浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略

浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略

刘佳

天津市交通建筑设计院天津300381

摘要：设计院的档案管理是企业档案管理不可或缺的一部分，也是推进档案管理信息化管理的重要领域之一。随着经济的快速发展和城市化的全面推进，设计院作为项目产品设计和技术研发的重要平台，承担着社会各界项目建设的设计，开发和应用，形成丰富和复杂的设计结果。积累了大量的档案信息资源和设计知识文本，如何充分利用信息技术改进，创新和完善档案资料的管理，是设计院所档案管理改革创新面临的一大挑战新形势下，就是要加强档案信息管理。公司发展模式的主要问题的机制和优化。鉴于此，本文就信息时代设计院档案管理创新的基本策略展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：设计院；信息化；档案管理

1档案管理创新的涵义

管理是一门学科，但也是一门艺术。创新包括技术创新和模式创新。因此，管理创新是公司核心价值观的重要保证，档案管理也不例外。管理创新就是要在管理技术，管理理论，管理方法等方面进行创新。从档案管理方式，档案利用方式，服务模式等方面创新相关档案管理，突出科学管理，合理使用，服务从企业自身的需求出发高效，有效地推动档案管理的发展和进步。

2设计院传统档案管理的基本特点

2.1归档内容繁杂，文档数量多

设计院的档案馆主要由许多文件组成，如原始文件，图表，图纸，计算书和电子光盘。由于施工期长（通常超过一年），累计的文件非常丰富。更复杂，困难和烦人的申请。典型的设计文件，如建设项目不仅包括设计任务，律师权力，合同，红线批准图纸，政府部门批准文件，谈判文件和其他准备文件，还包括选址，勘探和资源分析。

2.2时间跨度较长，材料变更快

设计院档案室在专业设计和技术活动中形成。它们一方面反映了建筑工程的设计水平，是建筑业的重要历史资料；另一方面，许多项目建设跨越很长时间。基本上，他们是多年或甚至几年，并且他们设计档案材料。随着年度变化不断变化和增加。在传统的档案管理模式下，项目归档主要通过人工操作完成，花费在整理文档上的时间和精力昂贵而且效率低下。特别是一些设计项目面临着政府政策调整，源环境变化以及首都后续资金缺乏等问题，导致项目负效应或项目中期停止建设。设计人员有必要保存文件。有些项目甚至可能在设计过程中出现。对生产能力扩大或缩小的调整需要相应调整设计方案，相应增加归档和归档的人力和财力成本。

3创新设计院档案工作的措施

3.1在强化领导及全员档案意识上创新

首先是积极提高认识。充分认识传统企业信息化理论，方法和方法对档案工作带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立档案信息化融入企业总体规划的理念设计院的信息化。其次是关注合规的趋势。准确把握档案工作变化带来的新机遇和挑战，使现有档案与当前档案相适应，形成电子化，档案管理动态，档案联网，档案数字化的新趋势，进一步加快档案数字化。文献整合，信息标准化，服务网络化发展，统一档案管理建设，信息平台运用，建立适合企业信息化的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点建立电子档案档案管理系统，加强电子图纸的形成，流通，收货，监控，备案，鉴定和安全责任制度；并加强对现有纸质文件的安全保管。确保电子记录的原创性和真实性。

在档案的开发利用中，创新档案部门和档案工作者要高度重视企业档案的开发利用。开发利用工作越好，越能充分反映企业档案的经济效益和社会效益以及企业的潜力。唯一反映企业档案工作价值的是企业档案和企业档案可以得到更多的关注，以便他们能够生存和发展并扩大自己的舞台。可以说，档案的开发利用反映了企业档案工作的竞争力和活力。也就是说，企业归档人员的档案经常说你正在使用它们。因此，档案人员必须想办法开发和使用企业档案，提高企业的经济效益，并为公司领导，工程技术人员和员工服务。要做好档案信息的开发利用工作，首先要完善档案检索系统，加强用户的培训和指导，做好借阅档案和一般参考服务工作，为档案信息的制作提供服务。企业。其次，要建立档案信息商品服务的性质，努力建立档案信息数据库，建立档案信息部门作为交换基地和交易场所，促进企业和行业相互促进，相互补充，整合。

3.2制定科学、合理的归档范围

文件的收集是文件管理的基础。一个项目，无论是建筑设计还是城市规划和设计，都会产生大量的数据。如何区分这些数据是否是归档所必需的，需要科学合理的归档范围。这些文件在不同阶段有不同的形式。在设计初期，有较高层次的审批文件，有关单位的通信文件，项目建议书，设计任务，矿产资源储量报告实验报告，地形测绘，水文，气象，地震等。信息和可行性研究报告。在设计阶段形成的施工图，变更，计算，节能报告，施工现场审查记录和预算估算包括完工图，完工报告和最终项目报告。工程设计档案不仅具有较高的工程应用价值，而且具有一定的经济价值。这是工程设计师根据项目要求精心设计的结果。如果项目质量存在问题，需要问责，或者如果发生在与项目相关的法律纠纷中，则项目文件是最具法律效力的证据之一。

3.3加快工程设计档案信息化建设

工程档案信息的建设是不可阻挡的趋势。从设计院的工程档案管理水平看，主要取决于工程档案的信息化程度。专业人员在设计项目时通常会生成大量电子文档。文件管理员必须接受和管理电子文件，同时接受纸质材料。档案馆应配备文件信息设备，如扫描仪，CD刻录机等，将现有项目档案索引数字化，扫描施工方案底图，数字化常用和易损坏的文件和需要的文件长期保存，并根据医院工程设计特点创建信息特征。数据库，如矿山设计信息库，土建信息库等，使档案更好地保存下来。

4、档案管理方式的基本趋势

4.1、档案内容由多元化向数字化转变

通过使用电子文件，电子图片，技术报告，音频和视频等电子信息文件，对电子内容进行分类和整合，形成大文件形式的文件数据，并形成数字信息存储，查询，修正和其他手段信息媒体和服务媒体使建筑设计公司的档案管理逐渐摆脱传统的手工操作模式，极大地促进了档案管理的创新。

4.2、管理手段由手工向计算机操作转变

传统的文件管理从备案到安排到搜索和使用文件，文件员都是手工操作，劳动强度大，效率低。在信息化条件下，通过计算机编排，开展档案信息化建设，开发文档管理应用系统。在线存档工程图纸，设计文件等已经实现；图像文件网络已经整合，编目，分类，编号等功能；增强了实现在线检索，浏览，申请，批准和下载，借用以及为建筑设计公司的内联网使用电子文件的能力。

4.3、管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变

传统的文件管理模型基于归档文件，设计蓝图和硫酸基础图实体。随着信息技术的普及，建筑设计公司的档案工作可以积极关注档案和服务的利用情况，并可重点做好工程参考，质量跟踪，各类资格申报，职称评审质量检查，财务审计等。大量的专题信息检索工作为档案功能的多元化发展奠定了坚实的基础。

结束语

总之，工程设计档案管理是设计院管理工作的重要基础工作，是企业管理，运行管理，生产技术管理等不可缺少的组成部分。搞好工程设计档案对于公司的发展。其重要作用应结合自身档案的特点，管理和善用这笔财富，为设计院的发展作出应有的贡献。

参考文献：

[1]丁军艳.浅谈设计院如何实施档案管理软件[J].内蒙古科技与经济，2014（19）：25-26.