关于档案信息化建设与档案管理的几点思考尹玉琼

关于档案信息化建设与档案管理的几点思考尹玉琼

尹玉琼

博州商务局新疆博乐833400

摘要：随着信息技术的发展与进步，越来越多的领域开始步入信息化建设之中，档案管理工作亦是如此。档案管理信息化建设有助于提高档案管理工作效益，并进一步开发档案信息的服务价值，在社会信息爆炸式增长的今天加快档案管理信息化建设具有十分深远的意义。接下来，文章就关于档案信息化建设与档案管理展开论述。

关键词：档案工作；信息化建设；档案管理

引言

档案信息化可以充分运用大数据对档案资源进行整合和统计，利用信息技术相互整合各类档案资源，方便查阅和资源共享。新时代信息化技术应用广泛，在社会经济建设和发展中的重要性逐渐凸显，革新了档案管理的手段和方法。将信息化技术融入到档案建设和管理当中，提高了单位档案信息化建设效率和管理效果。

1档案信息化建设的概念和特征

1.1概念

档案信息化可以从广义或狭义上来讲。档案信息化从广义上讲是对经济、政治、社会等方面的信息进行各领域信息的融合，实现信息共享和融合。从狭义上来讲，档案信息化是对档案内部资料的信息化，伴随着信息技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更为突出。档案信息化建设其实就是将档案的保存方式进行改变，由电子数字化载体替代传统的纸质实体进行保存，从而实现档案的长期保存，通过信息化平台实现档案资源的共享，并且使档案信息查找更加方便。档案信息化建设能够有效提高档案建设的效率，还能够提高服务群众的质量。

1.2特征

档案信息化建设在不同阶段具有不同的特征：在实验阶段，档案信息化建设是对以往档案管理手段的一种突破和改良，体现了多元化的特点;在普及阶段，通过检索手段的开发和应用，使得档案管理信息技术在计算机相关领域的应用开始被承认，其中包括一些编目的普及和计算机辅助立卷;在网络阶段，通过多媒体技术的应用和光盘储存能力的使用，让计算机的主体地位逐渐被承认，在档案管理中的位置也逐渐靠前;在数字档案时代，随着数据库的建立和使用电子文件管理网站的建立，意味着数字档案的发展成为了档案管理的主要代表。使得数据库向数字档案管理的发展趋势也逐渐显露。

2信息化技术对档案建设和管理的效用

运用信息化技术对档案资料进行建设和管理，大幅度降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，减少储存纸质档案的空间，降低部分档案丢失和毁损的几率，延长档案存档的时间。同时，所有档案进行数据化管理，分类归档，在查阅档案时，可以直接利用档案系统的搜索功能，查阅更加便捷，有效提高档案的利用率，优化和规范档案管理的过程和效果。目前，部分单位已经初步认识到档案信息化发展的重要性，并且从多角度针对档案信息化建设进行了研究和分析，有效提高了档案信息化建设水平，也为档案管理工作的持续稳定发展和档案资源的优化利用提供了便利。

3提高档案信息化建设和档案管理效率的策略

3.1培养和引进现代档案信息管理的人才

在对档案信息化建设和档案管理进行改革的时候，首先就要从管理人员入手，毕竟之前的档案管理人员普遍学历都不高，而且缺乏专业的档案信息管理经验，这些都不利于档案信息化建设的发。在这种情况下，就要从档案院校引入专业的毕业生进行管理，在入职之前就做好专业培训工作，让他们有一个完整的档案信息化建设和档案管理意识，并根据他们的能力进行分工，着重培养年轻的管理干部，不断提高管理人员的综合能力。与此同时，还需要对他们的素质进行培养，引导他们树立正确的三观，这样才能让他们在工作的时候能够时刻保持责任心，提供更加好的档案管理服务，在结合实际情况的基础上进行创新，将档案信息化建设落到实处。

3.2加强档案信息管理的安全体系建设

对档案信息化进行安全体系建设很重要，毕竟在网络信息高速发展的时代，除了能更加快速的掌握信息，同时信息的安全也会受到更多的影响。那么在进行档案信息化建设和管理时，建设档案信息安全系统，制定档案信息安全防护措施，可以采用防火墙、网关等信息技术，确保档案信息不会受到任何网络攻击，有效将档案信息保护起来，让档案能更好的在内部进行流通而不会受到外界的干扰。另外，还需要定期对安全系统进行维护更新，让其能更好的为档案信息服务，如果设置了密钥，持有密钥的管理人员就需要承担相应的责任，避免出现档案失密或者泄露的事情，让档案信息化建设和档案管理稳步向前发展。

3.3形成系统的档案信息化建设和档案管理模式

档案的管理模式对档案建设的质量和效率也会起到很大的作用，在扩大管理工作的时候，要注意三方面的内容：第一、在开展档案管理工作的时候，需要做好基层管理工作，补齐缺失的档案信息，对档案信息进行一个系统的排查，确保没有虚假的信息渗入其中，即使有虚假的信息，也要及时进行处理，确保归入系统的档案信息准确无误；第二、用网络系统建立一个完整的档案信息平台，将所有的档案信息进行归纳整理，这样不仅方便管理，还能让档案信息管理方式能更符合时代的发展需求；第三、在进行档案信息化建设和档案管理的时候，更要将档案重点放在发现档案信息的内在价值上，引导管理人员能够更加深入的了解档案内容，并能结合实际情况进行深入探究，对档案进行更加合理有效的分类，从而对社会的发展起到积极的引导作用。

3.4对档案信息化建设和档案管理做系统规划

在对档案信息进行信息化建设和档案管理的时候，需要遵循一定的规律，这个发展规划需要管理人员在正式开始管理工作之前就要进行设定，其目的就是为了将档案信息的特点和规律完全挖掘出来，并根据档案信息的特点进行分析，找到最适合其管理的方式，这么做不仅能提高整个档案管理的效率，更能充分发挥档案信息的意义，提升整个档案信息化建设和档案管理的服务质量。而不同的地区或是企业可能遇到不同的问题，这就需要管理人员能从地区本身入手，在充分开展管理工作的同时，用管理考核来监督管理人员的管理工作，让档案管理能更加高效的进行下去。

3.5充分利用网络进行档案信息化建设和档案管理

网络化管理也是档案信息化建设的重要组成部分，而建立网络信息平台是提高档案管理质量的最好方法。具体来说，要先建立起档案网站，在建立之前就要首先将网站的优势以及如何建设这个网站进行规划，确保档案信息能很好的通过网站展现在大众面前，之后，还需要定期对网站进行维护，根据管理需要更新主页信息或是后台档案信息，这样也能让大众在接触到档案信息的时候是第一手资料，并且能真正从网站上获得相关信息，还要根据大众的需要提供相关档案信息，让信息资源利用效率最大化，提高档案管理的整体服务水平。

结语

在信息化的时代背景下，档案信息化建设是档案工作改革与发展的必然选择，有助于转变传统的档案管理方式，有利于提高档案资源的合理运用，提高档案的管理能力。在未来的发展中，档案管理部门应用先进的管理技术引入创新性的思路，促进档案信息化建设的全面发展，从而全面提升档案管理水平。

参考文献

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(13):250.

[2]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(08):143.

[3]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智,2016(04):262.

[4]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23):150-151.