浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用贾淑梅

浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用贾淑梅

贾淑梅

新疆生产建设兵团第八师玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程建设管理局新疆832000

摘要：随着电信网络的发展，国内外多家企业和事业单位率先基于4G网络分别开展了企业和单位内部文档管理、信息记录等档案数字化建设进程。档案数字化已成为国内企业核心竞争力的代表之一，同时档案数字化建设也使得同样内容的档案将占用更少的库存空间和服务成本，促进各个单位的内部建设和档案管理。各单位采取档案数字化建设，是各个部门在信息竞争领域发挥优势的有效手段。

关键词：档案数字化;档案管理;数字化建设

一档案数字化建设的必要性

1档案信息安全保障原则

我国现今事业单位为了保证内部档案信息不被泄露大部分采用内网形式进行管理，内网档案系统的封闭性特质能够为机关事业单位档案信息安全带来一定的保障，并拥有从早期开始便具有无线网卡物理地址过滤、服务区标识符匹配与有限等效保密等优点。随着研究发展，现今的内网安全性能得到提升，使得其在面对未经授权用户访问、接入与攻击等情况下，进行先进的身份认证措施环节。

2档案文档一体化原则

我国档案数字化建设过程中，大部分事业单位对于内部控制的认知是由一个完全的、整合的设计进行统筹一体化，因此大部分内部档案数字化建设在思路上更加倾向于采用附加模式系统。由于事业单位主系统文档数字化相对内部档案信息化建设更快更先进，使得事业单位在研究附加模式系统的方向上受到了影响，也因此产生了档案文档一体化。

3电子文档与纸质文档并存原则

在传统档案交接工作中，无论何种单位的工作人员都是采用人工操作进行档案登记。随着我国计算机技术的发展，大部分传统的行政工作人员舍弃了以往的手工档案登记，转而将其分类为数字化档案的OA系统收发模式，单位为了把控纸质文档的原始性质与电子文档的便携性，也因此在档案数字化过程中确立了电子文档与纸质文档的并存原则。

二档案数字化建设的有效途径

1增强风险意识，保证档案安全性

档案数字化建设过程中有可能由于工作人员操作失误或是技术掌握不到位，造成数字化建设系统存在漏洞、档案信息资料不全，或者由于缺乏安全意识而造成重要档案信息的泄露，存在安全隐患。这就需要增强档案管理人员的安全意识和风险意识，通过日常教导、时时培训，增强档案管理人员在档案信息开发过程中的风险意识，确保数字化信息的真实、准确，同时要做好数据库的备份，及时更新数据库事务日志，严格加强对数据库的访问、查阅管理，以确保档案信息的安全性。此外，还应加强对档案管理人员的保密意识培养，通过健全信息安全制度，完善档案管理制度，来保证档案安全。

2统一建设标准，把好档案质量关

档案数字化建设与信息技术息息相关，而信息技术涉及面很广，要想实现档案的便捷管理和信息共享，需要制定统一的档案数字化建设标准，以使档案资源在各软硬件平台皆能具有较强的兼容性，也便于档案资料的保存与传递。这一方面需规范纸质档案数字化转化的格式，另一方面也应处理好音视频档案数字化转化、一体化利用、各数据库之间无缝衔接的问题，通过统一建设标准，规范档案数字化管理，以实现档案信息在互联网时代的高效传输，加快档案的信息化、网络化发展。

3加大经费投入，完善相关技术设备

档案数字化建设是大势所趋，是档案事业发展的必由之路。为推动档案数字化建设，需要相关部门加大经费投入，积极引进数字化建设软硬件设施，不仅加强档案管理软件系统的开发应用，以满足档案一体化管理的需要，还需加强数据库建设，根据所在单位档案管理的实际需要开发相适应的档案数据库，构建数字档案馆。此外，为加强对档案资源的开发利用，还需加强与其他部门的联系，开发通用软件，以实现档案资源与其他部门的高效对接，实现资源共享。此外，还应积极引入先进的扫描设备、计算机设备，以实现档案数字化建设的顺利开展。

4加强人才培养，打造专业人才队伍

档案数字化建设需要一支专业技术强、能力突出的人才队伍来负责实施，毕竟数字化工作不仅考察工作人员档案管理专业水平，还考察他们计算机操作水平以及扫描技术水平。因此，相关部门应加强档案管理人员培训，使之具备较高的信息化管理知识，可通过聘请专业技术人员来单位指导，或是开展专业知识学习讲座等方式，促进档案管理人员不断学习新知识，掌握信息化技术，了解档案现代化管理知识，不断提升数字技术能力，提高档案管理水平。此外，单位还可以通过聘请既懂档案管理专业知识，又有较强数字技术能力的人才来充实档案管理人才队伍，提升队伍整体水平，强化队伍专业能力，为档案数字化建设打好人才基础。

三我国事业单位数字化档案研究成果

1实现内部信息资源共享

信息化时代使得档案工作的信息传输速度得到显著的提升。通过档案数字化建设成果的OA系统收发模式，事业单位可以实现实时管理模式：采用互联网技术对人员相关信息的变化实时追踪记录，事业单位相对地做出工作安排与业务调整，档案相关人员接到通知后在线执行档案记录。通过档案数字化建设后的效率成果，我国事业单位在真正意义上实现了内部信息资源共享。

2数字化档案建库标准

数字化档案的兼容性方面来说，事业单位系统信息化的建设不断更新，使得事业单位档案系统在更新信息化建设路程受到了一定的影响。现如今正好是我国互联网信息技术发展的一个关键期，因此随之而来的档案数字化发展也面临着新的挑战，包括系统模板、后台权限、建设总纲三个方面，因而有些事业单位如果想完善现今存在的数字化档案兼容性问题，可以参考我国先进单位针对性地将系统模板进行升级，并控制后台权限，建立事业单位信息化与实现数字化档案兼容性的同步规划。同时，当所在单位效仿先进单位进行数字化档案兼容性的同步规划时，必须考量自身所在单位数字化档案的建库标准。事业单位根据相关法律法规进行规范建库时，必须保证其档案数字化入库时的真实性、有效性、完整性。

3系统管理服务平台

在实现档案数字化后，我国事业单位行政部门通过系统管理服务平台使得工作执行的效率与质量明显得到提升。档案数字化将事业单位行政部门对内部信息调查模式与整理归纳两个环节进行了成本缩减：采用无纸化管理模式，大幅度降低调查信息成本投入，同时通过电子档案的交接传输不仅减少了印刷成本，还提高了事业单位人员调动的效率;而以往的人工操作进行的整理归纳交由计算机完成，不仅降低人力资源成本，还大幅度提高了档案信息反馈精确度与工作效率。

结束语

隨着我国信息化时代的到来，我国企事业单位档案事业想要实现国际化接轨环境下的稳健发展，必须采用计算机互联网技术对现有的文档管理环节进行数字化建设工作，以适应未来企事业单位发展的需求。信息化建设不仅为我国档案数字化提供了基础，还实现了存档入档的高效率与高质量。根据目前档案数字化建设的必要性，事业单位针对性地做出完善工作，以内网系统为主的系统管理服务平台作为事业单位内部实现数字化档案的基础设备，使其实现信息时代先进事业单位的发展战略，从而维护社会稳定、提高我国市场经济效益。

【参考文献】

[1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017（4）：25-27.

[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2015（10）：21-23.