精细化管理在铁路施工资料管理中的应用研究

精细化管理在铁路施工资料管理中的应用研究

张潇

中铁六局电务公司北京通号项目部北京100071

摘要：精细化管理使科学的，先进的管理办法，本文从“人员、生产过程、工程质量和现场管理”四个方面分析了铁路施工资料存在的问题，尝试用精细化管理理念和方法改进施工资料的管理，经过改进措施的实施与实践验证，发现对资料的管理，从效率和质量上有明显的提高，可以实现施工资料的精细化管理。

关键词：施工资料；精细化；质量管理

引言

施工资料是施工单位在工程施工过程中形成的管理记录、施工测量记录、技术资料、物资记录、施工记录、施工试验记录、过程验收及工程竣工质量验收资料等资料的汇总。随着高速铁路的大量修建运营，工程中新技术应用比较多、设备更加先进，需要留存的资料也随之增多，资料归档的要求也更规范、更严格，铁路工程施工资料也越来越重要，当前，施工资料的管理观念陈旧落后，不能适应技术革新的速度，需要在大胆创新和变革。精细化管理是非常科学的管理理念，它的特征是“精、准、细、严”，用它的管理理念改进施工资料管理方法，将使施工资料管理质量有明显的提升。

1精细化管理理念简介

精细化管理理念起源于美国，在日本得到更快速的发展和广泛应用。目前我国已有数百家企业推行了精细化管理模式。

精细化管理是在企业规范化与标准化管理的基础上，进行了目标细化、对标准和任务进行细分和落实的过程，同时也是提升企业管理水平的一个重要途径。

精细化管理的四大特征：

①精——做精，精益求精。

精是目标，精就是把目标细化，做到精益求精，保证产品的质量。

②准——准确、准时

准是指信息的收集与接收与反应要准确无误，决策要迅速并且正确。

③细——做细，重视细节

企业要抓住关键细节，细并非一切都细，细要分主次、轻重，核心内容和关键部位要细，而且可操作、可掌控

④严——做严，一丝不苟

严是使精细化得到具体落实的关键条件，要严格执行计划，通过标准进行控制，。

精细化管理的两大工具：

1.1“二八原则”

“二八原则”，就是20%决定加80%的问题，它揭示了自然界“次要的多数，关键的少数”的存在法制。

1.2ABC分类法

在“二八原则”的基础上，将事物分类，哪些是最重要的哪些是次要的，哪些又是一般的，这就是权重，一般我们将事物分成ABC三类，所以称为ABC分类法。

总之，精细化管理理念是精益求精的理念，是持续改善的态度，是管理理念的一场革命。

2施工资料管理现状及分析

目前施工资料存在的问题多多，首先资料整理常常比实体工程滞后，不能与实体工程同时进行，归档时发现记录之间会有互相矛盾的情况，另外施工单位没有掌握最新的归档标准，使资料编制格式或组卷方式不符合标准。

为了规范施工资料的编制、整理、移交，实现资料的精细化管理，尝试从“人员管理、过程管理、质量管理、现场管理”四个方面，运用精细化管理理念，对资料管理方法进行改进，希望能使施工资料管理工作得到明显的改善。

3从工程实际管理实例尝试改善铁路工程施工资料的管理方法

3．1从四个方面，分析铁路工程施工资料的管理现状及改进方法

3.1.1.人员管理

目前资料编制人员普遍业务水平不高，岗位职责不够清晰，也没有完善的培训考核机制，使工作中资料工作还是不能有序进行。有效的推动精细化管理，人是最重要的要素。在项目管理中，精细化管理能否贯彻和执行，既取决于管理者和所有参与执行人员的管理能力和素质高低，以及团队整体协作的情况。

优化方案一：完善培训机制。

①对参与资料编制与收集的所有员工，都进行资料编制与归档的培训，宣贯施工资料的重要性，以及资料编制的标准、法律、规范等，详细到具体要求格式和资料编制份数；由于资料工作比较繁杂，很多细节容易忽略，授课人员要将总结资料编制组卷中的易错点进行总结、归纳，使资料编制人员在工作中减少失误。

②除了业务知识，还应定期对员工进行企业文化和团队协作精神的教育，一个企业要想发展就需要有良好的企业文化，让员工建立团队意识，有归属感和集体荣誉感，才能更好的在工作岗位上实现自己的价值。

优化方案二：建立有效的激励机制，调动员工积极性，让员工自发自动的工作。

工作首先是一个态度问题，相似管理和技术水平的两个员工，工作积极性和责任心不同，他们的工作效率有很大区别。绩效考核在人力资源管理体系中居于核心地位，绩效考核的有效实施，能促进员工个人绩效提升并最终实现企业整体绩效的提升。

在精细化管理中，常用的绩效考核办法有关键事件法、目标管理法、KPI关键绩效指标法等。企业应该切实将资料管理情况纳入考核体系中，使工作人员对资料的管理工作更有积极性，并且将资料管理的绩效考核具体化，其中KPI关键绩效考核法是衡量员工业绩的一种量化考核指标，它基于企业的战略目标，依据部门的工作目标，来确定考核标准和权重，是比较实用的绩效考核方法，。例如，资料员绩效考核，见表1（截取部分）

根据绩效考核，项目部建立考核与薪酬奖励挂钩的制度，发现员工的工作积极性明显提高。

优化方案二：完善施工资料管理职责体系。

依据资料管理的人员分配情况我们逐层进行分析并提出改进方法

①技术负责人（总工）和各部门部长是施工资料管理的管理执行者。

精细化管理要求对管理的认识有一定的高度，不是单独的通过制度约束员工，要用科学的方法，结合心理学理念开展的一种管理技巧。

管理涉及的任务包括计划、组织、控制、决策等。

②部门领导应组织资料编制相关人员制定详细的资料人员的培训计划、资料编制和归档的进度计划、组织方案（本部门及资料相关人员的具体职责）、考核办法等，然后上报技术负责人审核，审批合格用方可执行；控制，就是对资料管理不断监控，及时发现问题，纠正管理办法或进度计划等，使编制工作体系可以有效持续运行。

③资料管理的执行者

施工资料管理的具体执行者，具体分为两类，一类为资料员，主要负责资料收集、资料归档以及竣工资料的移交。另一类为资料的编制者，即技术员、质检员、物资员等。每个人的职责要细化，细化到每个节点、工序，管理才能做到有的放矢。

举例：针对信号电缆敷设这个工序，技术员需要负责收集和编制的资料有：电缆单盘测试记录、电缆径路图、电缆电气特性测试记录、电缆敷设作业指导书、技术交底、电缆隐蔽工程记录等，这些记录的具体要求、具体负责人、如何签署都要记录。经过该方案的实施，员工清楚了具体怎样工作，工作效率明显提高。

总之，为了推动企业精细化管理，每个员工都要积极参与到其中，要做到以人为本、相信员工、发动员工、依靠员工、成就员工，才能使精细化真正得到落实。

3.1.2生产管理精细化

目前施工资料管理在施工前期准备不足，施工开工后，还未将开工资料准备齐全，施工过程中各部门各自为政，没有完备的进度计划，资料收集归档工作不及时，存在资料收集工作滞后的现象严重影响了资料的真实性。

优化方案一：施工资料管理没有秩序的一个原因是没有比较详细的进度计划，精细化管理要求把工作做细，资料管理工作也可以参照施工计划的时间和安排，编制资料工作的进度计划，可以使用质量管理的5W2H方法，即计划中要讲清When（何时），Where（何地），Who（何人），What（何物），Why（为何），How（如何），Howmuch（多少），以往的计划基本只包括5W，5W2H提出的计划是除了交代前五项，还要把2H，即如何完成计划，How使用什么方法，遵循什么规定和程序，Howmuch指完成多少，尽量将工作量化、细化，达到什么样的标准，；各部门资料管理人员都制定资料编制的进度计划，将计划报审合格后，根据计划按部就班的实施，还要建立动态跟踪机制，如果由于外部原因或计划不够合理，计划不能实现，则采取纠偏措施，及时调整进度计划。

优化方案二：利用生产流程再造的理念，实现施工资料管理流程化、信息化。精细化的一个重要特征就是使用流程化管理，首先，流程要完整、详细、准确，各个流程进行关联汇总后，构成完整地资料编制、归档程序；经领导审核整改后，流程将作为统一工作程序的标准，反应各工作之间的逻辑关系与顺序；管理人员应组织管理小组不断的优化精简流程，才能真正使管理做到“精、细”；有了流程化做基础，也更利于信息化的完善，信息平台系统的应用，促进了工程信息共享，便于数据的处理和数据的集中存储，企业应积极开发完善信息平台，加大平台的使用深度，资料管理人员可以借助平台减少资料收集和保存的程序，将大幅提高工作效率。

3.1.3质量管理精细化

目前施工资料编制的质量普遍不高，没有比较系统的检查机制，在编制过程中，经常需要整改，资料归档时经常发现资料有漏项或者缺项情况。

优化方案一：设置资料编制工作的质量控制点，根据重要工序对资料进行核查。要具体设置资料的质量控制点，根据二八原则，我们要找到存在关键性缺陷的20%，设置成质量控制点。例如，针对施工资料归档标准，我们列出如表2的质量控制点。

表2电缆隐蔽工程记录核查标准

同时还要注意动态跟踪管理，动态跟踪是落实专人负责跟踪和记录控制点控制的状态和效果。

优化方案二：提高资料编制归档的一次性合格率，贯彻ZD（零缺陷）管理理念

①ZD（零缺陷）管理理念，零缺陷管理的思想主张争取一次性做对、做好，这是精细化管理的重要理念。对于经常出现问题的质量控制点，一边进行检查，一边做技术攻关，如QCC品管圈活动，争取消除缺陷。

②“零缺陷”理念提出可以通过工序接口设定一个特殊关系，即下一道工序是上一道工序的客户，如果上一道工序提供的产品不合格或不良，下一道工序可以拒绝接受，并追溯责任这样就实现了工序之间的检查，既不需要检验员或者上级领导检查，而是工序之间互相检查和制约。资料管理也可以在资料交接时设立同样的关系，如技术员的某项资料形成是上一道工序，资料员进行收集是下一道工序，如果资料不合格，资料员则拒绝收集，整改合格后方可收集，这样减少了资料专门检查的程序，促进了资料形成一次性合格，这是精细化管理追求的目标。

总之，精细化管理提倡通过研究过程控制方法来减少缺陷，因此可以用各种先进的管理方法及数理统计法，如TQM质量管理理念，六西格玛等管理方法对影响质量的五大因素——人、机、料、法、环进行控制，这样才能实现高质量、低成本、高效率。

3.1.4现场管理精细化

施工过程中的资料都是施工现场形成并最初在施工现场保存的，保存好现场的第一手资料，是确保工程资料质量的基础，但是目前施工现场经常各种资料混乱，未分类，而是简单摆放，等资料受检查时，临时去整理，这是再分类，就会浪费很多精力。精细化理论对现场管理，提倡“6S”管理理念，主要内容包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六项内容。

优化方案一，全面推行6S管理方式，为资料编制提供更好的整体环境。

其中，整理整顿，是要求定期对现场的物品和物资进行规范管理，将无用的物品全部清离出现场，才能确保有价值的物品物资更好的摆放和管理，资料也是经常要进行清理工作，无用的资料不要保留，有必要留存的则要编号、装具、标识、保存，并录入信息平台，以免资料整理或查询时，影响工作效率。

清扫和清洁是对施工现场的环境的维护和保持，为资料编制和保存提供干净整洁的工作环境，需要现场管理人员制定详细的轮班值日制度，施工人员也要自觉遵守各种规则规章、全员参与现场环境的保持。

素养是指提高人的综合素质，能够自觉遵守现场管理的各种规章制度，将自己负责的资料按时编制和保存；安全是重视安全教育，全员树立“安全第一，预防为主”的观念；除了各种培训外，现场管理人员要以身作则，使施工现场营造人人都提高自身素养、维护生产安全的氛围。

优化方案二：现场施工资料的管理，要注意以下几个方面

①规范施工人员与施工班组人员的资料交接工作，可以规定每周为一个周期，班组人员向技术人员上交施工资料，班组人员负责审查、收集、保存，如不合格，指导其整改。

②建立资料收发和借阅记录，建立资料台账，使资料的保存有据可循。

3.2方案实施效果总结

经过以看到从人员、生产管理、质量管理、现场管理四个方面方案的优化方案的实施，可以总结经验如下：

首先，人员管理是精细化管理的重中之重，人员的培训、考核机制实施后效果改善最明显；各方面制度、管理机制的运行，都使企业在实现了资料管理标准化、规范化，另外各种制度、机制的建立，应在工程资料准备阶段进行，提前预测风险，预防为主；勇于借助先进的科学管理工具和科学管理方法，改善了资料管理方式，更新了管理理念，从“制约”到“自觉创优”，达到了预期的效果。

结束语

精细化管理是先进的科学管理理念，在工程管理之中广泛应用，经检验，在施工资料的管理中尝试应用精细化管理方法，可以使施工资料的管理更高效、更便捷。精细化管理的前提是标准化和规范化，只有通过提高人员的积极性，实现体系管理而不是靠检查制度和奖罚来制约，才能确保精细化先进方法的实施，实现真正意义的精细化管理。

参考文献：

[1]《精细化管理一本通》周士量编著，北京联合出版社，2014年

[2]《电力基建项目前期及工程期间的有效管理策略》付泽卫编著，《电力建设》2008年11月

[3]《建筑工程管理的重要性与创新方法》，宋阳编著，《居舍》2019年1月