做好档案信息资源开发利用工作之浅见

做好档案信息资源开发利用工作之浅见

杨婧

深圳市住房保障署518000

摘要：受到“互联网+”时代的影响，档案信息资源开发利用的环境产生了极大变化，档案类型愈加多样化，组织和个人的档案利用需求亦更加复杂。在这一环境中，档案信息资源开发利用面临技术方面的障碍，档案管理部门对自身也缺乏清晰定位，档案信息资源的安全隐患也增加了。为此，档案管理部门应当加快档案信息化建设，建设高效率的数据搜集系统，同时实行人性化的档案利用服务。

关键词：档案信息资源；开发利用；创新

一、引言

目前，随着信息科技的发展和互联网的普及，不同的专业领域都受到了深刻影响，数据的获得、分析、处理、存储以及应用方式都发生了变化。档案工作也深入到社会大众生活的各个方面，使用档案的主体呈现多元化的趋势，档案利用目的也更加多样化。在这种环境下，现有的档案信息资源开发利用方式与新时代要求不相适应，对档案信息资源开发利用工作产生了负面影响。因而，我们应当创新目前的档案信息资源开发利用方式，寻找现实可行的优化路径。

二、“互联网+”对档案信息资源开发的影响

2015年，李克强总理提出“互联网+”的理念，“互联网+”是针对当前兴起的网络化信息化潮流，主动迎合信息化时代的发展趋势，将互联网的创新成果与经济社会不同领域进行深度融合，促进技术发展、效率提升以及组织变革，提升实体经济创新力和生产力。受到“互联网+”的影响，档案信息资源开发和利用工作也呈现出与以往不同的特征。

第一，受到“互联网+”的影响，档案信息资源开发的环境产生了极大变化。从档案息资源开发的功能来看，其是对某一领域的业务或工作信息的客观记载，可以借助信息重现具体的工作或业务。因此，档案信息资源开发的基本要求是全面、真实和严谨，要遵循所有数据都可利用的原则，将工作的重点放在资料的完善方面。[1]但进入“互联网+”时代之后，与工作或业务有关的信息量变得日益庞大且难以辨别，这就造成档案信息资源开发的环境产生极大的变化，若我们不对现有的开发方式做出变革，就会影响档案利用的效率和效果。

第二，档案类型愈加多样化。一直以来，档案信息资源主要是通过文字、图像等文本方式进行储存，有的时候还会使用视频、音频等形式。由于影像科技的进步，档案的类型产生了变化，由过去的以文字为主扩展到文字、图像、视听资料、可执行文件等多种类型，这些不同类型的档案在搜集、存储、分析等方面都有不同的需求，而这就对档案信息资源开发提出了创新的要求。

第三，档案信息资源开发需求的变化。过去，档案信息资源开发工作的服务对象具有局限性，限于党政机关以及企事业单位，很少为公众个人提供服务。在“互联网+”环境下，由于信息的海量化，类型更为多样，个人与档案之间的管理愈来愈密切，不少个人或组织对档案资料产生了新的使用需求。档案管理部门和人员应当重视这一问题，改进档案信息资源开发模式，提升服务质量，保障个体和组织获得满意的服务。而且，还要关注到日益增加的互联网用户对于档案信息资源的利用需要，逐步建立数字档案库，以满足大众对档案服务便捷性的需要。

二、当前档案信息资源开发利用面临的困难

（一）技术方面存在障碍

当前，虽然一些地区的档案馆业已开始建设数字化档案库，建立了自身的数字档案信息系统。但就整体而言，在各馆保存的各种档案类型中，纸质档案仍然占有较高比例，而其他载体的档案馆藏数量所占比例较低。现有的数字档案管理依然沿用过去纸质档案的管理方式，信息化、网络化的程度不高。这种现象的产生主要是由于技术方面的落后，由于档案馆没有利用先进的信息整合、迁移以及归档技术，造成纸质档案与数字化档案存在脱节现象，难以实现高效的结合。[2]而且，技术方面的障碍也对数字档案资源开发利用的效率和效果产生了负面的影响。不同档案馆的档案信息化软件未能实现标准化，大多是自行招标购买，难以实现馆际之间的互通。而且，信息化软件的功能设计不全，有的档案馆软件未能及时更新，难以承担目前档案管理的需要。

（二）档案管理部门缺乏清晰定位

当代社会的经济发展业已从过去的资源密集型向知识密集型转变，而承担信息存储和管理职责的档案管理部门，其职责亦发生了改变。过去，档案管理部门的职责主要是对档案进行搜集和保护，而现在还要承担更加复杂的档案使用职责。档案管理部门应当不断完善档案利用服务体系，才可以为广大组织和个人提供丰富、多样化以及个性化的信息服务，最大程度上发挥档案的价值，从而创造社会效益。但是，从目前档案管理的实践来看，档案管理部门还缺乏这方面的意识，对自身定位存在偏差，由此对档案工作的效率和效果都产生了不利的影响。

（三）档案信息资源开发利用存在较大安全隐患

在“互联网+”时代，由于档案信息资源的多样化发展，档案的网络化势在必行，愈来愈多的档案资料通过网络进行储存和使用。网络化的档案管理和利用在提升档案管理效率之时，亦会导致档案信息资源安全隐患的增加，产生较以往更大的风险。对于这一问题，政府有关部门应当及时出台有关的法规政策，通过法律规范减少档案管理的安全风险，保障有关群体和个人的正当权利。

三、档案信息资源开发利用的创新策略

（一）加快档案资源信息化建设

在“互联网+”背景下，数据信息量的庞大、信息类型的多样化，对档案资源的开发以及利用工作产生了巨大的挑战，这是过去的人工方式所难以胜任的，因而档案管理部门应当加快档案信息化建设，通过引入新的档案信息系统，提升数据搜集、整理、分析、归档以及使用的效率，改善档案管理效能。[3]在建设档案信息系统的同时，应重视传统的纸质档案和数字化档案的衔接与融合。在推进档案数字化的过程中，也需要保护现有的纸质档案，以实现档案的完整性。

（二）建设高效率的数据搜集系统

目前，大量数据都是通过网络方式进行传输的，而有价值的数据往往被低价值的数据所掩盖。因而，高效地开展信息的搜集和整理工作业已成为档案管理的重要任务。而且，在“互联网+”时代，信息的数量优势可以在相当程度上消除其在质量方面存在的弱点。因而，在信息的搜集和整理过程中，我们应确定一定的标准，适度降低对信息精度的要求，而强调多方位的信息描述，从而减少搜集信息的难度。而这些问题的化解可以借助云计算方式实现，档案管理部门应当借助新技术建立高效率的数据搜集系统，保障信息得到及时分析和处理。

（三）实行人性化的档案利用服务

档案管理工作的最终目的在于对信息资料的使用。在我国社会经济的发展过程中，政府部门、企业和社会公众对档案的需求日益旺盛，而使用档案的群体在数量、需求等方面都存在较大的差异，这就要求档案利用服务要从过去的强调规范化管理转向促进人性化服务，按照使用档案的组织和个人的不同需求，建立多样化的档案利用服务体系，提供有针对性的服务，从而提升档案的利用效率，改善档案的使用效果，充分发挥档案资料对经济社会发展的推动作用。

四、结语

整体而言，“互联网+”环境对我国目前的档案信息资源开发造成相当大的影响，这既是档案信息资源开发利用工作的机遇也是调整。我们应当顺应新时代的要求，客观评判“互联网+”环境对档案信息资源开发利用的影响和作用，并有针对性地对目前的管理方式做出变革，以适应时代的变化，提升档案信息资源开发和利用的效率。

参考文献：

[1]张雪花.档案信息资源开发的影响因素及对策分析[J].湖北成人教育学院学报，2017，23（1）：73-74.

[2]周文泓.公众参与理念下的档案信息资源开发研究[J].档案管理，2017（4）：31-34.

[3]万恩德.解构与重构：档案信息资源开发模式的后现代转型[J].档案学通讯，2018（1）：47-49.