医院档案精细化管理探讨

医院档案精细化管理探讨

许建伟王军

许建伟王军(泰安市精神病医院山东271021)

【摘要】医院档案管理是医院建设的一项重要组成部分，它的根本任务是通过搜集、整理、储存、检索研究成果，及时为医务人员提供和传播先进的医学科学技术，使医务工作者从档案中不断获取新知识、新信息，以便更好的为临床病人服务，解除病人痛苦。本文通过对医院档案精细化管理工作进行探讨，着重分析医院档案管理中存在的不足，探讨解决办法，使医院档案管理更好的为医务人员服务。

【关键词】档案管理精细化管理探讨

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2013）49-0085-02

档案精细化管理，是指对档案工作的各个环节进行细化分解，将精细化管理理念融入档案工作，归纳总结出各个环节的最佳工作方法，以期实现档案服务功能的最大化[1]。随着我国经济的快速发展，我国的基础医疗水平不断提高，在医疗方面的投入也逐渐增加，但是在医院档案管理建设中往往存在着重视管理轻服务，重视借还轻编研，重视制度轻人本管理的现状。特别是在档案精细化管理方面，在认识上和操作上存在着许多不足。本文通过分析档案精细化管理工作存在的问题，对推行档案管理应树立的精细化理念、抓好制度建设、注重人本思想、加强档案管理信息化、搞好档案管理绩效考核等方面进行探讨。

1存在的问题

1.1对档案精细化管理的重视程度不够

随着现代医学技术发展的日新月异，医学信息传递路径也由纸质品为主向数字化、网络化方面发展，医学知识的更新变化，要求档案管理能够跟上时代的步伐。但是，一直以来，我们的档案管理是以经验管理为主，而且其地位也没有得到足够的重视。大多数医院管理者认为，只要医疗工作搞好了，自然会带动档案的管理工作，忽视了档案管理建设对医疗水平提高的促进作用，更忽视了精细化管理对提升档案工作、促进医疗服务的作用。因此，医院管理层必须充分认识档案管理的重要性，给予档案管理精细化以足够的重视。

1.2管理思维陈旧，管理模式有待提升

长期以来，医院档案管理存在严重的封闭意识，表现在仅向本单位开放，资料和信息结构仅仅满足于本单位人员利用。医院只是把档案室当成收藏馆，忽视了对档案资料开发利用的精细方向发展，档案没有起到应有的作用。档案管理理念陈旧，没有开拓精神和研发意识，对医务人员的服务也没有针对性，是一种你查什么我提供什么的被动式服务，只是简单地提供档案原件借阅、利用档案复印件、提供档案证明等服务，档案利用的系统性、精确性、及时性存在着缺陷[2]。同时，管理思维陈旧还表现在对档案经费投入不足，造成了档案资源收集不全面、利用手段陈旧、设备落后，满足不了医务人员对医学文献信息的需求，从而影响档案利用水平向更深更精更好的方向迈进[3]。

1.3服务理念落后，人员素质亟待提高

现代化的档案管理需要一支高效的管理队伍，需要档案管理人员具有专业的知识，而大多数的医院档案管理人员是兼职，无法将精力完全放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识与技能相对不高，专业知识的匮乏，导致了服务理念的落后。所以，要加强医院档案精细化管理工作，不能想当然的安排工作，要通过内部选拔、外部引进等方式，把管理能力强、专业知识精、有一定医学知识的人才充实到档案管理岗位上来。

2管理策略

2.1树立精细化管理理念，树立档案管理人本思想

医院医务人员大多临床经验丰富，知识结构层次呈现多样化。档案管理人员应注重对档案资源进行深度开发，通过整合、加工、编研，努力从浩瀚的档案中筛选出最有价值的资料，使档案服务实现由个别查找向系统整理、由简单汇总向专题研究提升，从而有针对性的向医务工作者推荐最新的医学理论动态、学术成果，为他们提供更多的“增值服务”[5]。在服务内容方面，必须以市场和读者的信息需求为导向，为档案利用者开拓多样化、深层次的服务，在服务方式方面，档案管理也应从传统的借借还还和普通的信息咨询服务向网络信息方面转化，不断拓宽信息服务和交流渠道。

2.2创新档案服务模式，努力提高精细化管理水平

创新服务是医院档案管理求生存、求发展的必要途径。医院档案管理要顺应发展的要求，转变服务模式，充分利用自身优势。拓宽服务范围和服务途径，医院档案管理的一切工作要站在临床医务人员的角度，想他们之所想，急他们之所急，充分考虑利用者的需求，围绕利用者的需求来开展工作。档案管理工作人员主动、充分、个性、高效、真诚而优质的服务，能够有效凝聚一大批教学和科研的精英，促进医院整体医疗和科研创新能力的提升。

2.3加强档案信息化建设，实现信息资源的高度共享

现代化的医院档案管理是以档案管理的计算机化、医学文献资源共享网络化、馆藏多媒体化、服务信息化、工作人员专业化为主要特征的医学信息服务模式。[6]目前，医院档案管理还存在着设备陈旧、经费不足、人员知识结构、专业结构配备不合理等问题，随着医疗技术的不断发展，现代信息技术应广泛用于档案管理，使档案管理信息交流、服务工作逐步向数字化、电子化、网络化的方向发展。这就要求档案工作人员除了要掌握传统业务技能外，还要不断进行知识更新，增强信息意识，掌握现代化的服务手段，熟练运用计算机技术，掌握信息获取与传递技术和信息存贮技术，将传统手工检索与现代计算机检索手段相结合，努力提高档案管理和利用水平，为读者提供多元化、高层次的服务，让医学档案信息在现代信息化社会中发挥更大的作用。

2.4加强档案实体、信息和知识管理，实现精细化管理的日常化

从档案管理整个历史发展进程看，可以将其划分为档案实体管理阶段、档案信息管理阶段和档案知识管理阶段。实体管理是档案信息和知识管理的前提和基础，知识管理是档案实体和信息管理的继承和发扬[7]。针对档案的实体管理，要依据档案的年份和性质进行细致的分类、编排，形成一定的卷宗。同时，针对纸质的档案管理，要进行适当的档案实体保护工作。而对于档案的信息管理，要在检索和开发利用的层面进行精细化的编排，避免出现一个平台搭建完成后，其中的档案信息却没有及时的更新[8]。在档案管理工程中，由于实体的档案容易受到损坏，所以要在日常的工作中，针对实体档案的具体情况，适时的进行信息化处理。只有在档案管理过程中做到最精细，才能更充分的保证档案管理工作的质量。

2.5完善档案管理制度，实现精细化管理的透明公开

从严格的制度到精细的管理、科学的绩效考核，再到务实的办事目标、激励机制等，一切用数字说话，我们把每天的工作进行了量化，比如每天办理借阅档案的人次、每年整理归档的卷数等。每周不定时进行检查，每月评估一次，实事求是、客观地记录检查结果，做到公开、公平、公正，让每位馆员都知道自己要干什么，怎么干才能符合标准，确保精细化管理的有效落实。量化指标也给档案管理带来了和谐的人际关系，使档案管理复杂繁琐的事情简单化，提高了工作效率，提升了服务质量，得到了利用者的好评。

小结

精细化管理工作是管理工作的一种创新和探索，需要不断地总结经验、分析效果。管理出效益。精细化管理不只是适用于档案管理，对我们管理工作者来说，在平常的管理工作中都可以以精细化管理为模式，将大事层层分解，小事认真琢磨，以积极的进取精神，扎实的工作作风，将精细化管理工作贯彻落实到平时工作中。

参考文献

[1]王瑾.企业档案精细化管理的实践与探索[J]．浙江档案.2012,6（374）:54-55.

[2]李春华.探讨档案工作中的精细化管理[J]．中国科技信息.2010,17（074）:148-149.

[3]江桂平.新形势下高校教学档案管理的创新[J]．新课程研究.2013,2（291）:168-170.

[4]鲁梅.浅析医院科技档案管理工作现状[J]．中国实用医药.2009,4（27）:238-239.

[5]付俊杰.档案信息服务工作拓展研究[J]．黑龙江史志.2013,9（298）:70-71.

[6]张晋川.对大型医院档案信息数字化建设的几点思考[J]．中国现代医院管理杂志.2009,4（27）:238-239.

[7]贾玲.周晓林从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J]．中国档案.2012,2（460）:42-44.

[8]刘笑丛.机械企业档案精细化管理问题的研究[J]．青年与社会.2012,5（64）:254-255.