建筑工程档案整理要点探析

建筑工程档案整理要点探析

段晓妮

陕西建工第二建设集团有限公司陕西宝鸡721000

摘要：当前，随着经济发展，各类工程建筑项目纷纷涌现，产生大量工程建筑档案，这些档案亟需得到科学正确的整理与管理，本文针对建筑工程施工中的档案整理的要点进行了一一分析，从而为实际档案整理工作作出指导。

关键词：建筑工程；档案；整理；要点

0.引言

建筑工程档案简称工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。在建筑工程规划和施工过程中，建筑工程档案是跟进性的记录。建筑工程档案涵盖的范围非常广泛，其中包括土建工程、附属的水电暖和设备安装等工程竣工图纸等基本图纸材料;还包括原材料证明、采购证明、工程检测和验收等证明性材料;以及可行性报告、选址意见书、消防环保验收、以及各种竣工检验报告，竣工报告等综合性材料。因为建筑工程档案工作涉及到多个部门，并且对日后的工程维修、改建等工作具有十分重要的作用，所以说做好建筑竣工后的工程档案整理具有重要的意义。

1.建筑工程档案整理内容及依据要点

1.1整理的内容

建筑工程档案整理的内容一般主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五项。工程准备阶段文件主要包括工程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。监理文件主要是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。施工文件主要是施工单位在工程设计、施工过程中形成的文件。

竣工图主要是工程竣工验收后，真实反映建筑工程项目施工结果的图样。竣工验收文件主要是指建筑工程项目竣工验收活动中形成的文件。

1.2整理依据及标准

在建筑工程档案整理中一般遵循以下四个标准文件为依据：（1）建筑工程文件归档整理规范(GB-T50328-2001)；（2）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000)；（3）技术制图复制的折叠方法（GB/10609.3-89）；（4）国家重大建筑项目文件归档要求与档案整理规等等。范

此外，工程文件的立卷方法要点如下：工程准备阶段文件可按建筑程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

2.当前建筑工程档案整理中存在的问题

2.1完整性差

随着国务院规范性文件的颁布，如《建筑工程质量管理条例》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等，我国对建筑工程市场管理力度逐渐增强，对于建筑单位和施工单位档案管理提出了更高的要求。但目前我国建筑企业档案管理水平仍存在很大差异。相当一部分单位的档案管理人员档案意识比较薄弱，即使工程己经竣工，仍然不能完整地整理出工程竣工档案。加之建筑工程涵盖征地、拆迁和规划等各种基础设施建筑的文件，档案资料量大、面广、专业性强，收集整理完整而全面的档案存在比较大的难度。一些建筑单位档案管理人员还有兼职情况，就更加影响了工作的质量。

2.2真实性差

建筑工程档案具有一定的特殊性，而且一般都比较复杂和多样，所以从正确整理的角度来说是存在一定困难的。因为一些建筑单位没有在内部建立工程竣工档案归档管理体系，所以在工程档案管理过程中非常混乱，可能造成管理不严，以及在管理过程中出现失误等情况。多数建筑单位没有把档案管理工作列入单位议事日程，责任落实也不到位，无法实现建筑工程档案的专业化和素质化管理，工程档案管理的真实性难以保证。加之微机化和信息化管理也还没有被提上议事日程，手工操作使真实性更难保证。

2.3移交慢

施工后期，多数技术人员己经撤离了工地，加之施工单位对竣工档案管理要求不高，没能在施工期问将档案整理完全，致使不能在规定时问内提交工程档案。有的是因为建筑单位和施工单位之问存在拖欠工程款问题，造成工程周期延长，档案材料长期不能归档，而且材料一般都残缺不全，工程竣工档案基本上无法有效编制。有的是因为施工单位在施工过程中进行了人员更换，施工部门之问进行了重组，档案管理人员更换，交接不完善，造成了材料分散和缺失。这些原因都是造成施工档案不能及时完成移交的根本性原因。

3.提升建筑工程档案整理工作质量的要点

3.1做好档案整理的基本工作

文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

工程档案一般不少于两套，一套由建筑单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。

案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

3.2推进档案整理完整性

有效地加强对工程建筑各个阶段档案的管理工作，设立专门的管理制度。从建筑单位最开始的工程审批立项开始，按照国家的规定获得的各种建筑材料，都要按规定管理好，紧紧地跟随工程建筑步伐，不能有拖延。因为前期文件的完整和详实是很关键的，可以维护建筑单位的合法权益，以及为后期档案完整性整理打下良好基础。同时对勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位以及招标代理单位的工程项目管理人员与档案管理人员在职责和责任上进行明确分工，指定专门的档案管理人员，在分工过程中对责任和义务等形成明确规定。

3.3加强档案管理真实性

不能为了档案而做档案，在档案管理过程中需要实现与工程的同步，档案要真实反映工程建筑过程和工程质量。只有正式的竣工档案才可以作为管理中的凭证。在竣工验收同时需要建筑单位的管理人员和工程项目的管理人员，按照建筑工程管理的档案规范要求对建筑工程中的全部档案文件进行检查、审核，对发现的问题，及时进行处理，对缺失的想办法进行补充，做到档案材料的真实性和完备性。

3.4促进档案快速移交

目前在工程档案管理工作中，没有专门对建筑单位和施工企业进行约束的机构，建筑单位在档案整理过程中没有任何压力，档案整理的效果差，速度慢，甚至有的单位对建筑工程档案根本没有整理的想法。必须积极推进档案专业化规范化管理，确立建筑工程档案管理体系，并且积极引入微机化管理，才能促进快速的档案移交。同时，因为档案工作与工程进度是同步的，建筑单位和施工单位之问按时有效履行合同也是按时移交档案的有效保证。另外，档案管理人员要保持稳定，即使在有管理人员更换的情况下，也需要积极促进交接工作的快速完成。

4.结束语

总而言之，在建筑档案整理工作中，档案管理人员应了解和掌握工程档案归档的基本方法和技巧，及时收集、汇总、妥善保管工程建筑过程中产生的档案材料，并按有关规定向当地城建档案管理机构移交，从而为建筑工程的有序进行保驾护航。

参考文献：

[1]李敏.现代化工程档案管理制度完善研究[J].城建档案,2018(10):31-32.

[2]史红伟.工程档案整理的一点体会[J].才智,2015(17):384.

[3]周素兰.浅析建筑工程档案整理中的问题及解决措施[J].黑龙江档案,2013(05):69.