电力档案管理工作中存在的问题及对策梁艳

电力档案管理工作中存在的问题及对策梁艳

梁艳

（深圳钰湖电力有限公司）

摘要：电力档案是电力工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。目前电力档案管理存在不规范现象，注重文字记载，声像档案欠缺，计算机管理还处于相对落后的状态，缺少实用、有价值的电力档案编研成果。针对这些问题，应严格规范电力档案管理制度与标准，强化电力声像档案意识，加强计算机信息化管理，同时加强电力档案编研工作。

关键词：电力档案；问题；对策

电力档案是电力工程建设的真实历史记录，是工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。电力档案作为电力科技的详细资料，对整个电力的运营和维护都有着重要的现实意义，如果电力档案科学、规范、详细、信息化程度高，就会对今后的电力运营与维护起到很好的促进作用，反之，则会带来很大的麻烦，造成不必要的损失。因此，做好电力档案管理工作是十分重要的事，在电力档案管理工作的实践中，笔者发现其中还存在一些问题，应及时改进，以避免带来不必要的麻烦，为电力档案的保管与利用创造更好的条件。

一、存在的问题

1.电力档案管理存在不标准、不规范现象

标准化、规范化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。就笔者单位目前的档案工作情况看，在标准化建设方面做到了有章可循，档案管理工作的各个环节都按《档案法》和本单位贯标文件执行。具体方法是：从电力工程确立或立项开始到工程最后结束投入运行，电力档案部门对工程产生的科技文件材料实行跟踪管理，并主动与项目负责人联系，将《科技档案分类编号办法》实施细则分发到他们手中，由他们协调各专业并与档案部门协商确定档案编号，这样使档案的编号更科学，流程更清晰。但在一些细小问题上仍存在不规范情况。有的人习惯用一些不规范的记录方法，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这种不规范的现象很普遍，给档案保管者和利用者带来很大麻烦。由于著录不规范，严重地制约了计算机的检索，影响了检索效率。

2.电力档案管理存在只注重文字记载，不注重声像档案收集的问题

在很多电力工程项目上，一般只注意整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易忽视，有的根本没有这方面的资料。实际上，声像档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用的特点，更能准确反映历史事件的原貌。但由于固化的思维方式和制度等方面的影响，导致多数单位尽管配备有摄像、录音、照相设备，但基本没有起到其应发挥的作用。有的工作人员认为，上级部门检查的是文字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就完事大吉了，而在电力工程建设活动中形成的照片、录音、录像带、磁盘等不是档案，认为拍完、录完、上报或交于当事人就算完成任务了，不需要送档案室归档保存。这样就造成了电力档案的声像资料不完备，仅有的一些声像档案的失控或流失也比较严重，致使单位档案不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。即使保存了一些声像档案，但对这部分的开发与利用也重视不够，远远没有得到深入的发掘与利用，其价值没有得到充分体现。

3.电力档案计算机管理还处于相对落后的状态

由于种种原因造成本单位电力档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化电力企业的发展很不协调，与同行业相比也存在较大差距。在档案管理工作中计算机尚处于单机运行、条目式管理，是一种以计算机模拟传统档案管理方法的模式，没有彻底突破老框框，更没有较大的创新和突破。对此应当有清醒的认识，“知不足而奋进”，必须迎头赶上。

4.缺少实用、有价值的电力档案编研成果

电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就笔者单位目前情况看，缺少实用、有价值的科技档案编研成果。过去我们档案部门也搞过一些初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上电力档案管理发展的需要。笔者认为要提高档案服务水平，提高档案利用价值，就要本着“存真、提炼、适用”的原则继续开展档案编研工作，当然首先要解决人员和经费问题，否则就成了“巧媳妇难做无米之炊”。

二、解决问题的对策

1.严格规范电力档案管理制度与标准

电力档案应当严格按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案卷构成的一般要求》、《电力科技档案管理手册》、国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发［1992］8号）、《基本建设档案资料管理暂行规定》等整理电力档案资料，归档文件应齐全完整、准确、科学、系统，力争全面反映电力工程的主要工作情况，案卷质量达到国家标准。在输机建库时必须统一著录规则并加备注说明。

2.加强领导，强化电力声像档案意识

首先，需要领导干部先转变观念，要从传统的档案管理模式中跳出来，摒弃固化的思维方式，全面加强对声像档案的归档、保护和利用工作的重视。在资金投入、人员配备等方面给予全力支持。制定相应的制度，把声像档案的收集与利用列入管理与检查的内容当中，以强化档案管理人员与电力工程人员对声像档案的重视，要求电力工程人员在整个电力工程的实施过程中，全程收集声像资料，对于移交声像档案也有严格的制度，避免声像档案的流失。对于声像档案的保管、借用、开发、利用，都有严密的规定，避免光线、磁场等对声像档案的影响，能备份的要备份，确保声像档案的安全。对长期保存且不常用的磁带、软盘等要采取定期倒带检查、及时修复和复制，或刻录光盘多套保存等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

3.加强计算机信息化管理

制定计划和方案着手改变这一状况，根据具体情况选用具有较强实力并具有丰富经验的计算机软件开发企业开发电力档案管理信息系统软件，同时要更新一批设备，加强计算机软件与硬件的建设。建立电力系统内部网络，使电力档案资料实现资源共享，便于本行业本系统的充分开发与利用，促进电力事业的发展。

4.加强电力档案编研工作

21世纪全球进入一个新经济时代,以网络和电子信息为主要特征的新经济以不可争辩的事实席卷全国的各个行业。新时期下电力部门应加强电力档案资源与信息化的建设，加快档案信息的开发与利用，促使电力档案管理数字化编研工作积极参与到企业生产经营的各个方面，不断提高对电力档案管理数字化编研工作重要性的认识。

三、结束语

总之，电力档案管理人员，一定要更新观念，适应21世纪的时代要求，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要增强自身素质，不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，充分发挥档案这一无形资产的宝贵价值，积极为本单位乃至整个电力行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为祖国电力事业的发展做出应有的贡献。

参考文献

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