基层土地档案管理的几点思考

基层土地档案管理的几点思考

兰少磊

乳山市国土资源局山东乳山264500

摘要：随着经济的快速发展，土地管理工作越来越严格，这使得土地的档案工作变得越来越重要，基层土地管理档案是国土资源管理档案的重要组成部分，本文主要探讨了基层档案管理的必要性、内容以及问题，并据此提出相关解决对策，以供参考。

关键词：基层；档案；管理

一、档案管理的必要性

随着乡镇建设的快速发展与进步，基层乡镇所的土地管理工作提到日程，而想要保证乡镇基层所土地管理能够有条不紊，基层档案管理工作是一个非常重要的方面。但是乡镇基层土地档案管理工作的发展大多停留在以前陈旧落后的管理模式下，不符合当今快速发展的时代要求。因此，严格乡镇基层土地所的档案管理势在必行。

“制度管人，档案管事”，基层土地管理的档案是基层土地管理活动的真实记录，基层土地档案主要是地籍档案和用地档案，是一种重要的信息资源，它可以为后人提供法律依据，可使各种纷繁复杂的纠纷迎刃而解。及时加强土地档案管理，实现基层土地档案管理多元化，是我国基层国土资源管理部门的重要任务。

二、档案管理内容

1.地籍管理档案

地籍是指国家为了一定的目的，记载土地的权属、界址、数量、质量和用途等基本情况的图册，其核心意义在于反映土地权利之归属。土地的利用情况、土地登记以及地籍调查等工作需要懂业务的档案员才能胜任，地籍调查中有很多现代高新技术，如遥感技术、GPS定位、数字化制图等等，对土地档案进行数字化和信息化记录，方便存储和查询。土地使用权登记申请表和审批表以及土地登记卡等档案也需要有专人负责，进行归档，方便以后查询。

2.用地管理档案

用地档案和地籍档案之间有着千丝万缕的关系，地籍档案必须有相关的用地批文信息，二者是相辅相成的。一宗土地在被征用前，有很多工作需要落实，比方说补偿，这都需要有档案存档，一宗土地征用前、中、后都需要有档案，好多工作需要基层所配合，这些档案都需要存档以方便以后的查询。

三、档案管理存在的问题

1.档案管理者精力有限，素质相对不高

好多基层所的档案管理者都是身兼数职，所里人员有限，外业内业都要兼顾，许多时候就导致文件的归档不及时，分类不明确，个别档案人员对档案的重要性和责任性认识还不够，存在敷衍了事的心态，思想上存在着畏难情绪。许多管理人员，多数人员未经过专业培训，对档案资料的审查不够严格，导致部分档案存在欠缺。

另一方面，很多乡镇的领导不重视档案工作，觉得档案工作不是评价员工工作的重要指标，导致处在档案管理工作的人员觉得自己不会被领导重用，也就缺乏足够的责任意识，对待档案工作缺乏责任心，长期下去，不仅乡镇基层土地档案管理工作的质量得不到保证，其他工作也容易出现纰漏。

2.存档设备落后，手段滞后

档案资料与日俱增，土地档案管理采用的都是人工管理，但随着现代电子化水平的提高，这种管理模式已经不能满足现在的管理需要，档案的查询、新建、修改、更新、删除等多项工作被限制，无法更便捷的进行。

土地档案资源的信息化管理需要计算机的软、硬件的支持。纵观基层所的管理现状来看，普遍都存在硬件配置低且软件资源欠缺的情况。有的所虽然配备的计算机但是实际会操作的人员很少。具体表现为如下几个方面：首先，采用的多为单机版的档案管理系统，不支持档案资源的实时共享与云储存；其次，管理系统的操作平台过于落后；再次，只能够管理某一种类型的档案资源，在无形中浪费很多的管理资源；最后，仍然大量采用支持档案的管理模式，影响电子档案的管理效率。

3.意识不强，制度不健全，存在漏洞

很多乡镇的领导和工作人员没有较强的档案意识，不能够做到合理、科学的管理档案，整理存档的资料越来越少，仅有的文件也有很多杂乱的，解决问题多是一些领导口头决定，形成的正式文件存档的好多被忽视。

土地档案多、杂，基层所档案室不规范，每年的档案很正规，但是年代久了档案资料的保存可能存在好多不规范的地方，有些档案甚至存在丢失、缺损，很难保障档案的完整性。制度的不完善使得土地档案管理工作缺乏有效依据和制度保障，致使档案管理不及时、档案登记不合规、借阅不规范等现象发生，使得档案管理存在很大的隐患。

四、几点建议

1.提升档案管理人员的素质，健全各项规章制度

在当前以“快”字著称的互联网时代中，土地档案管理部门也要尽快学会运用科学技术来促进自身发展。各个地方上的基层国土管理部门是国家土地资源总部的分支，他们需要为国土总部提供集中式的服务。在此种形势下，如果国土总部想要了解各个基层分支部门的管理现状和最新的国土资料，那么就必须尽快构建一个能够实时互通信息的通道。要定期不定期的对档案管理人员进行培训，开展业务指导，提升人员的综合素质，加强相关工作人员的交流学习，经常去档案馆学习专业知识，打造过硬的档案管理人员。

2.引进先进存档设备

随着信息技术水平的不断提高，国土资源管理部门也需要紧跟时代的发展步伐，及时更新使用设备与资源。实施土地档案资料信息化势在必行，仅凭传统的档案资料管理方式已经远远不能满足现金工作的需要，及时更新内部设施，引进档案管理信息系统进入基层所，建立电子档案数据库，同时设立专门的库房和专职档案管理人员，实现土地档案信息化管理。加大当管理投资力度，根据基层国土所规范化管理的要求，配备扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。

3.优化档案管理制度

土地档案资源是促进土地资源开发与应用的主要依据，国土资源部门的管理者需要充分认识土地档案管理的真正价值，在现有的基础上，加大对《档案法实施办法》以及《档案法》等相关法律制度的宣传力度。通过此种方式可以让档案管理工作开展的更为顺利，同时也可以为档案管理信息化的顺利落实打下良好基础。基层所应该加强档案管理的宣传力度，通过媒体、座谈会等形式宣传档案管理的重要性，同时建立基层所档案管理制度。

五、结语

总体来说，想要做好基层土地档案管理工作，首先要求基层所给予足够重视，不仅要重视档案的信息化管理设备，还需要提高档案管理工作的质量，提高档案管理人员素质，只有每一个环节都能够做到一丝不苟，基层所土地档案才能更好的被利用，为辖区的社会经济发展提供有力的保障。