电力企业档案数字化质量与安全保障

电力企业档案数字化质量与安全保障

马进

吉林省送变电工程有限公司吉林省长春市130033

摘要：在时代的发展进步下，科学技术水平逐渐提升，现代企业面临着新的发展机遇和挑战。新时期下，企业需要不断更新完善自身的管理模式，确保企业能够符合社会发展要求。在电力企业管理中，档案管理属于管理中的关键性内容，因此针对档案的管理需要采取数字化管理模式。本文对电力企业档案数字化管理的重要性及其内容进行了简要概述，同时提出了保证档案数字化质量与安全的建议，以供参考。

关键词：电力企业；档案数字化；档案管理；质量；安全保障

引言：档案管理是影响企业发展的一项管理任务，在信息化时代下，传统档案管理方式已经难以满足企业档案管理的要求，数字化档案管理已经成为必然趋势。数字化档案管理更加高效，但对管理者的管理能力也提出了很高的要求，为此，在档案数字化管理工作中，需要认真分析质量与安全保障工作，确保管理的科学性。

一、电力企业实行档案数字化管理的意义

（1）通过采用数字化管理方式来替代传统管理方式，能够为企业的现代化发展提供有利支持。数字化管理方式是通过先进的技术措施来管理档案，管理更加精细化，管理效率也比较高。档案工作人员不仅仅是档案实体的保护者、调卷者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者。

（2）档案信息数字化使档案部门能够摆脱库房式管理方法。档案的排列完全虚拟化，按照设定的软件程序进行整理排序而输出，有利于提高信息的收集和使用效率。对于珍贵的档案文献或档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，将原件完好保存。

（3）数字化管理采用先进的数字化存储技术。随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，档案信息总量也以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤、保管困难。而数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，它们具有存储密度高、使信息存储密度高，存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本低、多媒体融合等显著优势，节省储存空间，受到了普遍欢迎。

二、电力企业档案数字化管理的内容

电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。可以看到原始信息的管控工作是档案管理工作的基本内容，而行业性的特殊内容体现在基建工程、变电站等相关部门的档案管理工作等方面。

三、电力企业档案管理数字化的质量控制

1、优化数字化方案

数字化方案制定直接影响档案数字化的质量，档案数字化方案主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤等，优化数字化方案是档案管理数字化质量控制的首要。

2、正确选择数字化软件

当前市场上出现了许多不同种类的数字化软件，软件之间存在一定差异，在具体选择过程中，需要事先进行调研，同时根据企业自身需求情况选择软件，选择科学合理的数字化软件是档案数字化管理工作中的基础环节，也是影响档案数字化质量的关键因素，对于后续档案管理工作有着较大的影响。

3、制定标准、确定参数

制定标准与参数确定属于档案数字化质量控制中的重要工作，当前，我国制定了档案数字化的相关标准，电力企业可以结合企业情况制定更为实用的标准。

4、及时检验与评估

检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关，档案数据库建设的成功与否取决于它。检查的对象包括设备、人员和工作流程三个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验，粗验主要由自动验收软件完成，细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整性、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。

四、电力企业档案数字化安全保障

安全保密工作属于档案管理中的关键内容，档案数字化的安全保密管理，需要确保档案实体、档案内容以及数据的安全性，防止发生泄密的情况。安全保密问题属于档案数字化管理中的首要问题。数字化安全保障主要是对档案数字化管理阶段的相关不安全因素展开研究，同时依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保障主要包括建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设。

1、网络安全模式

网络安全模式要求全部管理任务都处于一个独立的网络中开展，要与外网隔断。客户端的计算机设备需要避免受到人为或是机械损坏，同时需要综合考虑电磁场等因素所产生的干扰，以免发生安全事故。针对直接操作档案系统的数字化管理人员，可以设置身份验证方式，在进入管理系统前对其身份加以验证，避免非法用户潜入其中，这样可以有效的提升档案管理的安全性。

2、完善管理体系

数字化处理的档案一般情况下都是易于损坏或是设计机密信息的档案，因此安全保障工作的重要性也显而易见，此时，需要构建完善的制度管理体系，才能进行行之有效的安全管理。例如对档案数字化系统和设备使用的安全制度，设备和密钥的保密管理等，落实责任到人，采用各种加密管理方案，控制好规则设置，让安全工作高效地开展。

3、安保系统

安保系统包括门禁系统、防盗报警系统等多个方面。对于电力企业来说，档案管理的数字化并不是简单地将已有的档案资料扫描到计算机当中，这项工作是与企业日常的经营活动密切联系的，是一个动态化的系统工程。在安保系统的设置上，也需要符合企业生产和经营的特点。目前，在生产技术领域的数字化水平得到了限制提高，包括监控数字化、运营管理集成化等，安保系统的构建也应该在细致的研究工作之后，根据档案管理的要求来实现系统与管理体系的一体化，明确安保工作的标准，以此保障资料的完整性。实际上，对于涉密档案数字化场所的安保问题，原则上是要求设备保持独立的，如果由于工作需要，可以建设局域网络，但该网络也应该是独立的，不能连接互联网。以电力企业的性质来说，其档案数字化与公文流转数字化的作用同样显著，其存储、处理涉及国家秘密信息的设备要符合保密管理要求，其使用的网络应当独立，与其他网络物理隔离，并通过保密行政管理部门的涉密网络验收。

结语：档案数字化管理是电力企业发展管理中的重要任务，对电力企业的长远发展具有重大影响。档案数字化建设过程中，运用先进的技术措施来完善档案信息资源管理利用，实际管理效率远高于传统管理方式。在实际管理中，要高度注重档案数字化质量与安全管理，不断优化管理方案，提高电力企业档案管理水平。

参考文献：

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[3]姜旻.电力企业档案数字化管理的意义及注意事项[J].城建档案,2014(11):52-53.