刍议企业荣誉档案管理

刍议企业荣誉档案管理

王洁媛

广东广珠西线高速公路有限公司528305

摘要：随着信息化大潮的趋势发展，信息化技术从理论方面到技术层面都深入地影响到现代档案管理信息化建设的发展进程，不断给予现代档案管理全新的精神内涵。新时期磁性载体的电子档案会逐渐替代了传统纸质载体的档案，并成为十分重要的档案管理对象。基于此，本文就从企业荣誉档案管理展开分析探讨。

关键词：荣誉档案管理、信息化、建设

1、企业荣誉档案的概述

企业荣誉档案是指企业在各项工作和服务中取得优异成绩并受到上级部门、友好单位、各级领导及社会知名人士的奖励、表彰与称赞所获得的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、奖章、勋章等等各种形式的文件及实物，是一个企业档案的重要组成部分。

2、企业荣誉档案的收集

2.1收集方法

档案管理部门要注意定期收集与平时收集相结合。在抓好平时收集和登记工作的同时，应及时掌握企业集团的各种获奖信息，以便完整收集企业荣誉实物档案。另外，建立档案收集网络，及时提醒和督促业务部门完成平时的收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，定期收集归档，移交到档案室。此外，员工个人获奖情况向部门申报，然后部门定期进行统计，并由档案室与相应管理部门共同完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。

拓展荣誉档案收集渠道，强化企业荣誉实物档案信息资源收集工作。首先依据企业集团大事记收集荣誉实物档案，按照档案收集的制度进行简单整理，著录后将荣誉实物档案拍成数码照片，作为企业荣誉实物档案馆藏资源保存。其次是利用企业主页平台，跟踪掌握企业集团重大活动、重要事件、重点项目的线索，及时收集相关实物档案、图片资料及录像等荣誉实物档案。再次充分利用档案馆藏资源，及时整理荣誉实物档案实物部分和文件部分，以此丰富企业荣誉实物档案馆藏资料。最后档案管理部门要与各相关单位及荣誉实物档案产生的组织和团体保持充分的沟通与交流，及时了解公司员工和部门参与的重大活动情况，以保证企业荣誉实物档案信息的真实性和完整性。

2.2收集范围

随着国有企业深化改革和民营企业不断发展，企业集团产生的企业荣誉实物档案的种类和数量也在不断变化，因此，企业荣誉实物档案的收集和归档范围面临优化的改进。

现代企业的活动范围在不断扩大，荣誉实物档案形成的种类和数量也在不断增加，进一步扩充企业荣誉实物档案的收集和归档范围。国家档案局10号令出台后，对企业档案管理工作提出更加详细的规范。以某设计院有限公司为例：①上级机关颁发的荣誉类，如集团公司颁发荣誉类、中国建筑业协会颁发设计类奖项；②上级工会、团组织等组织的各项竞赛活动获奖类，如集团公司颁发的先进组织和个人奖项；③友好单位、团体赠送的锦旗、牌匾等，如中国烟草有限公司赠送的“优秀工程咨询勘察设计单位”荣誉类；④企业员工个人获得的市级以上荣誉及奖项、科研创新获奖类。

3、新时期企业荣誉档案管理信息化发展策略研究

3.1加强企业档案管理基础设施投入力度，保障档案管理工作健康发展。现代企业档案管理部门要进行踏实有效的工作来强化各部门管理人员的信息化管理观念，配置当前信息化时期所需要的硬件设备，构建完善的档案信息管理网络，保障档案管理工作健康发展。第一，要配置现代计算机设备与信息数据采集设备，例如扫描仪、数码照相机、文字识别等软硬件设备；第二，要坚持遵守“科学、先进、规范”的原则管理以适应高校档案管理部门日常工作需要的档案管理软件，构建系统性的网络管理系统；第三，要确保系统网络支持，进而满足现代化建设的需求，保障企业档案信息化管理建设。

3.2采取多种渠道，强化荣誉档案信息资源建设。一是依据单位大事记收集荣誉档案，按照有关要求进行简化整理、深化著录工作，并将荣誉档案拍成数码照片，进行荣誉档案的信息储备。二是利用报纸、单位主页等各种平台，跟踪掌握重大活动、重要事件、重点工作的线索，及时收集相关报道、图片及录像等材料，进行荣誉档案的素材储备。三是充分利用馆（室）藏资源，查询工作总结、工作要点及会议纪要等档案资料，作为荣誉档案的背景材料储备。四是与各单位综合部门及相关业务部门进行沟通与交流，了解掌握归档单位重大活动的动态情况，以保证荣誉档案信息的真实性和完整性。

3.3建立网页栏目，实现荣誉档案信息网上服务。荣誉档案管理要借助于计算机网络资源，利用多媒体技术，实现图、文、声、像有机结合，提供立体、动态、系统的信息服务。为充分利用荣誉档案，可在单位信息网上设立荣誉档案专栏，实现荣誉档案数字化管理，单位荣获的每一项荣誉，都在网上荣誉档案栏目进行动态地展示，以营造出学先进、树典型、比贡献、扬正气的工作氛围。

3.4构建统一的高校档案管理平台，加强电子文件管理。我们要想快速实现企业档案管理信息化进程就要构建统一的档案管理平台与系统网络。而随着各企业办公自动化模式的不断实施，互联网络工程也快速地实现了，诸多企业部门都建设了自己的系统局域网络。而档案管理部门要利用信息数据库技术，运用扫描文字录入、数码处理等技术来有选择性地对高校纸质载体档案、实物档案等进行数字化处理，拓展院校档案数信息化资料的总数量。另外，可以借助网络，去接受不同部门形成的具有较大保存价值的文字类、图片、视频、信息数据库及相关程序等相应的电子文件，为构建信息档案科室来奠定良好的基础。对于电子文件的搜集要运用物理归档方式与逻辑归档模式相结合的新方法来进行，对于多种重要文件，不同部门形成的信息数据，可以直接上传到企业档案管理信息库中，之后集中来定期与纸质档案一起整理归纳进档案科室，进而保证信息文件可以完好无损地归档。

3.5有效管理，充分利用。只有有效的管理，荣誉档案才能得以充分利用，才能系统、全面地展示本单位工作业绩、先进集体、先进个人及其他荣誉，教育和激励干部职工立足岗位，学习先进典型事迹，做好本职工作。单位开展创先评优、主题党团日、各种庆典等活动，常常需要查找荣誉档案并进行拍摄，多次利用就很容易褪色。对此，必须采取合理有效的规范管理办法，把这些形态各异的载体采取摄像的方式进行拍摄，用等同的彩照分级编目，化分散为集中、化尺寸不一为完全一致的做法进行管理和利用。在利用中只提供后拍摄的彩照，而不利用原件，从而为更好地保护和利用荣誉档案创造条件。

结束语

荣誉档案不仅具有记载荣誉、表扬先进、倡导新风的功能，还是开展宣传教育、促进工作发展的有力工具，加强荣誉档案管理对档案工作的可持续发展具有不可忽视的作用。各单位应加强对荣誉档案的管理，对每年形成的荣誉档案都要及时收集，规范整理，科学归档，安全保管，全面真实地反映本单位历史面貌，发挥其应有的功能。所以企业荣誉档案信息化建设刻不容缓，只有这样才能适应新时期的要求。

参考文献

[1]李海军.档案管理信息化之理念探讨——以档案管理信息化建设为背景[J].北京档案，2016.

[2]杨菊洪.建立高校档案信息网络中心的可行性分析[J].太原城市职业技术学院学报，2014.