，会牵涉众多人员，使得归档、管理难度有所增加。因此，大型仪器设备档案管理须与各单位实际情况有机结合，并选用适宜的管理制度、模式、场所等。下文，笔者针对大型仪器设备档案管理模式展开相关论述：

（一）完全集中管理

完全集中管理模式备受各单位青睐，其主要适用于小规模单位。该管理模式指的是待各职能部门完成现行工作，其兼职档案员须于30日内开展收集、归档、存储等有关工作。根据调查结果显示，很多单位在进行设备档案归档时做出了以下规定：完全集中管理模式的应用，对统一与系统管理档案、发展档案管理颇有益处。然而，完全集中管理模式实际才应用不尽人意，其存有以下不足之处：

1、据研究，对于大型仪器设备档案中的少许文件，其的并未完成归档，也就是说，其时常被使用，正在发挥其的线性使用价值。例如：随机文件：使用指南、说明书等。随机文件属于以期设备价值范畴，是其不可或缺的组成部分。在使用仪器设备时，工作人员须长期利用、查阅。如果随机文件被归档并存入档案馆，则不利于工人员应用其。此外，文件档案：仪器设备购置保修单、合同等，关于仪器设备的验收记录[3]。未归档的文件档案，经常会被设备购买管理部门翻阅、查询。如果过早的将文件档案保存至档案馆，则会影响到单位的工作效率。大规模单位通常拥有很多大型仪器设备，各部门布局较为分散，完全集中管理模式对其不适用。

2、大型仪器设备档案管理并非一朝一夕就能完成，其涉及多方面内容。已建立的档案无法与新产生的后续档案融合。究其原因，则是在试用阶段，新产生的技术档案与原有档案所处局面存有差异性，极易造成档案出现管理脱节现象，换句话说，前后档案不具连续性。

（二）不完全集中管理

第一阶段：当处于保修期阶段时，完成申请购买、论证、购买、验收等工作时，在档案管理部门的指导下，兼职档案员开展收集、整理、归档、存档等工作。值得注意的是，档案员务必要向档案馆报送全引目录。与此同时，档案馆工作人员须明晰档案卷宗所涉及的整体内容，并加大对设备管理部门档案的重视、检查力度。在此过程中，使用及设备管理部门须频繁查阅、利用档案。此外，须频繁接触仪器设备生产厂家（初期调试仪器、试用仪器时）[4]。此时，会经常利用保修单、合同等。因此，设备管理部门保存这些档案实体，对提升设备的使用效益具有重要的意义。

第二阶段：当结束保修期后，设备档案在使用价值方面会有所减弱。在此时期，其主要发挥着凭借、参考的作用。考虑到档案的保管条件、仪器的长远使用效益，较为合适得保存实体的方法是将其存入档案馆。后期使用阶段，新产生的后续档案则直接由档案馆保存。

不完全集中管理模式的应用须注意以下内容：在第一阶段时，档案馆并不需要对实体进行保存。然而，须依照目录对档案卷宗内容有所明晰，且在验收时严格遵循目录；在第二阶段时，存档馆人员须及时向设备使用部门催收有关技术档案。

（三）实体基层管理

就规模较大的单位而言，其拥有的大型仪器设备数量较多，且多存放于重点、开放实验室。此时，最好选用实体基层管理模式：

1、档案处于论证审批、购买验收阶段时，应由设备管理部门负责相关档案工作（收集、整理、立卷、利用等）。与此同时，设备管理部门须将全套目录向档案馆报送。

2、使用阶段新产生的后续设备技术档案与仪器设备的随机文件档案须由一起使用部门负责相关工作。此外，仪器使用部门须向档案馆报送全套目录。待目录被档案馆接收后，便步入拟并卷阶段。档案馆应定期监督检查设备管理及设备使用部门档案管理实际工作情况[5]。

实体基层管理模式给档案馆带来了严峻的挑战，尽管档案馆并不保存档案实体，但档案实体是档案馆必不可少的组成部分，档案馆工作人员须了解、掌握大型设备档案实际管理情况与保存环境。此外，档案馆须定期指导、‘检查、监督档案实体管理状况。如此，便能防止基层档案管理出现一系列问题，进而提升整体档案管理工作质量。

结束语

综上所述，科学、规范管理大型仪器设备档案，有利于提高大型仪器设备使用效益。若要实现规范、科学管理大型仪器设备档案目标，则须确定、选用适合本单位的档案管理模式，并注重权责统一及有关管理制度的衔接性。此外，须注重大型仪器设备档案产生所涉及的人员、过程。档案员须加强与业务工作人员之间的联系，以建立完善的大型仪器设备档案，进而更好地挖掘、利用大型仪器设备的价值。希冀，我国能够重视大型仪器设备档案管理工作，并不断优化、创新设备档案管理模式，以提高大型仪器设备使用效应，进而推动科学研究发展。

参考文献：

[1]贺锦.探索高校大型仪器设备信息化管理模式[J].实验技术与管理，2014，07：241-243.

[2]张艳，邓庆德.树立共享理念构建大型仪器设备先进管理模式[J].中国高校科技，2014，09：24-25.

[3]梁晶晶.浅谈大型仪器设备档案的管理模式[J].管理观察，2015，04：176-178.

[4]寇广孝，荣曼生，聂毅.论地方高校实验室大型精密仪器设备技术档案管理[J].当代教育理论与实践，2012，08：41-42.

[5]许建峰.对高校大型仪器设备管理现状分析与思考[J].实验室科学，2012，04：193-196.

[6]邹鑫.大型仪器设备档案管理存在的问题及对策[J].中国高校科技，2011，11：22-23.