事业单位档案资料管理优化探讨

事业单位档案资料管理优化探讨

韩建华

黑河市幸福乡卫生院黑龙江黑河164300

摘要：对于整个事业单位的发展而言，档案管理工作是十分重要的工作之一，与事业单位平时的各项工作之间都存在着一定的联系。在对现阶段我国事业单位档案资料管理的实际情况进行分析之后我们可以发现，我国事业单位档案资料管理工作仍然存在着一系列的问题，这些问题不仅导致了档案资料管理工作的质量无法得到有力的保障，同时事业单位自身的发展也受到了严重的影响。在这种情况下，事业单位档案资料管理人员需要根据事业单位档案资料管理的实际情况进行相应的分析，在此基础上制定科学合理的档案资料优化方法，提高档案管理的水平，保证事业单位档案管理工作的质量，进而保证事业单位能够健康、稳定的进行发展。因此，本文将简单对事业单位档案资料管理的优化措施进行相应的分析。

关键词：事业单位；档案资料；管理；措施

在事业单位进行工作的过程当中，工作的主要内容就是围绕在公益性以及为社会提供服务两方面所展开的，而事业单位当中因为人员的组成相对来说较为复杂，各个组织以及机构的设立相对来说也较多，所以事业单位当中的工作人员所进行的档案和资料的管理是一件较为复杂并且工程量较为巨大的工作。在这种情况下，进行档案资料管理的过程当中就需要管理人员具备一定的管理技巧，提高档案资料管理的管理效率以及管理质量。而现阶段因为事业单位当中的人员档案资料和档案资料管理存在着一定的特殊性，所以导致在进行档案资料管理的过程当中经常会出现一些问题，对于事业单位的整体发展是十分不利的。因此，只有对事业单位的档案资料管理进行相应的优化，才能够促进事业单位整体发展。

1事业单位档案资料管理的重要性

对于事业单位而言，工作相对来说较为复杂多样，所以所需要进行存储的资料相对来说也较多，档案资料管理方面的工作量相对来说也就较大。一般来说，档案资料管理的质量好坏会与事业单位的整体发展有直接的联系，由此可见，在整个事业单位发展的过程当中，档案资料管理是十分重要的自称部分。按照现代化的管理理念来看，事业单位的档案资料管理水平也直接表现了事业单位的管理水平。因此，事业单位应该提高对于档案资料管理方面的重视力度，进一步强化档案管理工作的重要性和紧迫感的认识，并且明确指出。在日常工作的过程当中也一定要认真的进行档案资料的管理，如果发现问题一定要及时的解决，只有这样才能提高档案资料管理工作的质量，提高事业单位的正以发展水平。

2事业单位档案资料管理优化方法

2.1明确权责

事业单位因为工作涉及到的方面较多，所以工作相对来说较为多样并且复杂，所以在进行档案资料管理的过程当中一定要将权责划分明确，在整个事业单位进行档案资料管理的时候，明确权责能够有效的保证档案资料管理工作的质量。在事业单位当中，档案资料的管理人员在工作当中实际应该承担的责任就是涉及到的单位成员的个人档案信息以及一些个人图表信息资料，在对档案管理人员实际工作过程的那个中的考察上可以发现，在工作人员进行工作的过程当中，对工作实行设置以及规划，能够更好的提高工作的效率以及质量。在对档案资料进行整理和归档的时候，应该保证所有的信息都详细的记录在档案当中，在一些活动登记等表格上，应该做到有顺序的进行登记，保证在之后需要用到资料的时候能够及时的找到需要的资料进行应用。除此之外，档案资料管理部门还需要与企业当中其它部门积极的进行沟通，建立科学有效的沟通机制。如果企业当中的其它部门需要借阅资料或者是档案的话，应该保证严格的遵守相关的借阅流程以及借阅手续进行借阅，保证档案资料的安全性以及保密性。除此之外，在进行档案资料管理的过程当中，一些无关人员不能够随便的进入到资料管理室，也不能随便的借阅资料。

2.2提高档案资料信息化管理水平

在信息技术不断发展的背景之下，事业单位也在不断的进行发展，这也就导致了事业单位当中档案资料管理工作的难度相比与从前而言变得越来越大，为了更加有效地提高档案资料管理的质量以及效率，需要改变传统的档案资料管理模式，将一些新型的理念以及技术应用到档案资料管理当中，加快档案资料管理的信息化进程。在对档案资料进行信息化管理的过程当中，首先需要从硬件方面给予支持，购进一些信息化管理的相关设备，并且对档案资料管理人员进行更加专业化的培训，合理的对工作人员进行分配以及部署。在进行档案资料信息化管理的过程当中，如果管理人员缺乏相关的管理意识，那么档案资料信息化管理的进度以及质量就会受到一定的影响，导致档案管理工作无法达到最好的状态。因此，提高工作人员的相关工作意识是十分重要的，只有保证工作人员具备专业的意识以及素质，并且将其应用到档案资料管理的过程当中，才能够改变传统的档案资料管理模式，将被动的管理转变成为主动的管理，提高档案资料管理的信息化程度。

2.3从制度方面提供保障

对于事业单位的档案资料管理工作来说，想要保证档案资料管理工作的质量，就必须采取科学合理的措施将档案资料管理工作变得更加规范化，这也就表示事业单位需要对档案管理的相关机制进行相应的完善，这也是事业单位档案资料管理工作效率以及质量能够得到保障的基础。因此，事业单位应该对现有的相关制度不断地进行完善以及补充，并且与企业的实际情况进行一定的结合，只有这样才能更好的保证具有完善的规章制度为档案资料管理工作提供相应的保障，也为事业单位的整体发展提供一定的保障。

结语：综上所述，我们可以看出，在整个事业单位正常运作以及发展的过程当中，档案资料管理工作作为其中的重要组成部分，重要程度是不容忽视的，在事业单位发展的过程当中，档案资料管理工作的质量得到保障于整个事业单位的更好可持续发展有着直接的联系。因此，在这种情况下，事业单位应该保证档案资料管理人员都能够树立正确的档案资料管理服务意识，在实际工作的过程当中能够保证各个流程的质量，并且对档案资料进行现代化的管理，通过科学有效的手段提高档案资料管理的效率以质量，提高档案资料管理的信息化程度，更好的为事业单位的顺利发展提供保障。

参考文献：

[1]张义.探讨事业单位档案资料管理的优化措施[A].《智能城市》杂志社.美中期刊学术交流协会，2016：1.

[2]贺琳琳.优化事业单位档案资料管理的措施之我见[J].东方企业文化，2013（15）.