新时期电力企业加强合同档案管理的策略

新时期电力企业加强合同档案管理的策略

宋小杰

(国网冀北电力有限公司唐山供电公司河北省唐山市063000)

摘要：现就如何加强新时期电力企业基建档案管理，从而更好地为实现企业“出精品、出人才、出效益”目标提供服务，从充分认识加强基建档案管理的重要意义、当前基建档案管理存在的问题、加强基建档案管理的措施、提高基建档案管理水平的途径等方面，阐述了作者个人的观点，提出了要把档案当作企业财富来保护和管理，作为企业资产来经营和开发，做到基建档案工作价值利用最大化，从而为实现企业“出精品、出人才、出效益”的目标提供保障。

关键词：电力企业；企业文书；档案管理

档案是人类活动和历史的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是人类活动智慧的结晶和历史文明的记载，是企业的财富，是各项建设事业的重要基础，是社会经济发展的动力。胡锦涛总书记说：“借助档案，我们能更好地了解过去，把握现在，预见未来。”

基建档案承载了项目工程建设的成果，对工程项目的传承、创新和发展具有重要作用，成为联系过去、现在和未来信息的纽带。因此加强电力企业建设工程档案管理显得尤为重要。

1电力企业文书档案管理工作中存在的不足之处

1.1没有融合文书与档案管理工作

目前，部分企业在管理工作中，没有适当的将文书工作与档案工作联系到一起，在实际工作过程中，通常只将文书工作设置为一个个体，档案管理工作也同样设置为一个个体，这样，在一定时间之内，文书工作与档案管理工作就会出现较多的差距。这样的问题出现之后，当电力企业中的办公信息量大的时候，就会出现价位严重的问题，不能更好的处理相关信息，甚至会导致电力系统的发展出现问题。

同时，部分电力企业在对公文进行处理时，常会出现处理方式不当、格式不符合标准、甚至出现文案整理不规范等问题，这些问题的出现，对文件的统一性、附件齐全原则等，都会造成不利影响，如果企业相关人员不能及时采取有效措施，将档案管理与文书工作结合在一起，将会出现较为严重的后果，文书档案的利用率与参考率降低，对企业经济发展与综合发展造成不利影响，所以，相关人员要在工作过程中对企业文书档案管理进行有效改革，更好的衔接文书与档案管理工作。

1.2文书档案利用率难以提升

目前，部分企业在文书档案管理工作中，不能切实的提升管理效率，使得文书档案无法更好的应用于企业管理工作中，对企业的发展造成严重影响。

其中，主要原因包括以下几点：

首先，部分企业在文书档案管理工作中，还没有应用相关信息技术，在工作过程中，还不能更好的应用信息技术对文书档案进行数字化的管理，这样就会使文书档案的利用率降低，部分企业还不能对文书档案进行信息化的管理，导致文书档案管理工作出现更多的较为繁重的任务；

其次，部分企业在文书档案管理工作中，还不能重视企业的重要事件，无法对其进行专案的管理，这样就会降低文书档案的利用率，使得企业不能及时的掌握重要时间的相关信息，这些问题的出现，避免不了对企业经济效益的损失，相关人员应该重视自身的职责，切实的为企业提供较为有效的服务，为其发展奠定良好基础[1]。

1.3管理方式较为落后

在企业文书档案管理工作中，数字化是较为重要的管理方式，可以更好的提升文书档案管理的科学性与合理性。但是，目前部分企业在文书档案管理过程中，不能及时的应用数字化管理方式，甚至忽视此类管理方式，在工作过程中，没有对数字化管理模式的建设提出较为明确的管理标准与制度，这样，不仅会降低企业的文书档案管理效率，还会使企业的发展更加落后，企业缺乏数字化管理设施的建设，不能更好的发挥数字化在文书档案管理工作中的优势，这些问题的出现，长时间下来，就会出现更多的，危害企业发展的问题。所以，企业相关工作人员要及时发现文书档案管理工作中存在的问题，并采取有效方式对问题进行解决，保证企业文书档案管理工作的有效性[2]。

2企业文书档案管理的策略

2.1更好的融合文书工作与档案管理工作

在电力企业发展的过程中，应该重视文书工作与档案管理工作的融合，使其具有企业需要的可参考性。相关工作人员应该对二者的工作性质与特点进行研究，在保持文书工作与档案管理工作区别的基础上，对二者进行统一化管理。在档案管理工作之前，相关工作人员就要做好文书工作，因为档案管理的前一步就是文书工作，更好的对文件进行管理，而文书工作的形成就是档案管理的开始。

所以，企业要保证文书工作的科学性，在档案管理工作与文书工作相互配合的基础上，使二者能够更好的配合彼此工作，提高文书管理与档案管理的融合效率。企业相关人员可以利用文书工作与档案管理的融合，制定企业相关管理体系，要求企业对文书档案管理工作进行合理的要求，文书工作的相关工作人员，要树立良好的档案管理工作意识，在档案管理相关工作人员对其提出意见与建议时，要虚心接受，并且对相关的法律法规进行学习，有效的提升自身法律素质，及时的对文件进行收集，认真、准确的对其加以组合，使得企业中的任何电力文件都可以有着良好的衔接，保证电力企业中的文书档案能够具有一定的利用价值，为其发展奠定基础[3]。

2.2提高文书档案的利用率

在企业对文书档案进行管理的过程中，应该制定较为完善的管理方案，以提升文书档案的利用率。

首先，要对企业的重大事件进行档案管理，相关人员应该在电力企业开展重要活动的时候，制定较多的活动方案，使其对电力企业的活动开展具有较好的借鉴作用，成为利用性较高的题材。

其次，要对专题活动进行有效的宣传，如电力企业的安全生产、宣传周、宣传月等，这样，就会使文书档案的利用率增强。

最后，电力企业要对这些材料进行采集，并且根据活动的性质对资料的各个优点处加以结合。

2.3加强数字化管理的建设

在电力企业文书档案管理过程中，相关人员要重视数字化管理工作，利用数字信息化技术的应用，对相关文字进行压缩等处理，能够对文书档案仔细加以快速的扫描，利用先进的技术手段，使文书档案工作效率提高。

在此过程中，信息化技术包括以下两点：

首先，相关人员在应用数字化技术的过程中，应该根据企业的需要对文书档案的目录进行数据化处理，使企业文书档案管理工作的数字化技术应用加深；

其次，要对文书档案中的所有信息进行数据化技术的应用，制定较为有效的目录引索，使文书档案管理工作能够更加良好的开展。

3结语

在电力企业的文书档案管理工作中，相关人员应该重视档案管理工作与文书工作的融合，为数字化技术的应用奠定良好的基础，相关人员可以在档案管理的数据化过程中，在目录中设置较多的引索动画，使文书档案信息的搜索变为较为有趣的工作，使电力企业文书档案工作更加有效的应用在管理工作中。

参考文献：

[1]饶英.电力企业档案管理中的文书档案管理策略及运用[J].决策与信息（下旬刊），2014，（6）.

[2]荆晓璐.网络化背景下提高电力企业文书档案管理的具体策略[J].卷宗，2015，（2）.

[3]龙绣娟.进一步加强电力企业文书档案管理现代化[J].科技资讯，2014，（18）.