食品检验资料档案的管理

食品检验资料档案的管理

石永琼

石永琼（广西桂林市临桂疾病预防控制中心检验科广西临桂541199）

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）04-0359-02

为进一步加强中心食品检测资料档案管理工作，使各类资料便于借阅利用，为符合法律法规、标准、客户、法定机构、认定/认可等组织的要求提供客观证据，根据中心规章制度和质量管理体系文件的要求，制定本制度。

1食品检验资料档案的管理应遵循收集及时、检索方便、存取有序、分类归档、储存防损、维护得力、清理合法的管理原则。

2食品检验资料档案的收集内容，包括质量记录和技术记录两类

2.1质量记录资料包括：机构设置、人员任命、人员技术档案、人员培训、考核记录；管理体系文件、管理体系内审和管理评审记录、重大不符合项及其纠正措施和预防措施以及改进实施记录；客户申述投诉及其处理记录；质量监督记录、评价采购活动记录、实验室生物安全管理和事故分析、处理记录等。

2.2技术记录资料包括：检测原始记录、原始导出数据、试剂（培养基）及标准溶液配制记录、环境监测记录、工作手册、质控图、采样记录、检验委托合同、检测样品流转登记卡、检测报告副本等，实验间以对/能力验证记录等其他需归档的记录，样品管理记录等；产品标准，新项目开展记录、自校准方法验证记录、检定证书；自校准报告；校核方法执行记录、标准物质与重要物资采购和验收记录等。

3食品检验资料档案的管理要求

3.1中心质量管理科负责对各种卫生标准和质量手册、《程序文件》、《作业指导书》以及质量管理体系运行、维护管理资料档案的管理；负责检验报告副本，内容包括检验报告、委托检验合同、采样记录（实施采样时）、检验过程记录的原始资料等的归档管理；负责检验试剂、培养基、标准物质采购、验收/验证记录资料的归档管理。

3.2检验人员在工作中形成的应立卷归档的文件材料，必须按照规定及时向科室资料管理员移交，任何个人不得据为己有；检验标准方法或《作业指导书》应根据上岗范围存放在检验操作人员方便取用的地方，并妥善保管，不得带离本中心。

3.3检验人员的个人业务技术档案、健康档案、检验食品设备档案，由办公室负责收集和归档管理。

3.4检测资料档案，应保持内容齐全、完整、系统、准确，书写必须使用碳素墨水或蓝黑墨水等符合档案要求的耐久字迹材料。不得用圆珠笔或红、纯蓝墨水笔书写、不得用热敏打印纸、不得任意抽页或遗失。

3.5当检验资料存入计算机管理时，应按照本中心《计算机管理程序》执行。

3.6检验资料归档后，管理人员应根据档案管理要求进行登记、分类、编号或标识，必要时应编制索引，便于查阅。

3.7检验资料档案必须有专人负责管理。

4食品检验资料档案的交管期限与保存期限

4.1交管期限健康相关食品产品的检验报告、检验原始记录由报告编制人，参加外部能力验证活动资料由检验组负责人在检验完成后三个工作日内交综合业务管理办公室归档；其他资料由检验人员在检验完成后三个工作日交部门兼职档案员在本科整理归档，于交年初集中送中心档案室存档。

4.2保存期限

（1）比对、能力验证、室内质控考核等资料、检验报告、原始记录至少应保存5年，有特殊要求的按照有关规定执行。

（2）质量记录中的机构设置、人员任命、重大不符合项及其纠正措施和预防措施以及改进实施记录，以及员工的个人业务档案、检验人员的健康档案、检测仪器设备档案长期保存。

（3）高致病性病原微生物的检验档案由质量管理科于每年年底移交中心档案室长期保存。

（4）食品安全事件应急检验资料档案，按照致病因子确定保存期限，当属于严重的化学性污染事件或新病种或烈性传染病事件的资料，由中心档案室永久保存。

（5）作业指导书、操作规程，视相关标准的有效性或仪器设备的使用年限确定保存年限。

5食品检验资料归档范围

食品检验报告、检验原始记录（采/抽样记录、收样记录、原始观测记录、计算和导出数据等）、参加外部能力验证活动资料、检验标准或操作规程、检验结果登记、仪器运行状况记录等。

6检验资料档案的保密和安全措施

6.1在检验资料归档后，必须妥善保管，要做好防盗、防潮、防火、防虫蛀、防鼠咬等防止改动、损坏、变质和丢失措施，并方便存取和查阅。

6.2检验资料档案应存放在指定地点，并采取保密措施；外来人员未经允许不得进入。相关的记录资料未经许可任何人不得复制、摘抄或将资料档案带离指定场所，不得查阅与借阅无关的其他资料。

7检验资料档案的借阅

本中心各室因工作需要借阅检验资料档案时，必须在中心质量管理科办理相关手续，借阅时应填写《文件借阅申请表》，阅后及时归还；借阅人员的个人业务档案、检验人员的健康档案须经中心领导批准；借阅仪器设备档案须经办公室同意。档案归还后，检查其完整性。

8检验资料档案的处理

超过保存期限后的检验资料档案，由保存资料档案部门提出销毁申请，并填写《文件销毁申请表》经质量管理科审核，中心质量负责人批准后，由至少两人参与在指定地点销毁或运送区政府相关部门统一销毁，并在《文件销毁清单》上签字。