企业档案管理存在的问题和发展方向

企业档案管理存在的问题和发展方向

张磊刘佳忱黄瑛

（国网博尔塔拉供电公司）

摘要：档案管理工作是企业基础管理工作的重要组成部分，档案由企业各部门产生并且反过来服务于企业各部门。档案作为是一种信息资源，为企业提供各种信息支持，随着档案在企业管理中的作用日益显现，企业也开始加大对档案工作的投入力度，档案已然成为企业的一种知识资产。然而，目前大多数企业的档案管理都存在人员素质不够高、档案管理工作缺乏规范性、档案内容的质量低下等问题，严重制约了企业的发展。随着现代化信息技术的发展必然强烈地冲击着电力企业传统档案管理者的思想，这就为档案管理方式的改革带来巨大的新动力。现代化信息技术的发展打破了传统思维的局限性，使生产者有了更多的主动权，从而使工作的效率得到了提高。为了企业档案管理能得到有效提高，就必须在现代化信息技术的指引下，理清现代信息技术对电力企业档案管理水平的异同，摒弃不适应现代信息技术的落后的思想，坚持创新与发展，并且落实于行动。电力企业档案管理者必须解放自己的思想，找到适合于现代电力企业档案管理的方式。所以，尽快提升企业档案管理水平、正确把握档案信息化发展方向已经迫在眉睫。

关键词：发展；问题；信息化

一、存在的问题

1、档案管理人员的水平不高

我国企业的档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求较高，需要档案管理人员具备基础的理论知识，这样管理人员才能在工作中完全发挥出自己的作用。然而在实际工作中，档案管理工作人员编制不足、且频繁更换，虽然成立的了档案管理部门或档案管理专业，但专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与档案管理工作的具体目标差距还很远。因此，就在客观上导致档案管理工作发展缓慢的状况，在某种程度上十分不利于档案管理工作的开展。

2、档案管理工作缺乏规范性

许多企业在进行档案管理工作的过程中，存在着管理不够规范的情况。这类情况分别体现在几个方面：档案编号编排不合理，档案标题书写不规范，档案开头没有目录等。因此，档案管理存在严重混乱的现象。导致管理人员在开展档案管理工作时，管理不规范，造成企业无法正常发挥出其应有的作用。与此同时，部分企业在处理文书档案时，并没有以部门为单位，对每一阶段同本公司有关的各项生产经营资料进行相应的记录和整理，以至于使得档案管理人员在日后审查相关资料数据时，往往因为资料缺失的原因导致管理工作无法顺利进行，从而导致大量的人力、财力、物力被浪费。

3、档案内容的质量低下

在我国现阶段的档案管理中，很多企业中的档案内容质量都不高，档案的内容缺乏利用价值，档案的资料趋于形式化，并不能落实从实际出发的原则。呈现出来的档案的内容，大多反映了个人的学历状况、人生经历、政治面貌和工资水平待遇等，档案中并不能有效地反映个人能力状况、道德品质、专业技术水平。项目档案资料不全，不完整，无参考价值等问题都对企业的发展埋下不良隐患。

4、档案检索的效率不高

在我国现阶段的档案检索中，主要有两种方式，一种是利用手工检索，另一种是使用计算机进行档案检索。针对我国企业目前的发展状况，手工检索这种方式应用的范围更加广泛，大部分企业使用的都是这种方式。企业在手工检索方面做出了很多努力，在努力的基础上不断进行创新，编制出了很多检索工具。但是部分企业在实际编制中，普遍存在的问题是，求数量的“多”而不要求“精确度”的提高。并且很多档案管理工作人员一味地认为，只要增加了检索工具，与之相关的档案管理的质量水平也随之提高，这种思想是不对的，在某种情况下会严重阻碍档案管理工作的进一步发展。

5、档案交接和处置工作不规范

企业档案的交接、处置工作异常复杂，再加上机构裁剪，人员新老交替，加大了档案整合的难度。对于企业原有档案，企业档案管理人员没有加强规划，档案管理员极易对一些原有档案采取丢弃、销毁的措施，从而阻断档案管理的连续性，对企业发展起到一定的阻碍作用。在实际工作中，一些档案管理人员采取消极的态度，不重视档案的交接工作，使档案管理责任不清，整合不规范、收集不齐全，导致企业后续问题得不到解决，损害企业的利益。

二、解决对策

1、全面提高档案管理者的素质

在企业档案管理工作开展的时候，档案管理工作人员作为有效联系档案和其他人员之间的纽带，提高档案管理人员的素质具有重要作用。因此，首先要注意提高档案管理人员的素质，这样不仅可以促进档案管理工作的顺利开展，还能使档案管理人员通过熟悉档案管理工作的流程，加强开展档案管理工作。因此，对企业内部的档案管理一定要严格把好人才关，加强对应聘人员专业知识水平的考核力度，注重档案人才的储备和培养，这样才能为档案管理工作的开展打下坚实的基础。

2、提升档案收集和整理的工作水平

作为保障档案管理工作质量的基础，档案资料的收集和管理工作在整个管理工作中是占有重要地位的，所以，提高其工作水平和工作效率十分重要。首先，相关工作人员需要不断的加强同企业内部其他部门的联系，保证可以在第一时间从各部门获取到有价值的档案资料和文件，并对这些文件资料进行分类处理。其次，负责档案管理工作的人员自身便需要具备自动收集各部门信息资料的意识，具有极高的工作积极性和主动性、明确档案管理工作的地位和工作范围，从而保证其能够实时掌握企业当前真实的生产经营情况，为企业的发展打下良好的基础。

3、充分调动档案管理人员的工作积极性

档案管理工作的内容较为单一且繁琐。任何具体的工作，一旦在服务上具有落后性，就会对企业产生一定的影响。面对这种情况，要对档案管理工作及时进行改革，工作人员更要在原有的基础之上，加快进行档案资料的收集，提高档案管理的工作效率。尤其是在有效开展档案管理工作的过程中，一定要调动工作人员积极性，在工作人员之间形成公平合理的竞争氛围，才能不断地促进企业的进步。但是在一些档案管理部门，很多管理人员都认为工作是一个固定的“铁饭碗”，员工们在工作过程中，对待工作的态度都很不认真。

4、重视档案信息资源的整合

档案信息资源整合是企业档案管理的重要一环，及时完成档案信息资源的整合，完善处理好档案管理工作，为企业以后的经济活动提供凭证，对企业的持续稳定发展起到重要的推动作用。随着互联网的发展，档案资源整合的方式也多种多样，而最终目的也是为了更好地利用资源，使档案信息发挥综合性、系统性以及关联性，方便档案的调动与利用，为企业的加快融合和长远发展提供保障。在对档案信息资源进行全面整合时，需要主动与有关部门进行沟通，加强统筹与规划，以便于后续工作的进行。

5、加强培训，打造复合型现代化档案管理队伍

两制即管理人员牵动制和考核制。考核制即对档案管理人员进行系统的培训并进行专业考核，增强整个当管理队伍的素养和水平。管理人员牵动制即档案管理人员互相牵动而相互制约的制度。尤其是在企业变动等形势下，通过这种方式来维系和制约档案管理的平衡，同时又不制约管理人员积极创造性的发挥，使档案人员有危机意识和竞争意识。两制并行，加强培训和管理，打造专业的、复合的现代化队伍，使其在面临新形势下，增强专业性能够做出及时反应和发展的眼光对档案工作提出新要求，改进思路和方法，开创新模式。

三、总结

我国社会经济在不断发展，随着企业规模的扩大，企业的档案管理工作也越来越突出，档案管理也已成为企业发展过程中不能缺少的重要资源。所以，在企业的生产经营活动中，一定要有效加强档案管理工作，采取各种有效措施全面落实档案管理工作。分析档案管理的最主要的问题，并根据问题找到相应的对策，才能有效促进档案管理工作的开展，进一步保持企业档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1]张虹，姬瑞环。档案管理基础【M】.北京：中国人民大学出版社，2005.

[2]冯慧玲。电子文件管理教程【M】.北京：中国人民大学出版社，2001.