浅谈公路行业档案专业的重要性

浅谈公路行业档案专业的重要性

陈景雪

墨江公路分局云南墨江654800

摘要：工程质量控制最重要的环节就是工程档案管理,工程档案管理是提高工程质量的重要手段，工程档案管理对提高公路建设工程中工作人员的

档案管理意识,保证工程实施过程中的工作质量具有重要意义。

关键词：公路行业；档案管理；重要性

促进经济发展的主要组成部分就有公路建设的支撑,公路行业档案是公路工程实施过程中的真实写照，所以加强档案管理工作是公路工程实施的重要内容。但是，目前我国的公路档案管理工作并没有适应社会的发展,公路档案管理工作的过程中还是存在着诸多问题。

一、档案管理工作的概述

档案是公路工程建设的重要组成部分。公路建设形成的档案在工程实施前期就开始积累和建立。公路建设工程档案的建立是由公路建设的工程项目规划、预算、决策、审批等形成的，是确立工程建设以后的真实记录,是项目具体落实和实施的根本依据。在施工的过程中,文件档案的确立和项目的施工进度是密不可分的，有着密切的联系。

随着公路建设工程项目的不断实施，现代科学管理的方式也开始不断的发展,社会对公路建设的工程质量有了更高的要求,因此公路建设工程质量必须符合国家的技术规范标准、文件设计规划具有可靠性和安全性。目前很多企事业单位都实行精细化管理模式,可以对公路建设项目的质量进行精确的评价，这就需要以公路建设的工程档案做为基础,以标准指标的量化统计作为相关依据。

二、公路行业档案管理工作中存在的问题

没有意识到档案管理工作的重要性

现阶段我国公路工程建设的工作质量还是比较差，经常会出现公路病害、桥涵及隧道不同程度的危害、破损和开裂情况,这些故障发生的原因被归属于公路工程建设质量问题。主要原因就是相关工作人员对于档案管理工作的意识比较薄弱,相关单位对档案资料的收集和整理不是特别及时，进行公路工程档案管理的相关部门也不够专业科学,为了最大限度的获取经济利益,忽略了对档案管理部门的有效管理,导致了工作人员失去了工作积极性,降低了档案管理工作的效率[1]。

档案管理工作人员素质不高

目前，大部分档案管理的工作人员都在室内进行工作,很少进行工作建设过程中的实地考察,工作对公路建设项目的内容不够了解，导致在工程档案的编制过程中缺少真实性和确切性。公路工程档案的主要内容包括工程设计图、施工组织及程序等相关资料表格的收集,工作人员需要对这些相关内容进行整理和分析,但是档案管理人员对工作的专业知识储备不足,对工作内容的变通能力相对较差,导致在档案的管理过程中出现的很多条理不清晰的工作失误现象。

关于档案管理的规章制度不完善

我国目前的公路工程档案的管理不够明确清晰,很多档案管理制度都比较片面化,导致工作人员没有具有可操作性的实际依据,同时档案的资料也不够完善。随着公路建设工作的日益贯彻,公路工程档案管理的工作任务比较繁重,但是在档案管理工作过程中还是采用比较传统的工作模式,致使公路工程档案的管理工作更加困难，时常会出现档案资料缺少的情况还有相应档案资料与工程建设时间不一致等现象。除此以外,很多项目负责人为了应付检查,甚至让工作人员进行工程档案的编造，导致工作人员在进行档案管理过程中出现了很多问题，比如：进行档案管理时相关的制度标准不统一、资料混杂等状况。

三、加强公路行业档案管理工作的有效措施

加大对档案管理的投入

要将档案管理工作真正做好,需要企事业单位加大对档案管理工作的投入,增加工作人员对于档案管理工作的重视，提升档案管理者的业务素质，让相关员工意识到档案管理工作的重要性。工程项目的档案除了真实记录及相关建设项目的重要资料外,还得明确的体现工程质量,对之后工程建设工作提供真实可靠的相关依据[2]。在进行工程项目建设时应该加大对档案管理的资金投入,首先设立专门的档案管理部门,对固定的工作人员进行招聘,对有关工作人员采取奖惩模式,激发工作人员的热情。其次，还要做好领导阶级的思想工作,让领导者也充分意识到档案管理对于工程建设的重要性,在档案检查工作中找到工作重点,对工程档案进行有效的管理。最后,应该加大对档案管理工作重要性的宣传,让每个工作人员都积极的参与到工程档案管理和监督工作中,为档案管理工作贡献出自己的一份力量。

统一管理规范档案管理相关的制度

目前，我国的档案管理制度还不是比较完善，在档案管理的工作过程中，档案管理应该采用同一个管理标准，进行档案资料的记录和工作交接,这也为检查机构提供了便利。除此以外,应该完善档案管理标准,规范档案管理工作。在工程建设前应该设立明确的相关要求。我国目前的档案管理方法比较单一,还有相当一部分还采用文字方式进行编辑，导致工作过程中出现了资料堆积、查找困难等问题。提高档案管理工作效率的有效方法是普及计算机管理方式,应用创新的技术标准来规定工作任务,能够有效的提高档案管理的工作效率。

加强管理和人才培训

公路工程的建设不仅要做好工程的现场管理和对工程质量的监督,还应该进行工程档案管理工作的监督检查，主要包括:监督资料收集,在安排工作任务时，明确规定关于资料编辑的范围；由于工程档案的工作任务量比较大,工作人员具有流动性,在工作交接时要保证工作的完成,交接时间不宜太长；监督档案整理工作,档案整理应该将有关资料细分,为以后的查找工作提供方便,定期检查资料,避免档案发生丢失情况。应该加大人才培养工作力度,我国严重缺失工程档案管理人才,在档案管理过程中工作人员大多采用的传统方法，所以必须要提高档案管理工作人员的专业技术,培养更多的档案管理的综合性人才,对工作人员普及新技术和管理方法，让档案管理科学化、合理化[3]。

四、公路行业档案管理工作的重要性

档案工作是一种信息资源，是企事业单位经营活动真实记录的基础工作，也是与企事业单位同时发展的无形资产，在企事业单位管理方面发挥了积极作用。规范化、科学化的档案管理，是企事业单位必须做好的一项基础性工作，传统的档案管理工作模式，主要内容是保存工作中的信息记录，工作目的是实现档案信息在必要时进行查考和法律凭证。但是，目前人们已经普遍使用自动化管理技术，企事业单位对信息管理的要求和实施，已经渗透到了各方面行业活动中，大部分企事业单位在信息自动化建设过程中缺少总体规划，会导致档案管理系统的依据标准不统一。所以，企事业单位进行信息自动化建设时，由于过分依赖自动化管理技术，无法理解数据质量和系统功能之间辩的关系，进程出现管理混乱、重复投入、工作成本无意义提高等现象[4]。目前，现代新兴的档案管理理念的基础是比较规范文档管理，通过具体有效的信息管理规范体系的建设，应用信息自动化的档案管理平台，充分的实现企事业单位对于信息产生、处理和使用的自动化功能，提高档案信息的利用效率，充分的实现了信息管理在企事业单位活动中的积极作用。

结束语

工程档案管理不仅对公路工程建设具有重要性,在一定程度上对城乡建设发展还具有重要意义。公路工程档案的改革不仅需要改变工作人员的传统意识，加强工作人员对于公路档案管理的重要性,还要完善相关的档案管理规范，提高工作人员的综合素质。这样,才能促使我国公路工程档案管理的进步和发展。

参考文献

[1]罗革娜.浅谈高速公路行业档案管理与行业文化建设[J].办公室业务,2018(11):97.

[2]赵文仙.重提升档案管理树公路行业标杆——浅谈公路行业档案规范化管理工作[J].云南档案,2018(05):58-59.

[3]冯关生.加强公路系统档案管理工作的措施[J].赤子(上中旬),2017(04):167.

[4]张周超,闫建国.关于公路行业档案管理创新服务的思考[J].消防界(电子版),2017(01):11.

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