会务工作在保障医学会议成功召开中的实践与思考

会务工作在保障医学会议成功召开中的实践与思考

王玲田德安朱秀琴刘曌宇

王玲田德安（通讯作者）朱秀琴（通讯作者）刘曌宇

（华中科技大学同济医学院附属同济医院消化内科430030）

【摘要】随着医学学术会议举办的普及化，如何使所举办的医学学术会议会务工作周密细致，会务组充分发挥其作用，保障会议的圆满成功，笔者在长期工作中积累了一些经验和体会，提出来与广大读者共同思考及探讨，为医学学术会议顺利圆满召开提供参考。

【关键词】会务组筹备周密细致细节管理

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）01-0029-02

医学学术会议是进行学术交流，开拓学术视野，进行医学继续再教育的平台[1]。为达此目的，会务组的整体策划、组织、实施，对保障会议圆满成功召开十分重要。会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。笔者在长期医学会议筹备、实施中积累了一些经验和体会，提出来与广大读者共同思考及探讨。

1、会议前期的统筹--重在规划

会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺畅召开。

1.1组建会务筹备小组

在会议全盘策划中，细节的缜密与粗疏效果可能完全不一样。医院中的工作粗略分为临床与行政事务，就本部门举办的学术会议来说，会议负责人在会议举办前，召集会务人员组建会务组，进行人员分工。会务组的工作人员有的是医务工作者，他们都是积压出时间，并按时积极参与筹备会议，所以会务组每次的筹备会议一定要高效，安排事项清晰，提前做好策划、职责划分明确。需院方或医学会协助的事务，会务组应尽早提出，发现疏漏及时弥补。筹备工作越细致，安排周密，充分调动成员的积极性，发挥每个成员的才能，保障会议的圆满召开[4]。

1.2以会议日程为参考，合理安排参会人员的食宿行

逐一明确相关事项和环节的具体责任人，使各项任务职责分明、一目了然。参加医学学术会议的特邀嘉宾事务会非常繁忙，需着重考虑他们的行程安排的合理性，尽量联系或错开会议的密集期，并且会务组安排专人负责特邀嘉宾的各项事务。会务工作以人为本，处处体现温馨，保证每一位参会人员在会议期间对用餐、住宿、服务等方面满意[5]。

1.2.1会议日程是会议在一定时间内的具体安排。会议日程是整个会议的计划表，贯穿始终。邀请的国内外医学领域知名、权威专家，有出席意向的专家，会务组需尽早联络。对于知名、权威专家，在日程中先罗列一个专题题目或操作演示，并尽可能使之固定下来，在第一轮会议通知中便可体现，提升会议档次和号召力，以此吸引更多专家、学者、同仁前往此次会议，为会议的成功举办增加份量、影响力及学术质量[2]。如出席专家临时有变动的，可在第二轮会议中体现。之前答应参与专题讲座或操作演示的专家临时有变，我们会把这次机会留到下一次，这样更能体现我们的诚意邀请，留有余地。这些细节考虑是很有必要的，不能忽视，这为每年医学会议邀请专家库奠定基础。

1.2.2对于饮食方面务求卫生、新鲜、营养。做好餐饮的预算与搭配，让参会人员从点点滴滴的服务中体会到会务组的用心安排。会务组派专人与用餐处联络，对用餐的食材，用餐的桌数，规格如何，都应确定清楚，签署协议，对于用餐份数及人员，可提前1-2天最终确认。特邀嘉宾用餐情况要根据邀请专家所处地域性来考虑，如上海来的特邀嘉宾应考虑以清淡、偏甜口胃为主来选择菜色，以此类推，必须提前了解嘉宾背景资料，避免措手不及。

1.2.3医学会议一般情况下都会选择在举办的医院召开，因为医学会议主要分为两部分，分别为专题讲座和操作演示，各部份衔接紧密，住宿地点应选择在举办医院的附近，来往方便。住宿的分配协调工作，会务组对参与此次会议的人数和规格要有一个预估,根据实际情况，按照规定标准，在会议召开前与对应酒店签署入住协议。特邀知名专家的住宿,会务组指派专人负责，做好他们的接待,这是会议口碑的保障。

1.2.4把迎来送往中的每一件小事做细落实，才能让参会嘉宾放心而来，满意而归。根据会议日程中各位邀请嘉宾出席时间做为参考，参加医学学术会议的专家时间安排都很紧凑，环环相扣，所以需与邀请嘉宾多次沟通，最终确定到达及离开目的地的时间，制定各环节接送车型及用车数量，发放给专项负责人，落实会议前的接机、接站，会议中临时用车，会议后的送机，送站的每一环节，切记接送每一环节由专人认真反复核对正确，给邀请嘉宾留下美好的印象。

1.3会场设施布置,确保会议有条不紊地进行。

1.3.1医学学术会议会有操作演示环节，要确保会场相关设施、医疗仪器的正常使用。提前调试，及时发现并解决问题，做到防患于未然。主席台是会场的重点和中心，会场主席台的布置、席次塔的更换、横幅的准备由专人负责，特别是指定专人负责对邀请专家专题讲座幻灯提前调试，此处更能体现会务工作安排的细致性。

1.3.2会场内外的指引标识应指定专人负责安排粘贴，宣传展牌放置何处应实地考查、测量，务求指引清晰、直观。特别是会场的指引，如果会场场地宽敞，有回旋，一定要张贴或放置指引牌，避免参会人员因场地太大寻找会场入口或出口遇到困难、耽误时间，错过精彩的操作演示环节。

1.4必不可少的环节--设置茶歇处

茶歇的十分钟既能赶走参会人员的参会疲劳，又是相互认识、沟通的桥梁,是很有必要的环节。平时参会的各位医师都忙于临床工作，这个时段可让参会人员在短暂休息之余，得以放松、相识、交谈。

2、会议进行阶段-重在执行

会务工作中很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的问题。会务工作的质量与水平直接影响到策划及其落实的质量和水平[6]。

2.1会务组的细致接待

会务工作人员必须具有良好的协调意识，对会务工作的每一个环节都要衔接好。由于会务组中安排有医生参与会务工作，更加密切与参会专家、教授的沟通。参会人员会按照会议通知的指引到会议指定酒店注册、报道、领学分、交会务费、领会议资料、住宿登记，会务组接待人员要做到热情周到、有条不紊。

2.1.1以我部门接待体会为例，参会人员进入酒店大堂，会议注册处的地点应一目了然，避免参会人员左顾右盼的寻找。参会人员在登记签到册的同时，由会务人员适时提醒，尽量字迹清楚（姓名与联系方式是关健），不要因为字迹潦草，而使登记内容有误。这本签到册会作为通讯录于会议结束后及时发放，通迅录可作为会议筹备组织方与参会人员之间的一个沟通桥梁，相互联系的纽带，为下一轮医学会议的举办创造良好的沟通条件。

2.2餐饮与住宿工作安排的适宜，是参会者对会务组的后勤保障工作的认可。依据会议日程安排，对于中餐及晚餐的准备工作，重要的是最终确定人数和保障餐饮的质量和数量，会务组前期餐饮筹备工作尤为重要。住宿工作中会务人员负责监督、管理、协调，并引导酒店人员做好相关服务工作。来往的参会人员,除了指引住所,还应在签到本上作记录,通知科内领导,做好拜访工作。

2.3邀请嘉宾及参会人员的用车,需要安排专人跟踪服务。收集信息，弄清会议期间的活动安排,备好车辆，方便与会人员外出等，尽量做到万无一失。

3、会议结束后—重在总结

会务事务事无巨细，细节管理是关键。会务组的工作人员在会后，尽快开展后续总结工作，召集会务工作人员对个人的组织与服务工作进行全面总结，积累经验或不足，提出合理的改进意见，进行行之有效的优化改进，这是收获会议成果的关键步骤。有利于今后会务工作更加周到、细密、高效。

3.1学术会议的顺利召开，更加要注重会后文件梳理归档。及时整理会议各类文件，可根据类别不同，分不同部分整理成册归档；其中特别要提到的是，及时整理通讯录，通过参会人员的所留电子邮箱地址发送或于会场直接及时发放,以便相互之间加强联系，反馈会议信息。对于通讯录要物尽其用，可以通过通讯录掌握全国各家医疗机构负责人及专家名单。与医院周围酒店、宾馆、火车站、机场的购票网点、不同大小的会议场地保持联系，作为基础材料[3]。

3.2会后可制定出较为规范的会务流程，为下一次会议作参考，也是不断提高会务服务水平的重要途径。及时总结会议成功召开的环节，以及办会考虑不周处，需在下次会议中要着重注意的地方，不断完善会务工作流程。

3.3会议期间总会有让人易想不到的突发事情发生，如医学专家突然不能出席会议或讲课停电,文件不能打开或损坏的处理，会议上用到的激光笔突然没电了怎么办？如此等等，在处理突发事件时要做到识大体，处理有分寸，事前尽量有一个预估，有应对的方法，考虑全面。对于突发事情的处理也会随着举办会议经验的丰富而完善。

加强团队协作过程,紧密合作,共同分担,增加团队凝聚力,充分发挥会务组在医学学术会议中的作用,使举办的学术会议会务工作越来越成熟和完善，充分发挥会务工作在保障会议成功召开中的重要作用。

参考文献

[1]孙艺红，杨峻岩，曹洪武.精心策划和组织切实办好学术会议.理论界，2008.2.

[2]唐培作，郑蓉，白雪梅.加强学术会议管理,为提高学术活动质量服务.新疆医学,2010,6.

[3]杨晨.学术会议的组织与安排.洛阳医专学报,1996,15(1).

[4]宁燕，吴坚平.打造高效的学术会议专业化团队.江苏事业卫生管理,2009年第2期(第20卷总第108期).

[5]徐英，何芳.学术会议组织与经营的探讨.上海医学，2008.第31卷第6期.

[6]曹景群.会务工作24节点法.秘书工作，2011年第5期.