疾病预防控制中心档案管理与档案利用分析

疾病预防控制中心档案管理与档案利用分析

罗军梅

（湖南省邵阳市洞口县疾病预防控制中心422300）

摘要：我国关键体系职能机构之一便是分布在各级的疾病预防控制中心。疾病预防控制中心承担着国家各种疾病数据的分析、监测和群体疾病防御等重大任务。在具体的各项工作开展中会逐渐形成个汇总类型的档案，例如各种健康教育、卫生监测式科研教学以及疾病控制工作档案等。这些数量庞大的业务技术档案得不到科学、合理有效的管理，便一定会失去很多珍贵统计数据的档案

关键词：疾病预防控制中心；档案管理；档案利用

我国的各级疾病预防控制中心承载着国家体系的重要职能，国家的各种重大疾病防治、数据分析和监测以及群体预防任务，在档案归属类型中各级疾病预防控制中心档案本质上属于档案主体卫生预防业务档案，每个级别的疾病预防控制中心都有着不尽相同的管理模式，采用的方法也是多种多样，具体包括中心存目录、科存目录以及固定人员管理的科室存目录等，更不规范的管理方法甚至档案分散在个人之手。笔者依据多年的工作经验认为疾控中心的业务档案以分级管理的办法为最优，这种方法的采用不仅能满足疾病预防控制的展开也符合档案基本管理原则。

一、两级管理原则在疾病预防控制中心档案管理的应用

目前疾病控制中心档案共有两种：首先是部门之间以及单位之间的行政往来文书档案，另一类便是各级疾病控制中心在各业务科室的日常工作中形成的业务技术档案。在这些档案要坚持实行疾控中心办公室统一调配和管理，最终执行疾控中心的两级管理制度，疾病预防控制中心主要形成科级和中心级两级管理的技术档案，其主要内容具体包括以下四个方面：

第一，疾病预防控制中心要建立档案管理体系，并且要将疾控中心业务档案纳入中心档案管理，建立和其它门类的档案一样的管理规制，业务档案管理也要受中心业务办公室的统一规定和领导，具体的档案管理工作有中心档案室负责组织和实施。

第二，科室级（科级）和中心级是业务档案的两大级别分类，在疾病预防控制中心日常的疾控中心业务活动里有大量的卫生监测和疾病防治档案形成，中心业务档案和中心级业务档案共同构成了疾控中心两个层次的档案业务。

第三，中心级业务档案管理的定义。关于中心级档案业务管理的诠释主要可以从档案来源和整理过程给与解释，中心级档案的搜集一般由各个业务科室的档案员负责，通过定期的立卷、收集和整理后进行悉数归档，最终完成中心级档案的编订、统一保管和利用。

第四，管理科级档案事项。所有业务档案中划拨给科级处理的的文书和业务技术档案都要交给科室专门的保管员进行保存。有时候由于人员紧张，兼职档案员也可以被各个科室指派，立卷、整理和收集以及为相关事项的查档和审阅提供利用和保管的职能。

二、确定中心级和科级的档案范围

科级档案和中心级档案如何界定范围是疾病预防控制中心档案管理和利用的关键问题，科级档案和中心档案的划分界限和范围都应该本着学术性、分析性、综合性以及总体性的原则对档案进行科学的划分。一般情况下确定为中心级材料的档案要具备反映主要业务工作水平、以监测为基础形成具有一定学术价值的分析性和综合性较强的材料，另外有些材料需要较长的保管期限也可以被确定为中心级业务档案保管内容。这些材料的确定有利于实现中心级业务档案全面概括和反映本机构的业务活动和业务水平。

（一）划分中心级业务档案的分类

中心级业务档案主要有以下几种分类：第一，技术方法、业务工作标准、法规的研究档案，具体也包含验证报告单、编制说明、研究报告和有关证书；第二，关于年度法定和跨年度的传染病、地方以及中小学常见疾病的防治方案、总结和疫情流行病趋势预测及数据分析等；第三，监测系统中的年度和快年度总结和分析；第四，关于调查疫情暴发、中毒处理、重大事故等有关材料，具体包括调查记录和报告以及相关的行政处罚材料，另外年度综合性总结和分析都要包括在内；第五，统计汇总材料、调查报告、调查设计以及专项调查；第六，各项年报和月报中与业务相关的资料；第七，省级和市级以上刊物发表过的高质量业务论文。

（二）科级档案的划分范围

科级档案划分大概分为以下几种情况：第一，服务对象档案主要形成于中心日常业务活动，这些档案的特点便是保管周期具有不确定性，服务的长短主要取决于所需企业存亡的期限，另外很多存档材料随着时间的推移不断的补充，因此这类材料以科室为单位保存和利用更加方便；第二，常规性卫生监测和疾病控制中心所辖各个地区以及监测点的监测材料报告、控制结果、监测小结、监测记录以及记事等相关材料；第三，关于食物中毒、一般情节的违法案例、疫情的调查处理以及污染事故处理材料，具体要包括处理报告、检验结果、人员录访记录、现场调查笔录以及个案调查表；第四，检验单以及体检单子和小结、也业务相关的培训计划、从业人员的卫生知识培训、统计表以及健康体检的教材等等。

三、疾病预防控制中心档案两级管理的意义所在

（一）节省空间方便查找

疾病预防控制中心在日常工作中会形成庞大数量的业务档案，两级管理有利于将基础性材料和保存价值较大的材料区分开来，这样通过分类保存有利于实行材料的查找，也利于归档到中心级的档案更便捷的实现统一的指导和布置，这样既节省了各科室的空间又为利用提供了便捷。

（二）有利于提高业务的整体水平

中心级档案管理能够反应全中心的业务工作全貌，工作水平通过中心级档案的规整能够实现全方位的平衡和调整。通过中心档案的掌控能够增强中心把握全局的能力，为一些重大决策提供科学有力的证据。另外大量的学术性、分析性的总结归档到中心，有利于在大量的监测数据之上加工成具有较高科学含量的分析报告，最后促进机构科研工作的开展。

（三）日常的业务管理需要更适合采用科级管理

延续性是所有预防控制工作中最主要也是最显性的特点，科级档案管理可以及时对前一年或者几年形成的监测档案实时完成进行单位变化、注销以及材料的变更或者补充管理，有些数据只有通过对比才能有管理和利用价值。

（四）通过档案整理和收集有利于对更有价值的材料进行开发

业务档案室档案收集和整理的开端，这样真实有效的一手档案才能被进行有专业特色的整理，对于疾病预防控制工作才能更有利，离开了业务和专业的疾病控制预防工作将严重偏离专业水准，只有加强吸收各科室业务档案的精髓之处，只有在各年的数据对比过程中，才能顺利推进跨年度预防科学研究的开展。同时也有利于针对性较强的统计和分析工作的落实，所以系统内高浓缩业务档案的管理是疾控中心档案管理的重点所在，这样更有利于档案的最终开发、利用和管理。

结语：

总之，两级档案管理原则应用在我国的档案集中管理中是适合我国疾病预防控制中心的管理模式，通过逐步规范化的档案管理一定会通过加快疾病预防控制工作的步伐加快卫生事业的标准化管理，同时推进档案管理新高度。

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