高校人事档案管理现代化之我见

高校人事档案管理现代化之我见

赵显波

赵显波（青岛农业大学）

摘要：高校人事档案工作是高校教育事业重要的组成部分，是高校发展、社会发展的需要，在信息量不断增长的现在，怎样通过先进的管理方式才能高效、超前、迅速的为高校教学、管理和各项工作提供优质服务，这必然给高校档案工作提出了更高的要求。

关键词：高校人事档案管理

中文分类号：G271文献标识码：A

0引言

高校人事档案是高校管理的信息支撑之一，是学校内部管理体制改革、教学、科研、人力资源开发利用等方面的重要依据，是重要的信息库。同时高校人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。笔者结合人事档案管理的具体实践，谈谈认识档案管理存在的问题及加强人事档案管理的几点见解。

1传统的人事档案管理存在的问题

1.1观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。

1.2管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。

2加强高校人事档案管理现代化的必要性

随着世界经济技术的飞速发展和普及，信息化已成为一个国家经济和社会发展的关键环节，成为衡量国家现代化和综合国力的重要标志。高校人事档案管理的现代化就是适应社会主义现代化建设对高校档案事业的要求，采用计算机等当代现代的科学技术及成熟的人事管理软件，运用到人事档案管理工作中。只有逐步实现档案工作的现代化，才能使人事档案更好地为学校的各项工作提供最优质的服务。

2.1高校人事档案管理现代化是时代发展的必然趋势。随着干部队伍的不断壮大，人才流动的增加，信息复杂性逐步提高。传统的手工检索和统计方式已经满足不了时代发展的要求，如反映干部个人行政能力的业绩、教师从事教学及科研的成果，业务能力进展、专业特长等收集不全、不及时，使档案材料不能体现本人个性化发展和实际水平的真实记录，成为陈旧的、静态的历史材料；然而电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度输入、存储和输出数据，提高信息处理能力，实现人事档案的统计、编目、检索等方面的现代化，使档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来。

2.2实现高校人事档案管理现代化是实际工作的需要。科学技术是第一生产力，科学技术成为各项事业的进步与发展提供了动力，人事档案工作的发展也有赖于科学技术。人事档案工作现代化不是孤立存在的，是党和国家社会主义现代化建设事业紧密联系在一起的，随着科学技术的进步，人事档案工作面临着从手工管理向着以计算机为中心的半自动化、自动化方向转变。

实现人事档案管理的现代化。人类已进入信息时代，管理信息化、网络化是人事档案管理的必由之路。为此要将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

3实现高校人事档案管理现代化的对策

虽然近几年来高校人事部门的办公自动化建设有较快的发展，大都配备了计算机等现代化办公设备，但基本停留在打字及简单的数据资料处理上，造成了设备的严重浪费。目前存在着手工处理方式多，电子方式少；原始信息多，加工整理少；孤立分散的多，可共享的少；部门自我服务的多，可向社会提供的少等弊端。使用人事档案管理信息系统就可逐步改变这种状况，节省大量的人力、物力和财力，实现信息资源的共享。因此，必须重视和加强人事档案信息基础建设工作，并逐步把此项工作向更深一层的网络化方向发展。

3.1培养教职工的档案意识。档案意识是人们对档案及档案工作这一客观事实的主观反映。也是对档案的性质、构成和价值的认识。高校人事档案是广大干部教师和科研工作者智慧的结晶和聘用的依据。依一般的道理，在具备高深学问、追求民主与法制的广大高校教职工中，档案意识理应十分浓厚，然而实事并非如此，许多人认为人事档案不过是人事部门记录自己永远看不到的材料而已，个人往往持“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄。因此，档案管理部门要利用一切可利用的方法加强干部档案宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案的特点、地位和作用"关心与参与档案工作"自觉地收集材料，及时归档，促成档案工作的良性发展。

3.2加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。针对高校档案管理技术相对落后的实际,有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

3.3开放性管理，实现资源共享，接受群众监督。过去，人事档案神秘莫测，只有少数人看，供组织查证使用，老百姓是不能涉足的。其实，掀开它的神秘面纱，可以发现其大部分内容是可以公开的，可以作为一种资源供社会共享，没有保密的必要。人事档案内容分十大类排序，分别是：履历、自传、考核、专业、证明、党团、错误、奖励、工资和其他类，其实可以粗略分为两大类分别管理，把专业部分抽出另装袋，叫业务档案，其余叫人事档案。业务档案中的内容是可以公开的，经整理加工后，就可以作为人事资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可以公开。这样，人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督了。

3.4强化业务，提高能力。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

总之，实现高校人事档案信息的计算机现代化管理，为档案工作注入了新的内容，为更好地服务于党的组织人事工作开辟了新的途径，同时也进一步推动了高校人事档案工作的发展。作为人事档案管理的工作人员，必须切实重视思想政治建设、爱岗敬业，忠于职守，不断提高业务水平和能力，促进高校档案事业的发展。

参考文献：

[1]王彩云.高校干部人事档案管理对策.内蒙古农业大学学报.2002（2）.

[2]王晓燕.高校教学档案管理浅析.河西学院学报.2007（4）.

[3]秦建华.高校档案管理工作探讨.机电兵船档案.2007（5）.