浅谈项目监理资料的管理工作

浅谈项目监理资料的管理工作

李艳

陕西秦军国防工业工程建设监理所陕西省西安市710061

项目监理资料是项目监理部在实施项目建设管理过程中的文字记载，真实的反映了项目监理部的管理水平、工作能力以及日常的监理工作开展情况。项目监理部的资料管理工作没有什么技术难度，但监理工作的好坏是通过监理资料来体现的，有的项目监理部工作做了不少，但从资料上体现不出来。有的项目监理部对监理资料不重视，资料收集不全、不及时归档、遗失等现象比较严重，这样，一旦发生质量、安全方面的事故，就查不到依据，分不清责任，给公司造成损失。本文结合对公司各个项目监理部的资料检查情况，总结出一些经验，希望能对各项目监理部资料员的工作有一定的参考价值。

一、做好监理资料管理工作的重要性

1．监理资料管理是监理的基础性工作。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，经过科学整理的监理资料是宝贵的监理信息资源，是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。

2．监理企业的工作质量和成果是通过监理资料反映出来的。监理资料经过系统的分类整理将作为监理工作的成果，移交给建设单位和城建档案馆，成为建设项目的监理档案。

3．真实、完整、分类有序的监理资料可以作为处理参建各方纠纷的依据。当建设工程出现纠纷时，监理工程师可以依据监理资料做出裁决，同时也是保护监理自身利益的法宝。

4．经过系统、科学分类归整的监理资料是监理企业的宝贵业绩，监理企业可以从中获得工程监理实践经验，有利于不断提高自身的监理服务水平。

二、对监理资料员的基本要求

1．要熟知有关资料管理的规定

《建设监理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》、《建设工程文件归档整理规范》等规范都涉及到监理资料管理方面的内容、监理的基本表式，监理资料员必须做到熟悉规范并运用到日常工作当中。

2．了解建设工程的基本程序，加深对工程建设的理解，从而知道自己处理的是什么资料，有什么用处，资料之间有什么关系。掌握施工过程中报验程序、报验申请表和质量控制资料。

3．要掌握施工过程的验收程序及分项工程、分部（子分部）工程、单位（子单位）工程的划分标准。

4．要有一定的方字处理能力及文档管理知识。熟悉计算机操作和有关软件的运用，对信息化管理有一定的了解，而且要有一定的组织和协调能力。

三、项目监理资料管理工作内容

收、发文管理、收集、传阅管理、文件分类、编号、整理、立卷、装订和装盒、移交与归档等工作。项目监理部资料员应依据公司制定的《资料管理制度》、《资料员岗位职责》、《归档资料整编管理办法》等与资料管理有关的规定对项目监理部的资料进行管理。但需要明确的是，资料管理不仅仅是资料员一个人的事，应该是总监理工程师领导，全员参与。以保证资料按程序流转，防止遗失。

1．收（发）文管理

所有收（发）文应该在收、发文簿上进行登记。登记的内容有：文件编号、文件名称、内容摘要信息、发文（接收）单位、收文（发文）日期或日期加时间、收文人签名，每项内容都应详细记录。根据收（发）文的具体内容交由总监理工程师或专业监理工程师处理，若收到施工单位报送的文件不符合要求，总监理工程师或专业监理工程师应签发书面意见退回施工单位整改后再报，并应在监理日志记事栏中记录，且要留初次报送文件的复印件，以便与再报的资料进行对照。文件处理完后装盒存放。

2．监理资料的分类

根据公司制定相关监理资料的管理规定进行分类。

第一类：合同文件

包括：监理合同以及协议、施工合同、分包合同及协议；合同变更材料等。

第二类：资质报审

包括：分包单位资质报审表及表后附件；承包商资质报审；人员上岗证；检测仪器合格证等。

第三类：技术文件

包括：工程设计、图纸审查文件、图纸会审纪要、设计交底记录、工程变更和洽商记录、地勘资料和测量基础资料；施工组织设计、专项方案等

第四类：监理管理文件

包括：单位资质、总监任命书、人员组成及人员岗位证书复印件；监理规划、实施细则、旁站方案；监理月报、会议纪要；监理日志、个人监理日记、旁站记录、监理工作联系单、监理工程师通知单及回复、工程暂停令、收发文汇总登记。

第五类：进度控制资料

工程开工/复工报审表及附件、工程开竣工报告、工程延期审批表、工程进度计划。

第六类：质量控制资料

质量体系记录、工程材料、设备报验资料、工序报验、施工过程中的所有质量控制资料。

第七类：投资控制资料

工程款审批台帐、工程款支付、费用索赔申请表、现场签证单、预结算及竣工结算审核意见书等。

第九类：安全控制资料

定期安全检查资料、安全月报、安全隐患通知单等有关安全控制方面的资料。

第十类：竣工验收资料

预验收报告、整改意见、各质量验收评定及验收记录表、工程质量评估报告、监理工作总结。

3．资料的编号、整理

文件资料的编号、整理应在资料分类的基础上进行，做到层次清晰，简单易懂就行。按照文件资料不同的分类，装盒，建立台帐。公司规定安全资料单独存放。

4．立卷

立卷亦称组卷，是按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。包括：对资料进行甄别、排列、编页码、填写卷内目录、案卷装订、案卷编号、填写案卷封面、装盒等工作。

5．监理资料的移交与归档：监理项目完结后，按《建设工程文件归档整理规范》和公司《监理资料整编管理办法》的要求分别整理有关监理资料，移交建设单位、城建档案管理和本监理公司归档。

以上是我个人的一点见解，难免有纰漏。希望对各项目监理部的资料员资料管理工作有一定的帮助，本人愿与各位同行共同学习、交流、探讨，若有不妥之处，请大家批评指正。