新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

李婷婷

临沂市高速公路建设办公室山东临沂276000

摘要：随着社会经济的发展，我国事业单位也在新时期下开始改革。在事业单位的改革中，档案管理占据了重要的地位，它是事业单位的重要工作内容。在临沂市的事业单位中，档案管理存在很多问题，必须要解决其中的问题，才能适应新时期的事业单位发展。因此，要结合事业单位档案管理中的主要问题，有针对性的提出解决的策略，创新档案管理的思路和方法。

关键词：新时期；事业单位；档案管理；创新思路；方法

1引言

行政事业单位要想让工作效率有所提高，需要兼顾到其中可能涉及到的方方面面的工作，尤其要重视对档案文件的科学化管理，从而促进事业单位的工作协调有序的进行。档案管理工作涉及到信息收集、整理和分析等一系列工作，要想使复杂的管理工作运行得有条不紊，就要保证档案管理的创新措施立足于实践，并且能够适应新时期事业单位的发展创新需求，将创新改革工作落到实处。

2事业单位档案管理中易出现的问题分析

2.1事业单位档案管理理念相对落后

传统的档案管理工作落实环节，需对档案资料进行搜集和汇总，这样的档案管理方式较为落后。加之事业单位的管理人员对档案管理的认知力度不够，导致一定程度上会降低档案管理工作的质量，会相应的削减员工的工作积极性，甚至会制约员工的工作落实，最终导致档案管理工作陷入恶性循环。不仅如此，档案管理理念的落后，还会导致档案管理缺乏规范性、实用性和保密性，最终使档案的价值无法体现出来。

2.2管理制度不完善

目前临沂市事业单位的档案管理制度不健全，单位领导不重视单位的档案管理，制度建设不完善，而且制度执行效果差，形式化严重。单位的档案管理人员没有认识到档案资源的重要性，有时候甚至会丢失一些档案文件，影响事业单位的档案管理工作。对于事业单位外借的档案，管理人员的手续办理也存在问题，造成很多档案的流失，事业单位的档案管理信息缺乏真实性。

2.3管理人员素质不高

目前我市事业单位中专业的档案管理人员不足，综合素质不高，使得档案管理工作不能发挥其重要作用。档案管理人员必须要具备专业的知识水平和个人素养，有些事业单位的领导不重视档案管理工作，档案管理人员态度散漫，管理效率低下，这都与管理人员的素质有关。

3事业单位档案管理工作的创新方式分析

3.1完善管理制度

在新时期发展形式下，要创新我市事业单位档案管理的思路和方法，需要完善管理制度，提高工作效率，通过创新档案管理制度，建立切合实际发展的模式。因此，事业单位在档案管理中要运用科学的管理模式，及时确定制度创新的方向和内容，重点管理事业单位的机构和岗位设置，推动其创新性发展。同时也要发挥制度的作用进行约束管理，对档案管理工作人员、单位领导都要进行约束，规范档案管理的发展。而档案管理制度中也要制定奖励和惩罚条例，鼓励管理人员积极工作、更加负责，而对于丢失、恶意篡改档案信息的人员就要进行惩罚，提高事业单位档案管理信息的真实性。

3.2加强档案管理重视程度

行政事业单位的领导要重视档案管理工作，要从本单位档案管理的实际情况出发，为档案管理人员制定档案管理的日常工作目标和任务。增加对档案存放记录的检查次数，要求收上来的档案必须在短时间内完成有效的整理和收纳工作。保护档案管理人员在工作中的合法权益，激发档案管理人员的工作积极性，可以不定时邀请管理人员根据实际工作情况对档案的管理创新提出建议。单位还要组织相关人员做好档案的保密工作，拨出相关资金用于档案室的修葺完善，为档案材料建立一个干净安全的存放场所，从而为管理人员即将进行的档案分类收录工作提供便利。促使单位其他人员明确档案工作的重要性，在需要交纳自己档案的时候自行做好初步整理工作，为管理人员的收录管理工作提供便利。另外，要加强对出入档案室的人员、查看或者借出档案的人员的登记管理工作，确保档案的万无一失。

3.3更新档案管理模式

事业单位的内部档案所涉及的资料和数据信息都较为机密，因此，不仅要增强档案管理力度，还要体现出档案管理方式的创新性，通过加强资金投入力度的方式，逐步对档案管理措施进行更新。其一，可引进先进的信息技术或是现代化的管理设备，例如，建立电子档案库，纸质档案数字化，集中统一管理；实现多种途径在线检索档案；建立电子化的归档、借阅等档案标准管理流程；细粒度的权限控制体系，多重安全防护措施；提供各种统计报表，有效监控、评估档案管理工作。其二，强化与其他单位之间的沟通力度，在交流过程中，汲取彼此的经验，真正做到去糟取精。实际的档案管理环节，可借助先进的技术手段，逐步实现档案管理工作的创新，运应综合性较强的技术措施，进行针对性的管理。

3.4推动档案信息现代化

在互联网已经融入工作生活方方面面的时代大背景下，档案管理的发展趋势也要迈上信息化道路。档案管理人员需要借助计算机技术手段来进行档案的数字化发展，加快档案管理的现代化管理进程。例如：面对以往采用手记笔录的档案归档方式，对档案进行分类查找极为不便的情况，一些行政机关单位开始借助互联网技术，实现对档案入档的备忘记录，以及快速进行分类归档，提高了档案文件中重要资源的利用价值。通过网络技术化手段，在对重要性文件进行存档管理时还可以设置文件机密性保护，从档案的管理和保密两个方面进行存档，做到档案存档时有效率、调档时有速度、机密性有保护。对行政事业单位中的国家级档案材料进行数字化归档，对日后实现联网异地调档有着极其重要的意义。

3.5明确档案管理人员职责

新时期的档案管理任务极为重要，加强对档案管理人员的业务能力培养，对管理人员进一步明确自身工作职责，提高工作中的档案管理效率有着至关重要的意义。行政机关单位领导要注重创新对档案管理人员的培训机制，培训档案管理人员对各部门、各种性质的档案文件，进行科学有效的分类再存档，为日后的人员流动进行调档工作提供便利。例如：某事业机关存在档案管理人员业务能力差的现状，领导会不定时组织档案管理人员进行业务知识的“充电”，参考学习其他事业单位档案管理工作的先进措施、做法，并对档案管理的创新思路提出自己的见解，提高了档案管理人员的业务素养，提升了管理人员的工作积极性。通过学习其他单位先进的档案管理方法，可以激发管理人员的创新积极性，督促档案管理人员明确自身职责，强化专业知识和基本技能，不断适应档案管理新时期对管理人员提出的新要求。

3.6电子档案管理

第一，事业单位应将电子档案管理制度加入到日常运营制度之中，以规范统一的标准，理顺档案管理的流程。执行奖惩问责制，鼓励电子档案馆藏模式，并形成长效的运行机制，使档案工作科学、有效地进行。国家应增加电子档案方面的法律法规，尤其要加大具体法的出台适用。如注重实体工作的法律《全国档案信息化建设实施纲要》和《数字档案馆建设指南》，来给电子档案工作提供较为明确的理论依据，同时也给予基础保证和支持。第二，设置电子档案软硬件时，安装杀毒软件，使用防盗系统；在收集电子档案时，要做好源头管理，加强文档前端质量的管控；同时要对电子档案进行备份，加密处理；按规定流程和技术要求，设置访客权限，加强对使用者的身份、意图审查；开启电子档案的全程监控和自动记录功能，做好后续跟踪处理。通过系统的防盗损失体系，将使用风险降到最低，保证电子档案在安全可控的基础上，最大程度地为需求者提供服务。

4结束语

综上所述，事业单位在整个社会的运作和发展中所肩负的责任越来越大，要想切实提高事业单位的地位，就要做好内部控制和管理工作，运用新式的技术手段，提高档案管理效率，体现档案管理工作的有效性、创新性和科学性，高效的开展内部控制管理工作，为事业单位的长远化发展奠定坚实的基础，并为其发展注入源源不断的动力，最终获取更高的经济效益。笔者主要立足于事业单位内部档案管理的方式进行分析和探究，而后提出了自身的相关见解，希望给有关人士以一定的借鉴和参考，并为相关事业单位档案管理工作的落实提供方向上的指引。

参考文献：

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