综述档案管理中的电子档案管理

综述档案管理中的电子档案管理

谢曼利

中国能源建设集团广东电力工程局有限公司广东广州510735

摘要：现在，信息数字化发展的比较快，已经被应用到很多的领域，档案管理也引用信息化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，电子档案相比传统的档案管理有很多的优势，同时也有不足之处。电子档案管理需要依靠先进的计算机技术，改变了以纸质为载体的档案管理，便于收集、查阅、存档，但是，由于电子档案管理的内容易于改变，因此，对档案的原始性、完整性难以分辨，加强电子档案的管理，使电子档案管理更加的完善。

关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理；优越性；问题；措施；

引言：电子档案顺应信息时代的发展而产生，很多的单位都改变了档案管理的形式，利用电子档案管理更好地管理档案。传统的档案管理需要经过漫长的收集，归类分档保存，工作人员的工作量非常的大，但是，利用电子档案管理，依靠先进的信息技术，不需要依靠人工进行整理，从而减轻了工作人员的工作量，同时，也提高了工作效率。电子档案管理人员不仅要有管理档案的经验，还要熟练的掌握计算机技术，因此，要做好电子档案管理，需要提高管理人员的综合能力，以便适应电子档案管理的要求，顺利的完成工作。

一、电子档案的优越性

1、直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作的效率

当前是信息技术的时代，为档案管理的发展提供了可靠的技术，利用电子档案管理解决了传统档案管理的很多不足，比如，电子档案方便了人们的查阅，提高了档案的利用率，同时，电子档案管理代替了人工，不需要依靠工作人员手工记录、收集、分类、保存，利用计算机软件系统可以保管档案，这样直接省去了手工记录、整理，减轻了工作人员大量的工作，电子档案管理省去了很多繁琐的工作，提高了档案管理的工作效率，同时，也提高了档案管理的质量，促进了档案管理的发展。

2、电子档案管理更有利于文档的保密

在过去，档案管理是以整卷保存的，在查阅档案时，只要查阅一部分就可以查看整卷的档案，这样不利于档案管理的保密性。电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不一样，档案都是单份的保管，查阅时也只能看到需要的一部分，其他的档案内容是无法看到的，这样一来，档案管理的保密性就相对比较好了，保护档案的安全。

3、电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

传统的档案管理只有一份，也就是只能供一个人查阅或者利用，一旦别人查阅借走后，其他人就不能再利用这份档案，而电子档案改变了这样的局限性，可以同时提供给多人查阅或者利用，充分的体现了档案的共享性。电子档案还可以重复的利用，纸质的档案经过多次使用，可能会出现字迹不清楚，或者丢失部分的内容，而电子档案就不会有这些困扰，即使使用多次，档案内容也不会发生变化。

二、电子档案管理中存在的问题分析

1、人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

由于电子档案的发展还不太成熟，对电子档案的理解还不够深刻，所以对电子档案管理的认识不够全面，为此，我们采取双轨制，也就是电子档案和纸质档案同时使用，利用两种不同的方式进行档案管理，形成两套内容相同的档案管理。

2、对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是记录整个过程的整个资料，也就是原始的记录，档案具有真实性和原始性，从而发挥档案的作用。但是，电子档案的内容容易发生变化，我们可以通过复制，或者某些不确定的因素造成档案的内容发生变化，当档案在传输或者转存的过程中，被某些人恶意的改动，却没有留下任何痕迹，导致对电子档案的真实性和原始性难以分辨。

3、电子档案的安全性问题

电子档案的安全性存在问题，档案的安全性非常的重要，电子档案管理受某些因素的影响而存在不安全性，比如、档案的数据容易消失、数据很容易被改动，使档案失去真实性，如果网络的不稳定或者不安全，那么也会影响档案的安全性。

4、电子档案的长期保存问题

纸质的档案保管的档案室，不发生意外，保管的时间挺长的，而电子档案的数量越来越多大，所占的内存会越来越多，然而有的软件存储量有限，对于电子档案的长期保管考虑的不够，没有什么好办法可以长期的保管。

三、加强电子档案管理的措施

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

为了更好的利用电子档案管理，首先要建立完善的档案利用审批制度，制定利用审批的制度，规范了档案的使用，确保档案内容的真实性和安全性。相关人员需要查阅一个档案时，必须严格的按照规定行事，经过领导的审批，才可以利用档案。档案管理人员要学会利用网络技术，利用先进的技术进行档案的收集，使档案的信息能收集的及时，同时，要及时的更新档案，以便可以满足查阅者的需要。在建立电子档案的同时，也要做好纸质档案的管理，将两者相结合，创新电子档案管理的方式，促进电子档案管理的发展。

2、制度化建设保证信息管理规范

电子档案管理应该建立相应的管理制度，对电子档案的管理人员有一定的约束性，同时，也可以规范工作人员的操作，避免出现错误，不利于电子档案的管理。电力档案管理依靠先进的计算机技术，如果计算机出现问题，硬件出现故障、中了木马病毒等，造成档案的数据丢失，或者档案管理人员计算机水平低，不能熟练的掌握计算机技术，对档案没有及时的备份，都会导致档案的数据丢失，如果需要远程查阅档案，必须要保证网络的安全性，这样才能确保档案的保密性和安全性。建立电子档案管理制度，可以规范工作人员的操作，避免失误丢失数据，同时，也能确保电子档案的安全性和保密性。

3、加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案依靠先进的计算机技术，来收集、保管档案，但是操作依然需要工作人员，工作人员的管理是电子档案管理的组成部分，必须要加强对人员的管理，提高他们的保护意识。管理人员要适当的安排工作人员参加培训，通过培训与学习，提高他们的素质，培养他们良好的职业道德，在以后的工作中，要认真负责，谨记自己的职责，对档案的内容不能私自的泄漏，要懂得保护档案，强化对档案的保密性，以免造成非常严重的影响。

四、总结

由以上的分析得出，传统的档案管理已经过时了，传统的档案管理存在很多的问题，工作繁琐、工作量也比较大，很容易出现弄混的现象，不利于档案管理，而电子档案的出现，解决了传统档案管理的很多问题，不仅减轻了工作人员的负担，相比以前，档案的收集、查阅、保管更加的方便。但是电子档案管理还不完善，需要进一步的改善，为了档案管理的保密性和安全性，需要培养专业的工作人员，不仅要熟练地掌握计算机技术，还要有相关的经验，良好的职业道德，加强工作人员的培养，有利于电子档案管理，可以推动电子档案的发展。

参考文献：

[1]刘欣欣.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（05）：199.

[2]蔡国庆.浅论电子档案管理[J].黑河学刊，2014（03）：113+138.

[3]吴秀娟.研究事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察，2013（19）：95.

[4]栾玲.探究电子文件档案管理系统后评估研究[D].北京邮电大学，2013.

[5]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用分析[D].中南大学，2013.

[6]周茂玉.研究电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2016，（14）：103+138.

[7]鲁国华.综述电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，（10）：184.